Окончание занятия

• Щелкните на кнопке Закрыть окно базы данных или выберите команду меню Файл - Закрыть. Вы закроете окна, но останетесь в программе.

• Щелкните на кнопке Закрыть окна Microsoft Access или выберите команду меню Файл - Выход. Вы закроете окна и вый­дете из программы.

Занятие 2

ВИДЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДАННЫХ

Цель занятия: научиться переходить от представления в виде формы к представлению в виде таблицы; изменять внешний вид таблицы; копировать и перемещать данные; выделять значения из списка; вносить в запись рисунок.

Начало занятия

• Запустите Microsoft Access, если Вы этого еще не сделали.

• От­кройте базу данных Сластена Лили

• Разверните окно программы до раз­меров полного экрана.

Как переключать режимы представления

• В окне База данных щелкните на объекте Формы. Появится список форм базы данных Сластена Лили.

• Щелкните два раза на значке Конфеты. Откроется соответству­ющая форма и появится запись для конфеты «Вечер при свечах».

• Поля в форме позволяют наглядно представить информацию о конкретном изделии. Но сравнение данных о различных конфетах удобнее проводить, работая в режиме таблицы.

• Щелкните на стрелке рядом с кнопкой Вид панели инструментов и в открывшемся списке из трех опций выбе­рите Режим таблицы. Записи о конфетах появятся в виде таблицы. Черный треугольник слева указывает на текущую запись.

Примечание: внешний вид кнопки Вид панели инструментов меняется в зависимости от режима представления.

Теперь вам нетрудно обнаружить, что в ассортименте имеются два вида кон­фет из шоколада с кофейной начинкой (они имеют коды F01 и F02). Это как раз те записи, с которыми Вам предстоит работать.

• Щелкните в любом месте строки, содержащей данные о конфете «Грецкий орех». Теперь текущей становится эта запись. На нее указывает черный тре­угольник в левом поле таблицы. Если Вы теперь переключитесь в режим фор­мы, то увидите форму с описанием этой конфеты.

• Щелкните на стрелке рядом с кнопкой Вид панели инструментов и в открывшемся списке из трех опций выберите Режим формы. Перед вами на экране появится карточка с описанием конфеты «Грецкий орех».

• Снова щелкните на стрелке и в списке выберите пункт Режим таблицы. Содержание формы превратится в строку таблицы, причем эта строка будет текущей.

Как изменить внешний вид таблицы

Содержание ячеек столбца Описание состоит из одной или нескольких фраз. Нужно изменить таблицу так, чтобы можно было прочесть весь текст описа­ния целиком. Щелкните на кнопке Развернуть в правом углу окна таблицы или дважды щелкните на ее строке заголовка.

• Поместите указатель на линию раздела областей выделения записей под первой строкой. Форма указателя изменится, приняв вид двунаправленной стрелки, указывая, что теперь Вы можете изменить высоту строк.

• Перетащите линию раздела записей вниз, увеличив тем самым высоту первой строки. Когда Вы отпустите кнопку мыши, все стро­ки автоматически примут размер строки, которую Вы увеличили.

• Отрегулируйте высоту строк таким образом, чтобы можно было прочитать описания конфет полностью.

• Поместите указатель на линию раздела областей выделения полей справа от столбца Код.

• Щелкните два раза мышью. Microsoft Access изменяет ширину столбца так, чтобы в нем умещалась самая длинная фраза, а кро­ме того, сохраняет полное наименование поля в заголовке столб­ца. Изменить ширину столбца можно и вручную, перетащив его границу.

• В нижней части окна щелкните на полосе прокрутки справа от бегунка, чтобы вывести на экран требуемый столбец.

• Щелкайте на обеих стрелках полосы прокрутки, чтобы понаблю­дать, как таблица будет перемещаться точно на ширину столбца.

• Уменьшите ширину столбца Стоимость двойным щелчком на пра­вой границе области выделения поля.

Как убрать столбец с экрана

• Выделите столбец, щелкнув на его заголовке и выберите команду меню Фор­мат - Скрыть Столбцы. Чтобы снова увидеть скрытый столбец, выберите команду меню Формат - Отобразить столбцы и в открыв­шемся окне поставьте флажок у имени столбца, который Вы уб­рали.

Как зафиксировать столбец

Когда Вы вывели на экран столбцы правой части таблицы, то потеряли из виду важное поле Название, и поэтому не можете точно сказать, какой именно конфете относится представленная на экране информация. Гораздо удоб­нее прокручивать данные таблицы, зафиксировав столбец Название на месте.

• Прокрутите таблицу так, чтобы на экране был виден столбец Название.

• Щелкните в любой строке этого столбца.

• Выберите команду меню Формат - Закрепить столбцы. Microsoft Access переносит столбец в крайнюю левую по­зицию и отделяет от других столбцов чертой, показывая, что этот столбец зафиксирован.

Если Вы хотите, чтобы такое представление таблицы появлялось всякий раз, когда Вы ее открываете, выберите команду меню Файл - Сохранить.

Как прокрутить список записей

Вы подготовили все, чтобы начать работать с данными по конфетам сорта шоколада «фадж» с кофейным кремом (коды F01 и F02). Но, увеличив высоту строк, Вы убрали с экра­на строки, куда нужно будет вносить изменения.

• Щелкните на вертикальной полосе прокрутки или нажмите кла­вишу PgDn. Microsoft Access прокрутит таблицу вниз на одну страницу (размером с высоту экрана).

Чтобы перемещаться по экрану на одну запись, пользуйтесь клавишами управле­ния курсором или щелкайте на стрелках вверху и внизу полосы про­крутки.

• Продолжайте щелкать или нажимать клавишу, пока перед вами не появится запись о конфете с шоколадом «фадж» и кофейной начинкой.

Если Вы знаете, где примерно находится искомая запись, то быстрее попадете в нужное место, перетаскивая бегунок по по­лосе прокрутки. Например, если Вы ищете запись в середине спис­ка, переместите бегунок примерно на половину высоты полосы прокрутки. Подсказка, появляющаяся слева от бегунка, показы­вает, на какой записи находится курсор.

Как копировать и перемещать данные

Маркетинговые исследования показали, что наиболее привлекательным компонентом конфет является фадж. Поэтому в описание конфет надо вне­сти изменения, подчеркнув наличие данного ингредиента.

• Выделите первую букву «С» в описании конфет с грецким орехом.

• Напечатайте следующий текст: Внутри оболочки из нежного фаджа_с.

• Выделите добавленный только что текст.

• Выберите команду меню Правка - Копировать или щел­кните на кнопке Копировать панели инструментов. Microsoft Access поместит копию выде­ленного текста в буфер обмена.

• В ячейке с описанием конфеты с фисташками выделите первую букву.

• Выберите команду меню Правка - Вставить или щелкни­те на кнопке Вставить на панели инструментов. Microsoft Access вставит в это место описание из буфера обмена.

• Щелкните на стрелке у кнопки Вид панели инструментов и в от крывшемся списке щелкните на пункте Режим формы. На экране появится форма с описанием конфеты, запись кото­рой была текущей в режиме таблицы.

• Щелкните на навигационной кнопке новой записи.

• Введите информацию в первые два поля:

Название конфет Пекан

Код F03

• В поле Описание напечатайте: сладкий кофейный крем с орехом пекан.

• Поскольку в буфере обмена все еще находится текст, восполь­зуйтесь этим обстоятельством и, выделив букву «с», щелкните на кнопке Вставить.

Как удалить текст

В описании слово «сладкий», пожалуй, лишнее. Удалив его, Вы не исказите смысла фразы.

• Выделите слово и пробел за ним, например, протащив по слову указатель мыши, и нажмите клавишу Del.

Как заменить текст

• Выделите в описании фрагмент «В оболочке из».

• Не удаляя его, напечатайте Внутри. Microsoft Access заменит выделенный текст новым.

Как выделять пункты списка

Значением называется единица информации, скажем, фамилия, адрес, иден­тификатор (код). Выбрать значение из списка часто оказывается намного быстрее, чем вводить его с клавиатуры.

Поля Начинка и Орехи называются комбинированными полями списка. В них можно не только выбрать конкретный пункт списка, но и впечатать новое название.

• В списке Шоколад щелкните на строке Фадж или, перейдя в это поле с помо­щью клавиши Tab, нажмите на клавиатуре букву «Ф». Это сработает, по­тому что с данной буквы начинается только один-единственный сорт шоко­лада, содержащийся в списке

• Щелкните на кнопке со стрелкой рядом с комбинированным по­лем Начинка. Откроется список с сортами используемой в «Сласте­не Лили» начинки. Вы можете также клавишей Tab выделить поле и нажать клавишу F4.

• В списке выделите пункт Кофейный крем. Если Вы хотите сделать это без помощи мыши, то, открыв список, введите с клавиатуры буквы коф.

• В поле Орехи напечатайте слово пекан.

• В поле Стоимость напечатайте 125 и нажмите клавишу Enter. Microsoft Access автоматически переведет число в денежный формат, добавив обозна­чение руб.

Как вставить рисунок в запись

• Щелчком выделите место для рисунка в форме и выберите ко­манду меню Вставка - Объект. Появится диалог Вставка объекта.

• Прокрутив список Тип объекта, найдите пункт Точеч­ный рисунок. Поскольку рисунок уже име­ется, вам нужно указать программе, где его найти.

• Выделите опцию Создать из файла.

• Щелкните на кнопке Обзор.

• Если папка с учебной базой данных не открыта, найдите ее и от­кройте. В ней дважды щелкните на имени pecan.bmp.

• В диалоге Вставка объекта щелкните на ОК. В поле формы появится картинка.

Как добавить новую запись и вставить картинку

• Переключитесь в режим таблицы

• Щелкните на навигационной кнопке новой записи.

• Заполните ячейки в соответствии с приведенной ниже табли­цей.

Имя поля	Данные
Название конфет	Кешью
Код	F04
Описание	Внутри нежного фаджа кофейний крем с кэшью
Шоколад	Фадж
Начинка	Кофейний крем
Стоимость	120
Картинка	cashew.bmp

Если столбца Картинка не видно, выберите команду меню Формат - Отобразить столбцы, поставьте флажок у строки Картинка и щел­кните на кнопке Закрыть.

• Щелкнув на навигационной кнопке новой записи, заполните ячейки таблицы для конфеты с миндалем, причем при переходе в очередное поле нажимайте комбинацию клавиш Ctrl+`, чтобы перенести в текущую ячейку содержание вышележащей ячей­ки. Вы можете открыть поле списка, если в правой части текущей ячейки появится кнопка.

Имя поля	Данные
Название конфет	Миндаль
Код	F05
Описание	Внутри нежного фаджа кофейний крем с миндалем
Шоколад	Фадж
Начинка	Кофейний крем
Стоимость	90
Картинка	almond.bmp

Как отредактировать картинку

• Перейдите в режим формы

• Находясь в форме Конфеты Миндаль, дважды щелкните на изоб­ражении конфеты. Этим Вы запустите программу Paint и попаде­те в ее окно.

• Щелкните в палитре цветов на светло-сером квадратике, затем щелкните на инструменте Заливка.

• Поместите изменивший форму указатель на белый фон и щел­кните кнопкой мыши. Фон приобретет светло-серый оттенок. Если Вы совершите ошибку, воспользуйтесь командой меню Правка -Отменить.

• Когда закончите исправления на рисунке, щелкните где-нибудь в форме за пределами картинки.

Если Вы редактируете изображение в отдельном окне программы Paint, то для окончания работы выберите команду меню Файл - Возврат в Конфеты.