Начало занятия

• Запустите Microsoft Access, если Вы этого еще не сделали.

• От­кройте базу данных Сластена Лили

• Разверните окно программы до раз­меров полного экрана.

Что такое запрос?

В запросе подбираются записи, с которыми Вы хотите работать. Его можно представить как просьбу предоставить определенный набор данных, напри­мер, названия транспортных компаний, обслуживающих вашу фирму, но­мера их телефонов и тарифы за оказываемые услуги. Такой набор данных называется динамическим и может включать в себя сведения из полей раз­личных таблиц.

Работа с запросами мало чем отличается от работы с таблицами. Вы можете открыть запрос и просмотреть соответствующий динамический набор данных в табличном представлении. На основе запроса Вы можете создать форму или отчет. Кроме того, Вы можете обновить данные в динамическом наборе запро­са и сохранить эти изменения в таблице, откуда были взяты эти данные.

Работая с фильтром (см. занятие 4), Вы черпали сведения лишь из одной табли­цы. Прибегая к запросу, можно востребовать информацию из нескольких источников вашей базы данных и, кроме того, сохранить запрос, чтобы вос­пользоваться им еще раз или создать на его базе новый.

Как создать и отредактировать запрос

Находясь в Microsoft Access, Вы можете создать запрос, воспользовавшись Мастером простого запроса, а позже, при необходи­мости, отредактировать его с помощью функции графического запроса по образцу (QBE). Данная функция вполне пригодна и для создания нового зап­роса, хотя Мастер выполнит работу быстрее.

Работа с QBE заключается в перетаскивании полей таблиц из верхней обла­сти окна запроса в сетку QBE. Порядок размещения полей зависит от того, как Вы хотите видеть их в табличном представлении запроса.

Как создать и сохранить запрос

Допустим, руководство возложило на вас ответственность за связь с клиен­тами, проживающими в штате Нью-Йорк. Для успешной работы Вы должны создать запрос, который позволил бы вам иметь список имен и телефонов клиентов из заданного региона. Необходимая информация хранится в таб­лице Заказчики.

• В окне базы данных щелкните на ярлычке Запросы.

• Щелкните на кнопке Создать.

• В открывшемся диалоговом окне Новый запрос дважды щелк­ните на строке Простой запрос. Окно Мастера про­стого запроса тут же появляется на экране.

• Прокрутите список в окне Таблицы/Запросы и, найдя пункт Таблица:3аказчики, выделите его. Перечень полей выделенной таблицы появится в поле Доступные поля. Из этого списка Вы сейчас выберете поля, которые хотите включить в запрос.

• Дважды щелкните на поле Код заказчика. Оно тут же появляется в поле Выбранные Поля.

• Таким же образом поступите с полями Фамилия, Имя, Штат/про­винция, Телефон. По окончании процедуры в списке должно быть пять полей.

• Щелкните на кнопке Далее.

• Напечатайте имя запроса Заказчики в Нью-Йорке и щелкните на кнопке Готово. Новый запрос будет открыт в режиме таб­лицы, а его имя отображено в строке заголовка. При этом Microsoft Access автоматически сохраняет запрос и заносит его имя в спи­сок вкладки Запросы.

Как установить для запросов условия отбора

В текущем запросе представлены все заказчики, тогда как вас интересуют только проживающие в штате Нью-Йорк.. Нужно ограничить отбираемую информацию, для чего наложить условие, согласно которому в списке оста­нутся только жители интересующего штата.

• Щелкните на стрелке у кнопки Вид панели инструментов. В открывшемся списке выберите пункт Кон­структор

• Щелкните мышью в ячейке Условие отбора столбца Штат/ провинция.

• Напечатайте NY и нажмите клавишу Enter. После этого Microsoft Access заключит сделанную вами запись в кавычки, ука­зывая на текстовой тип введенных данных.

Как запустить запрос

• Щелкните на стрелке у кнопки Вид панели инструментов. В открывшемся списке выберите пункт Режим таблицы и проверьте, как сработало уста­новленное Вами условие.

Как дополнить запрос новым условием

Теперь в вашем распоряжении есть список клиентов по закрепленному за вами региону. Вы же хотели бы познакомиться только с недавно появивши­мися заказчиками, имеющими код больше 200. Для этого нужно ввести в зап­рос еще одно условие отбора.

• Щелкните на стрелке у кнопки Вид панели инструментов. В открывшемся списке выберите пункт Конструктор.

• Щелкните мышью в ячейке Условие отбора столбца Код за­казчика и напечатайте выражение >200. Тем самым Вы так форму­лируете теперь свой запрос: «Найдите заказчиков, проживающих в штате Нью-Йорк и ставших клиентами фирмы после того, как общее число заказчиков перевалило за 200

• Воспользуйтесь кнопкой Вид, чтобы переключиться в режим таблицы и увидеть координаты лиц, с которыми Вы должны связаться.

Как проводить в запросе сортировку

• Чтобы было легче найти телефон конкретного лица, представим список кли­ентов расположенным по алфавиту. Microsoft Access позво­ляет сделать это, не выходя из режима таблицы.

• Щелкните где-нибудь в столбце Фамилия.

• Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию па­нели инструментов. Теперь заказчики перечислены в алфавитном порядке.

Как удалить поле

В табличном представлении запроса Заказчики в Нью-Йорке Вам совершенно не нужно поле Штат/провинция, поскольку все данные запроса относятся к од­ному штату, хотя в режиме конструктора без него не обойтись, так как в этом поле задано условие отбора.

• Щелкните на стрелке у кнопки Вид панели инструментов. В открывшемся списке выберите пункт Конструктор.

• Щелкните мышью на флажке в ячейке Вывод на Экран стол­бца Штат/Провинция. Все условия отбора и сортировки, заданные для этого поля, сохранятся, но в режиме таблицы его информация на экране не появится.

• Щелкните на стрелке у кнопки Вид панели инструментов. В открывшемся списке выберите пункт Ре­жим таблицы. Как видите, столбец Штат/провинция на экране отсутствует.

• Щелкните на кнопке Закрыть окно запроса и в появившемся со­общении щелкните на Да, подтвердив свое намерение со­хранить сделанные изменения.

• Прокрутите, если необходимо, список объекта Запросы и убедитесь, что в нем присутствует имя Заказчики В Нью-Йорке со­зданного Вами запроса.

Как создать запрос на основе взаимосвязанных таблиц

Лилиан Фарбер, президент «Сластены Лили», анализирует список заказов за месяц, предшествовавший национальному празднику. Она попросила Вас составить список заказов, поступивших в компанию в ноябре. В первую оче­редь ее интересуют порядковые номера заказов, имена заказчиков и даты заказов. Сведения, о которых спрашивает Лилиан Фарбер, содержатся в двух таб­лицах: Заказы и Заказчики. Теперь вам предстоит создать запрос по образцу, не прибегая к помощи Мастера простых запросов.

• В окне базы данных щелкните на ярлычке Запросы, а за­тем на кнопке Создать.

• В диалоговом окне Новый запрос щелкните на кнопке Конструктор. Открывается окно QBE-запроса и появля­ется диалог Добавление Таблицы.

• Откройте вкладку Таблицы и дважды щелкните на пунк­тах списка: Заказы и Заказчики.

• Закройте окно щелчком на кнопке Закрыть. Таблицы Зака­зы и Заказчики появятся в верхней части окна QBE. Обратите вни­мание на то, что между этими списками автоматически возникает соединительная линия, поскольку между таблицами уже установ­лена связь.

• Выберите команду меню Файл - Сохранить.

• Назовите запрос Информация о заказах и щелкните на ОК.

Как вставить поля таблиц в запрос

• В таблице Заказы дважды щелкните на полях Код заказа, Код заказ­чика, Дата заказа. Все три поля будут перенесены в сетку QBE.

• В таблице Заказчики дважды щелкните на поле Фамилия. Оно тоже окажется в сетке QBE.

Как установить условия отбора

• Щелкните мышью в ячейке Условие отбора столбца Дата заказа и напечатайте выражение Between 1-ноя-96 And З0-ноя-96 на­жмите клавишу Enter . После этого с обеих сторон обозначения дат появятся признаки числового формата (символы номера #). Поскольку выражение занимает много места, то в ячейке оно не помещается. Тем не менее, нетрудно сделать так, что его можно будет увидеть целиком.

• Чтобы подогнать ширину столбца под самую длинную запись в его ячейках, дважды щелкните на правой границе поля над заго­ловком столбца. При этом указатель мыши должен иметь форму двуглавой стрелки.

• Воспользуйтесь кнопкой Вид, чтобы переключиться в режим таблицы и просмотреть список ноябрьс­ких заказов.

• Снова сохраните запрос, после чего закройте его.

Как объединить в запросе таблицы

Вы могли обратить внимание, что при создании запроса на основе взаимо­связанных таблиц в окне QBE между их совпадающими полями автомати­чески появляется линия связи.

Линия связи появится и в том случае, когда таблицы не были предваритель­но связаны, но имеют одноименные поля с одинаковым типом данных, и при этом одно из указанных полей является ключевым в таблице. Линия связи в данной ситуации указывает, что, несмотря на отсутствие постоянной связи, совпадающие поля обеспечат временную связь в интересах текущего зап­роса.

Если между таблицами, включенными в запрос, нет связи и она не возника­ет автоматически при включении таблиц в окно QBE, Вы тем не менее може­те соединить таблицы вручную. Для этого необходимо, чтобы соединяемые поля имели совпадающие данные.

Примечание. Когда Вы проводите соединительную линию между двумя таблицами в окне QBE, помните, что это соединение сохра­няется лишь для текущего запроса. Если Вы намерены использо­вать те же две таблицы в новом запросе, вам придется соединять их заново.

Вам нужен инструмент, чтобы быстро найти координаты поставщика того или иного ингредиента выпускаемых фирмой конфет.

Таблица Ингредиенты содержит соответствующие сведения по категориям и сортам составляющих продуктов. Сюда же включено поле Код источника, в котором в виде обозначения указано, откуда поступает тот или иной про­дукт. В таблице Поставщики детализирована информация о компаниях, снаб­жающих фирму «Сластена Лили» шоколадом и начинками. В ней есть поле Код поставщика. Вы можете объединить в запросе эти таблицы, поскольку в них есть совпадающие данные.

• В окне базы данных щелкните на объекте Запросы и за­тем на кнопке Создать.

• Дважды щелкните в списке диалогового окна на пункте Конструктор и включите в окно запроса таблицы Ингредиенты и Поставщики, после чего закройте окно Добавление таблицы.

• Перетащите поле Код источника таблицы Ингредиенты на поле Код поставщика таблицы Поставщики. Между двумя полями появится со­единительная линия, и теперь запрос будет черпать информацию из обеих таблиц.

• В таблице Ингредиенты дважды щелкните на позициях Категория и Тип, чтобы перенести их в сетку QBE.

• Аналогично поступите с позицией Обращаться К таблицы Постав­щики.

• То же самое сделайте с полем Код источника таблицы Ингредиенты.

• Щелкните в ячейке Сортировка столбца Код источника, затем щелкните на появившейся справа кнопке со стрелкой и, наконец, выберите в открывшемся списке пункт по возрастанию.

• Воспользуйтесь кнопкой Вид, чтобы переключиться в режим таблицы и просмотреть результаты вы­полнения запроса.

• Прокрутите список и посмотрите, как меняется содержание поля Обращаться к в зависимости от кода поставщика.

• Выберите команду меню Файл - Сохранить. На экране появится диалог.

• Назовите запрос Поставка ингредиентов и щелкните на ОК.

• Закройте запрос.

• Удостоверьтесь, что имя запроса появилось в окне базы данных.

Теперь запрос находится в составе базы данных Сластена Лили. Вы можете открыть его в любой момент, дважды щелкнув на имени в окне базы данных. Когда Вы открываете его, Microsoft Access использует для отображения са­мые последние данные, хранящиеся в таблицах Поставщики и Ингредиенты.

Как суммировать значения данных

Разрабатывая запрос, Вы можете указать, какие поля будут использоваться для группировки записей и для вычислений итоговых данных. Например, Вы можете вычислить общее количество конфет в каждом наборе.

Для получения подобных данных можно создать новый запрос, но в данном случае лучше видоизменить уже имеющийся, а именно Информация о за­казах. Новый запрос будет демонстрировать общее количество заказов по стране. Затем с его помощью Вы определите количество заказов по штатам и провинциям обоих государств.

• В окне базы данных щелкните на объекте Запросы и щелчком выделите запрос Информация о заказах.

• Щелкните на кнопке Конструктор.

• Выберите команду меню Файл - Сохранить как.

• В открывшемся диалоговом окне присвойте запросу новое имя Общее число заказов по стране и щелкните на ОК.

• Удалите из запроса поле Фамилия, для чего щелкните на области выделения поля, и затем нажмите клавишу Delete.

• Таким же образом удалите поля Код заказчика и Дата заказа.

• Добавьте в запрос поле Страна из таблицы Заказчики, перетащив его из списка таблицы Заказчики на поле Код заказа в сетке QBE. Когда Вы отпустите кнопку мыши, поле Страна станет первым в сетке, а поле Код заказа сместится на шаг вправо.

• Щелкните на кнопке Групповые операции панели инстру­ментов. В сетке QBE появляется новая строка. Для всех столбцов в ней стоит обозначение Группировка.

• Щелкните в ячейке Групповая операция столбца Код заказа и затем щел­чком на появившейся кнопке со стрелкой откройте список опций. В нем выберите пункт Count (Счет). Поскольку каждый заказ обладает уникальным кодом, то, просуммировав их, Вы получите общее число заказов. В то же время группировка производится по стране, о чем говорит соответствующая запись в ячейке столбца Страна.

• Воспользуйтесь кнопкой Вид, чтобы переключиться в режим таблицы и просмотреть результаты вы­полнения запроса. Там Вы увидите распределение всех заказов по США и Канаде, причем столбец автоматически получает имя Count Код заказа.

Как провести группировку по двум полям

• Воспользуйтесь кнопкой Вид, чтобы переключиться в режим конструктора.

• Перетащите мышью в сетку QBE поле Штат/провинция из таблицы Заказчики, поместив его между столбцами Страна и Код заказа. В ячейке стро­ки Групповые операции автоматически появляется запись Груп­пировка.

• Переключитесь в режим таблицы, чтобы просмотреть результаты вы­полнения запроса. Microsoft Access сначала группирует резуль­таты вычислений по странам (поскольку это поле стоит в сетке раньше), а затем по провинциям Канады и штатам США.

Как переименовать поля в таблице

• Воспользуйтесь кнопкой Вид, чтобы переключиться в режим конструктора.

• Поместите указатель слева от имени Код заказа не удаляя его, и щелкните кноп­кой мыши. Напечатайте новое имя Общее число заказов: (не за­будьте поставить в конце двоеточие. Пробел после двоеточия нео­бязателен).

• Воспользуйтесь кнопкой Вид, чтобы переключиться в режим таблицы и просмотреть результаты вы­полнения запроса.

• Сохраните запрос и закройте его.

Как отобразить результаты вычислений в поле

Менеджер по продажам попросил вас ответить, что будет, если увеличить цену каждого набора на 5%.

• Приступите к созданию запроса и включите в него таблицу Наборы.

• В сетку QBE перенесите поля Название набора и Цена набора.

• Воспользуйтесь кнопкой Вид, чтобы переключиться в режим таблицы и просмотреть текущие цены наборов.

• Сохраните запрос, дав ему имя Повышение цены.

Как добавить поле вычислений

• Переключитесь в режим конструктора и щелкните мышью в ячейке сетки QBE правее ячейки Цена набора.

• Поскольку увеличение цены на 5% равносильно умножению на число 1,05, то введите с клавиатуры следующее выражение: [Цена набора]*1,05, после чего нажмите клавишу Enter. Microsoft Access автоматически добавит к имени поля слова: Выражение1. Под таким же именем появится соответствующий столбец в режиме таблицы.

Квадратные скобки в выражении указывают на то, что фраза, заключен­ная в них, является именем поля. Если бы оно состояло из одного слова, то квадратные скобки появились бы автоматически. В данном же случае их надо ввести вручную, так как в имени поля имеется пробел.

• Чтобы увидеть выражение целиком, дважды щелкните на пра­вой границе области выделения столбца.

• Переключитесь в режим таблицы, чтобы увидеть результаты.

• Переключитесь в режим конструктора и дважды щелкните мышью на словах Выражение1, таким образом выделив его.

• На месте выделения напечатайте Новая цена.

• Щелкните на кнопке Свойства, в результате чего на экране появится окно Свойства поля.

• Щелкните в поле строки Формат поля и введите денеж­ный формат: ## ##0,00 тыс.руб.

• Щелкните в поле строки Описание и напечатайте: По­казывает цену, повышенную на 5%.

• Закройте диалоговое окно.

• Переключитесь в режим таблицы, чтобы увидеть результаты. Теперь столбец имеет понятное название, числа в нем сопровож­даются обозначением валюты, а после щелчка в любом месте стол­бца в строке состояния внизу окна Microsoft Access появляется фраза, которую Вы ввели в качестве описания поля.

• Сохраните и закройте запрос

Как создать форму на основе запроса

В связи с постоянным расширением ассортимента кондитерских изделий, выпускаемых фирмой «Сластена Лили», Вы считаете целесообразным раз­работать форму для введения информации о новых поставщиках ингреди­ентов конфет. В результате рекламной кампании некоторые виды продук­ции приобрели большую популярность, и вам нужны контактные телефоны поставщиков, способных срочно выполнить ваши заказы. В качестве основы новой формы вполне годится запрос Поставка ингредиентов.

• Откройте запрос Поставка ингредиентов в режиме конструктора.

• Перетащите поле Номер телефона из списка таблицы Поставщики на поле Код источника сетки QBE. Когда Вы отпустите кнопку мыши, новое поле разместится между полями Обращаться К и Код источника.

Теперь, когда в динамическом наборе данных Вы видите и имя представите­ля и его телефон, вам не нужны сведения о коде поставщика.

• Щелкните на области выделения столбца Код источника и на­жмите клавишу Delete

• Сохраните произведенные в запросе изменения.

• Переключитесь в режим таблицы, чтобы увидеть результаты.

Получить форму на основе запроса Поставка ингредиентов можно в диалоговом окне Новая форма.

• Щелкните на кнопке со стрелкой у кнопки Новый объект и в открывшемся списке выберите пункт Автоформа.

• Щелкните в форме на кнопке Закрыть, подтвердите сохранение изменений и имя формы Поставка ингредиентов.