Начало занятия

• Запустите Microsoft Access, если Вы этого еще не сделали.

• От­кройте базу данных Сластена Лили

• Разверните окно программы до раз­меров полного экрана.

Что такое отчет ?

До сих пор мы использовали формы для того, чтобы вносить информацию в базу данных, организовывать поиск информации и редактировать записи. Теперь Вы научитесь пользоваться отчетами, чтобы распечатывать резуль­таты своей работы.

Форма или отчет могут быть использованы для распечатки подробных све­дений, например списка всех ваших клиентов. Однако отчет особенно поле­зен в случаях, когда Вы хотите распечатать выходную информацию, напри­мер промежуточные или итоговые суммы продаж. Microsoft Access подсчитает их и выведет на печать в виде отчета.

По сравнению с формой отчет позволяет гибко располагать материал на стра­нице - например, колонками, как в телефонных справочниках.

Как просмотреть отчет

• В окне базы данных щелкните на объекте Отчеты.

• Щелкните два раза на значке Продажа наборов. Появляется диа­логовое окно, в котором программа попросит вас ввести даты, со­ответствующие периоду, за который Вы хотели бы получить от­четные данные.

• Напечатайте в текстовом поле: 2-ноя-96 — это начальная дата интересующего вас периода отбора сведений и нажмите клавишу Enter.

Надо сказать, что Microsoft Access, а еще вернее, Windows 95, позволяет вводить даты в разных форматах: кроме указанного часто используется формат 2/11/95. Узнать, на какой формат настроен ваш компьютер, Вы можете, открыв программу Панель уп­равления оболочки Windows и дважды щелкнув на вкладке Языки и Стандарты.

• В следующем окне напечатайте: 9-ноя-96 — это последний день периода, подлежащего исследованию) и нажмите клавишу Enter. Microsoft Access соберет необходимые данные и отобразит их оформленными в отчет в режиме просмотра. Обратите внимание, что панель инструментов в окне изменила свой вид.

Как вывести на экран полную страницу отчета

В режиме просмотра отчет представлен в увеличенном виде, так что Вы лег­ко можете разобрать его содержание. Microsoft Access позволит вам легко менять масштаб отображения страниц на экране. Проще всего из­менить масштаб с помощью мыши, указатель которой принял вид лупы. Если в лупе стоит знак «+», то щелчком Вы увеличите изображение, а если «-», то уменьшите. Знак, как и масштаб, меняется с каждым щелчком мыши.

Точно так же происходит изменение масштаба при щелках мыши на кнопке Масштаб панели инструментов.

Если Вам кажется, что поля страниц слишком узки, выполните команду Файл - Параметры страницы и измените установки в появив­шемся окне.

Если отчет представлен в увеличенном виде, то на экране помещается толь­ко часть страницы. Используйте вертикальную полосу прокрутки для пере­мещения по странице вверх-вниз и горизонтальную полосу прокрутки для перемещения по странице влево-вправо.

В отчете представлены данные продаж за неделю, со 2 по 9 ноября 1996 года.

Как распечатать отчет

(этот пункт выполнять только по указанию преподавателя)

• Перед посылкой отчета на печать просмотрите все шесть страниц отчета. На последней представлены суммарные данные по продажам. Для перехода со страницы на страницу пользуйтесь навигационными кнопками.

• Выберите команду меню Файл - Печать. Откроется од­ноименное окно. Поскольку установки в нем соответствуют Вашим намерениям (печать отчета целиком в одном экземпляре), то ни­чего здесь менять не надо.

Вы можете сразу отправить отчет на печать, используя установки по умолчанию. Для этого щелкните на кнопке Печать на панели инстру­ментов.

• Щелкните на ОК.

• Закройте отчет Продажи наборов.

Двойной щелчок на имени отчета в окне базы данных от­крывает отчет в режиме просмотра, так что Вы можете увидеть, как будет выглядеть он на бумаге.

Как создать почтовые наклейки

Для создания наклеек лучше всего воспользоваться услугами одной из программ- мастеров Microsoft Access. Мастер выступает в роли специалиста по базам данных. Общаясь с Вами, он задает вопросы о строении отчета, а, уз­нав Ваши пожелания, создает документ в соответствии с ними. К работе над новыми формами Вы будете «привлекать» Мастера форм, а для отчетов -Мастера отчетов. Почтовые наклейки представляют собой отчет, который вам сейчас и предстоит создать.

• Щелкните на кнопке Создать. Откроется диалог Новый отчет.

• В списке мастеров выделите строку Почтовые наклейки.

• Щелкните на кнопке раскрытия списка в нижней части диалога. В открывшемся списке выделите таблицу Заказчики.

• Щелкните на кнопке ОК. Появится первое диалоговое окно Мас­тера почтовых наклеек –Создание наклеек.

• Установите в окне Фильтр по изготовителю: значение Avery из списка и далее выберите, к примеру наклейки с обозначением L7160 (чтобы добраться до него, нужно прокрутить список) и щелкните на кнопке Далее.

• Выберите шрифт и цвет надписи (эти параметры можно задать в диалоговом окне, но в данном случае, если по умолчанию выбран шрифт с кириллицей, предоставьте выбор Мас­теру. В противном случае откройте список шрифтов, выделите нужное имя шрифта и затем щелкните на кнопке Далее ).

• В списке поля Доступные поля дважды щелкните на строке Имя. Microsoft Access перенесет эту строку в прототип на­клейки и поместит ее на первом месте. Чтобы наклейка выгляде­ла профессионально, между отдельными составляющими адреса нужно впечатать пробелы и знаки пунктуации.

• Нажмите клавишу пробела, чтобы отделить имя от фамилии.

• Дважды щелкните на строке Фамилия. Microsoft Access помес­тит эту запись после проставленного вами пробела.

• Нажмите клавишу Enter, чтобы перейти на следующую стро­ку наклейки.

• Дважды щелкните на строке Адрес и нажмите клавишу Enter

• Дважды щелкните на строке Город и нажмите клавишу пробела

• Дважды щелкните на строке Штат/Провинция и нажмите клавишу пробела

• Дважды щелкните на строке Почтовый индекс и нажмите клавишу Enter

• Дважды щелкните на строке Страна и нажмите клавишу Enter

• Щелкните на кнопке Далее

• В списке поля Доступные поля дважды щелкните на строке Почтовый индекс. Microsoft Access перенесет строку в поле Сортировка.

• Щелкните на кнопке Далее .

• Щелкните на кнопке Готово. Наклейки появятся на экране в том виде, в каком они в дальнейшем будут напечатаны. Если хотите, пролистайте спи­сок.

Примечание. Если наклейки окажутся не выровнены, то причи­ной может быть несоответствие драйвера принтера размеру ва­шей этикетки. В этом случае попробуйте задать другой размер наклейки.

Отчет под именем Наклейки Заказчики будет автоматически сохранен при вы­ходе из окна отчета, поэтому просто закройте отчет. Теперь он появится в списке отчетов, содержащихся в базе данных.

Учтите, что, создав отчет Наклейки Заказчики, Вы сохранили определения по­чтовых наклеек, а не те реальные имена и адреса, которые на них записаны. Эти данные хранятся в таблице Заказчики. Когда появляется новый клиент, информация о нем заносится в таблицу. Если клиент меняет адрес, то Вы обновляете соответствующую запись именно в таблице. Но когда вам в сле­дующий раз понадобится распечатать почтовые наклейки, Microsoft Access автоматически возьмет из таблицы Заказчики самые свежие данные и внесет их в наклейку для каждого клиента.

Как создать телефонный справочник

Вы убедились, что Мастер почтовых наклеек облегчает создание разнооб­разных ярлыков. Этот же Мастер можно использовать для создания, напри­мер телефонного справочника.

• Для начала щелкните на ярлычке Отчеты в окне базы данных и затем щелкните на кнопке Создать.

• В списке программ-мастеров выделите строку Почтовые наклейки.

• Откройте список в комбинированном поле в нижней части диа­логового окна и выберите пункт Заказчики, затем щелкните на ОК.

• В первом диалоге Мастера выберите Фильтр по изготовителю: - A-ONE и далее вариант, у которого в столбце Число по горизонтали: стоит число 3, например, 28466. Затем щелкните на кнопке Далее.

• Во втором диалоге откройте список шрифтов, выделите нужное имя шрифта (с кириллицей) и затем щелкните на кнопке Далее.

• Из списка Доступные поля выберите пункты и рас­ставьте знаки препинания, как показано на следующей таблице:

Прототип наклейки:

{Фамилия},{Имя}

{Телефон}

{Город},{Штат / Провинция}

{Страна}

• Для перехода со строки на строку нажимайте клавишу Enter. Заполнив поля, щелкните на кнопке Далее .

• На вопрос о принципе сортировки дважды щелкните на пункте Фамилия и затем на кнопке Далее.

• В последнем диалоге введите имя отчета Список телефонов за­казчиков и щелкните на кнопке Готово.

• Для просмотра появившегося справочника телефонов восполь­зуйтесь при необходимости инструментом Масштаб панели инструментов или просто щелкните в любом месте отчета мышью, когда ее указатель примет форму лупы.

• Закройте отчет.

Отчет, созданный с помощью Мастера, можно отредактировать и привести в соответствие с Вашими требованиями. О том, как это сделать, будет рассмотрено позже.

Окончание занятия

• Для перехода к следующему уроку щелкните на кнопке Закрыть окно базы дан­ных или выберите команду меню Файл - Закрыть. Вы закроете окна, но останетесь в программе.

• Для завершения работы щелкните на кнопке Закрыть окна Microsoft Access или выберите команду меню Файл - Выход. Вы закроете окна и выйдете из программы.

КОНТРОЛЬНЫЕ УПРАЖНЕНИЯ К ЗАНЯТИЯМ 1-5

Вы повторите пройденное и потренируетесь:

• открывать базу данных и форму;

• просматривать свои записи и переходить от одной записи к другой;

• использовать форму для ввода данных и их редактирования;

• пользоваться фильтром для поиска конкретных записей;

• сортировать записи по алфавиту и по порядку номеров;

• создавать отчет.

Сценарий

Отдел кадров фирмы обратился к Вам с просьбой помочь в обработке инфор­мации о персонале. Вам предстоит обновить документацию и ответить на вопросы, интересующие менеджеров по персоналу.

Этап 1. Откройте базу данных и просмотрите содержащуюся там информацию

Информация о персонале содержится в форме Сотрудники. Для просмотра дан­ных воспользуйтесь кнопкой Режим формы панели инструментов, чтобы получить возможность переключать режимы представления. Для перехода от одной записи к другой щелкайте на соответствующих навигаци­онных кнопках, расположенных в нижней части окна формы.

1. Запустите Microsoft Access и откройте базу данных Сластена Лили.

2. В окне базы данных откройте форму Сотрудники.

3. Пролистайте данные с помощью навигационных кнопок.

4. Перейдите в другой режим представления данных, щелкнув на кнопке Режим формы панели инструментов и выбрав из списка пункт Режим таблицы.

5. Измените ширину столбцов, чтобы увидеть максимум инфор­мации в ячейках таблицы.

6. Вновь переключитесь в режим формы.

Подробнее Смотрите

О запуске Microsoft Access Занятие 1

Об открытии базы данных Занятие 1

Об открытии формы Занятие 1

О переходе от одной записи к другой Занятие 1

О переключении режимов представления Занятие 2

Этап 2. Введите и отредактируйте данные в режиме формы

1. Недавно на работу был принят новый сотрудник. Переключи­тесь в режим формы, если он не включен, и выведите на экран чистый бланк.

2. Введите следующую информацию о новом сотруднике в соот­ветствующие поля формы.

Имя Джозеф

Фамилия Вуд

Должность Инженер

Табельный номер 778

Дата рождения 4/5/58

Дата найма 3/1/97

1. Одна из сотрудниц, Урсула Холидей, вышла замуж и сменила фамилию. Найдите ее запись под номером 6 и внесите в поле Фа­милия новое значение Мартин.

2. Экспедитор Адриен Снайдер уволился. Переключитесь в таблич­ный режим. Выделите строку со сведениями об этом сотруднике, щел­кнув где-нибудь в записи, и удалите запись с помощью Клавиши Delete или кнопки Удалить запись панели инструментов.

3. Вернитесь в режим формы.

Подробнее Смотрите