Окончание занятия

• Щелкните на кнопке Закрыть окно базы данных или выберите команду меню Файл – Закрыть. Вы закроете окна, но останетесь в программе.

• Для завершения работы щелкните на кнопке Закрыть окна Microsoft Access или выберите команду меню Файл - Выход. Вы закроете окна и выйдете из программы.

Занятие 3

РАБОТА С ФОРМАМИ.

Цель занятия: научиться использовать форму с подчиненной формой для внесения изменений в данные; использовать условия на значения, чтобы избежать ошибок при вводе данных; отменять внесенные изменения; применять командные кнопки для выполнения сложных задач.

Начало занятия

• Запустите Microsoft Access, если Вы этого еще не сделали.

• От­кройте базу данных Сластена Лили

• Разверните окно программы до раз­меров полного экрана.

Как добавлять записи в сложную форму

• В окне базы данных щелкните на объекте Формы.

• Из списка выберите форму Наборы.

• Щелкните на навигационной кнопке новой записи. Появится бланк для новой записи.

• Введите информацию в поля основной формы, перемещаясь от одного к другому с помощью клавиши Tab. Чтобы ввести дан­ные, при необходимости пользуйтесь списками:

Название Зимняя коллекция

Код ЗИМК

Описание Ягоды и орехи в шоколаде и фадже для долгих зим­них вечеров у камина

• В группе опций Вес выберите вариант 375 г.

• Нажмите клавишу Tab, чтобы перейти в подчиненную форму. Курсор ввода переместится в первое поле подчиненной формы, где Вы сможете сформировать набор из шести видов конфет с яго­дами и орехами.

• Откройте комбинированное поле Код конфеты. Список содержит две колонки: в первой указаны коды конфет, а во второй соответ­ствующие им названия. При выделении пункта списка в поле остаются только сведения о коде; названия конфет приведены лишь для облегчения поиска нужного изделия.

• Выделите щелчком строку с названием конфеты «Горная фан­тазия». Ее код В02 появляется в поле Код конфеты, а остальные поля заполняются автоматически.

• Для перехода к следующему полю нужно нажать клавишу Tab . При этом курсор ввода минует поля, заполняемые автоматичес­ки, и окажется в поле Кол-во, куда Вы занесете число конфет «Гор­ная фантазия» в наборе «Зимняя коллекция».

• Введите число 3 и нажмите клавишу Tab. Microsoft Access сохранит сделанную вами запись и переместит курсор в следую­щее поле.

Пока Вы будете заполнять следующие поля, обратите внимание, что число в поле Стоимость набора в левом нижнем углу основной формы будет изменять­ся с завершением каждой записи в подчиненной форме. Стоимость зависит от сорта и количества конфет в наборе. Форма Наборы автоматически вычис­ляет эту стоимость.

• Добавьте записи для следующих наименований конфет в соответствии с приво­димой ниже таблицей (для перехода на следующую запись пользуйтесь клавишей Tab или, прокрутив записи , щелкните на нужном поле)

Код конфеты	Название	Кол-во
B02	Горная фантазия	3
B05	Малина в шоколаде	3
D03	Вершина из кэшью	3
D07	Вишня в шоколаде	3
F01	Грецкий орех	3
F02	Фисташка	3

• Введя все данные, прокрутите список и перед выходом из под­чиненной формы проверьте, все ли правильно сделано.

Как выйти из подчиненной формы

• Нажмите комбинацию клавиш Ctrl +Tab, и Вы, выйдя из подчиненной формы, попадете в следующее по очереди поле основной формы. Этим по­лем будет Цена набора, и Вы увидите в нем мигающий курсор.

Совет. Когда Вы используете основную форму с подчиненной, при­выкайте думать о клавише Ctrl, как о «клавише подчиненной формы». Точно так же, как нажатие клавишиTab перемещает вас от поля к полю внутри подчиненной или основной формы, на­жатие клавиш Ctrl +Tab переводит вас из подчиненной фор­мы к очередному полю основной формы. И если нажатие Shift +Tab возвращает вас к предыдущему полю в подчиненной или основной форме, то комбинация Ctrl+Shift+Tab возвращает вас из подчиненной формы к предыдущему полю ос­новной формы.

Как обеспечить правильность ввода данных

Из отдела маркетинга компании Вы получили предложение установить на новый набор специальную льготную цену 4,5 тыс. руб.

• Напечатайте в поле Цена набора число 4,5 и нажмите клавишу Tab. Microsoft Access тут же «порадует» Вас сообщением на эк­ране. Теперь, прежде чем продолжить работу, Вам придется вы­полнить рекомендации, приведенные в этом сообщении.

Примечание. Если подобное сообщение не появилось, проверьте, правильно ли вычислена стоимость набора. Программа сравнива­ет устанавливаемую Вами цену с числом в этом поле, и сигналом для выдачи сообщения является случай, когда цена менее чем в два раза превышает стоимость.

• Щелкните на кнопке ОК и обратитесь в отдел маркетинга. На­верняка выяснится, что они должны были сообщить цену в разме­ре 14,5 тыс. руб.

• Впечатайте перед значением цены цифру 1 и нажмите клави­шу Tab. Microsoft Access примет введенное вами число, добавит обозначение тыс. руб. и переместит курсор в следующее поле.

Microsoft Access отвергает неверное значение потому, что для поля Цена на­бора было введено условие на значение, и все введенные вами значения про­верялись на соответствие условию. В случае ошибки на экране появляется сообщение и, до тех пор пока значение не будет скорректировано, перейти к очередному полю Вы не сможете.

Как отменить свои действия

Щелчком на кнопке Отменить Вы можете отменить все изменения, сде­ланные в текущем поле. Вы можете отменить их также в меню Правка командой Восстановить запись.

• Выделите в начале описания набора слова «Ягоды и орехи» и напечатайте этот фрагмент по-другому: Орехи и ягоды.

• Поместите курсор перед словом «камина», напечатайте слово гудящего и поставьте после него пробел.

Прочитав получившееся, Вы поняли, что фраза стала слишком претенциозной, и решили восстановить первоначальный вариант.

• Щелкните на кнопке Отменить, и Microsoft Access удалит слово «гудящего» - ваше последнее действие.

Все же получившийся текст вас не устраивает, и теперь вам кажется, что до исправлений он читался лучше. Вам хотелось бы восстановить все, как было.

• Выберите команду меню Правка - Восстановить запись. Теперь все изменения, которые Вы сделали после перевода в это поле кур­сора, аннулируются, а кнопка Отменить на панели инструментов стано­вится недоступной, поскольку отменять больше нечего.

Как использовать командную кнопку

• В поле между навигационными кнопками выделите номер те­кущей записи и впечатайте сюда число 11.

• Нажмите клавишу Enter. Появится форма с записью, относя­щейся к «Осеннему набору».

• Щелкните на указанной кнопке Продажи, расположенной в верхней час­ти основной формы. На передний план будет выведена форма Про­дажа наборов. Это сложная форма, содержащая подчиненную фор­му. Основная форма показывает название набора в верхней части, а в нижней — общий объем продаж. В подчиненной форме заре­гистрированы продажи по дням.

• Прокрутите список в подчиненной форме, чтобы просмотреть ежедневные продажи.

• Познакомившись с интересующими вас данными, щелкните на кнопке Закрыть формы Продажи наборов или выберите команду меню Файл - Закрыть.

• Закройте форму Наборы.

Как удалить запись

Франсуазу Маркус уже успели включить в список постоянных клиентов. Но запись о ней можно удалить, воспользовавшись формой Заказчики.

• Откройте форму Заказчики.

• Щелкните на навигационной кнопке последней записи. Если Вы сохранили записи, сделанные в уроке 1, то в конце списка будут значиться четыре подписчика бюллетеня «Гурман», а запись с данными Франсуазы Маркус сразу перед ними. В противном слу­чае ее запись будет последней.

• При необходимости щелкните несколько раз на навигационной кнопке предыдущей записи, пока строка с данными Франсуазы Маркус не будет выделена (ее код равен 436).

• В панели инструментов щелкните на кнопке Удалить запись или выберите одноименную команду из меню Правка

• Когда Microsoft Access попросит подтвердить ваше решение, щелкните на кнопке Да. Запись будет удалена.

• Закройте форму Заказчики.

Как включить запись нового изделия и удалить записи из подчиненной формы

• Откройте форму Наборы.

• Перейдите к новой записи и введите информацию в соответствии с приводимой таблицей.

Название	Весенняя коллекция
Код	ВСНК
Описание	Сердечки и цветы Как лучший подарок весной влюбленным
Вес	375

• В подчиненную форму Содержимое занесите следующие данные.

Код конфеты Название________Кол-во

D02 Аманда 3

D09 Розанчик 3

М06 Любящее сердце 3

М07 Волшебное яблоко 3

Ml 0 Не забывай 3

W02 Калла 3

W03 Разбитое сердце 3

• Завершите формирование набора установкой цены в 15 тыс. руб. в основной форме, для чего нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Tab.

Внимательно изучив состав набора, Вы решили не включать туда такие сор­та конфет, как «Любящее сердце» и «Волшебное яблоко».

• Удалите из списка конфету «Любящее сердце», использовав тот же подход, что и для удаления записи из основной формы. Сначала выделите запись щелчком на одном из полей (Код или Кол-во). Затем щелкните на кнопке Удалить запись панели инструмен­тов и подтвердите свое решение щелчком на кнопке Да.

• Аналогично поступите с записью по конфете «Волшебное яблоко».

• Добавьте в поле Кол-во по одной конфете «Аманда», «Розанчик», «Не забывай», «Калла» (т.е. в поле Количество введите 4)