Начало занятия

• Запустите Microsoft Access, если Вы этого еще не сделали.

• От­кройте базу данных Сластена Лили

• Разверните окно программы до раз­меров полного экрана.

Что такое подробный отчет?

Вы имеете возможность непосредственно распечатать таблицу или запрос в том виде, как они выглядят на экране. Однако, затратив совсем немного вре­мени, Вы можете создать отчет, в котором вся информация будет представ­лена в должным образом оформленном и легко читаемом виде. Подробный отчет содержит ту же информацию, что таблица или запрос, но в нем име­ются дополнительные элементы, в частности, заголовок отчета, верхний и нижний колонтитулы.

Самый быстрый способ создать отчет - воспользо­ваться функцией Мастер отчетов. Мастер отчетов размещает поля отчета и представляет данные в одном из выбранных вами стилей. После создания отчета Вы можете переделать его по своему желанию

Как создать подробный отчет

• В окне базы данных щелкните на вкладке Отчеты и в этой вкладке щелкните на кнопке Создать. На экране появится диалог Новый отчет.

• В списке мастеров выберите Автоотчет: ленточный

• В нижней части диалога щелкните на кнопке со стрелкой и в открывшемся списке выберите строку Продажа по регионам.

• Щелкните на кнопке ОК. Мастер создаст отчет и откроет его в режиме предварительного просмотра. Вы можете убедиться в этом, открыв меню Файл и посмотрев, какой пункт в нем вы­делен. Около пункта Предварительный просмотр стоит метка

• Выберите команду Файл - Сохранить и в диалоге сохра­нения присвойте отчету имя Продажи по регионам.

Как просмотреть и распечатать отчет.

Режим предварительного просмотра служит для того, чтобы Вы перед от­сылкой на печать проверили, все ли в отчете оформлено так, как вам нужно. Непосредственно по создании отчет выводится на экран в укрупненном мас­штабе.

Чтобы переключать масштаб, можно воспользоваться мышью, когда ее ука­затель имеет вид лупы. Если на указателе стоит знак «-», то щелчком Вы уменьшите масштаб и выведете на экран целую страницу.

• Щелкните где-нибудь в отчете и посмотрите, как будет выгля­деть его страница.

• Чтобы вернуться к прежнему масштабу, произведите повтор­ный щелчок.

• Просмотрите несколько страниц, чтобы проверить, как располагается мате­риал. Для этого можно воспользоваться навигационными кнопками в ниж­ней части окна отчета.

• Выберите команду Файл - Печать.

• В группе опций в нижней части открывшегося диалогового окна включите опцию Страницы.

• Чтобы распечатать первую страницу, введите в текстовые поля с и По цифру 1.

• Щелкните на ОК (только по указанию преподавателя) или на кнопке Отмена.

Как устроена структура отчета

Просматривая отчет, Вы могли заметить, что Microsoft Access вывел в нем не только данные запроса, но и некоторую сопутствующую информацию.

заголовок отчета, расположенный в верхней части первой страницы и включающий имя отчета и текущую дату;

верхний колонтитул, находящийся в верхней части каждой страницы и содержащий заголовки столбцов таблицы;

область данных, расположенная между верхним и нижним ко­лонтитулами и содержащая записи базового запроса Продажи по регионам;

нижний колонтитул, находящийся в нижней части каждой страницы отчета. В нашем случае он содержит номер страницы.

• Просмотрев элементы вашего отчета, щелкните на кнопке Зак­рыть панели инструментов. Отчет будет выведен на экран в режиме конструктора.

• Если все управляющие элементы отчета не помещаются в окне, разверните его.

В режиме конструктора отчет состоит из нескольких областей, соответству­ющих описанным выше элементам отчета. Здесь указывается, как они будут выглядеть и где располагаться на странице в режиме просмотра или при пе­чати. В области данных показано, как воспроизводятся данные базовой таб­лицы или отчета. Если Вы включите режим просмотра, то все множество пун­ктов отчета будут отформатированы по образцу в режиме конструктора.

Когда Вы переключитесь в режим конструктора, панель элементов может частично перекрывать отчет. Но убрать ее нельзя, так как Вы пользуетесь ее инструментами, чтобы настроить свой отчет.

• Если панель элементов не выведена на экран, щелкните на со­ответствующей кнопке панели инструментов.

• Ухватившись за границу панели элементов, перетащите ее, на­пример, в верхнюю часть окна.

При создании отчета Мастер делает ряд операций, не спрашивая вас. В час­тности:

• создает области отчета;

• размещает данные в соответствующей области;

• выравнивает колонки и добавляет декоративные линии, при­дающие отчету привлекательный внешний вид;

• подбирает гарнитуры и размер шрифтов;

• включает в отчет текущую дату, формирует верхний и ниж­ний колонтитулы.

Вы можете сами создать отчет, что называется, с листа. И в этом случае он будет содержать все перечисленные элементы. Но Вы сэкономите часы ва­шего рабочего времени, воспользовавшись вначале помощью Мастера, а за­тем трансформировав отчет.

Как доработать элементы отчета

Подготовка отчета заняла минимум времени, а его достойный внешний вид вполне удовлетворит заинтересованных лиц. Есть, правда, ряд мело­чей, которые не совсем вас устраивают. Но Вы без труда исправите недо­статки. Находясь в режиме конструктора, Вы произведете следующие из­менения:

• В области Верхний колонтитул выделите надпись Сумма.

• Поместите указатель справа от слова Сумма и щелкните левой кнопкой мыши. В этом месте появится мигающий курсор.

• Нажмите клавишу пробела, напечатайте слово продаж и затем нажмите клавишу Enter.

• Выделите в области Нижний колонтитул надпись Now, которая представляет собой текущую дату.

• Перетащите ее в область Заголовок отчета непосред­ственно под название. Указатель мыши при этом должен иметь форму открытой ладони.

• Щелкните на кнопке Представление отчета и посмотрите, как повлияли сделанные вами изменения на внешний вид за­головка отчета.

• Щелкните на кнопке Закрыть панели инструментов, чтобы переключиться в режим конструктора

• Щелкните на кнопке Надпись панели элементов.

• Щелкните в левой части области Нижний колонтитул. Там появится заготовка надписи.

• В новую надпись введите текст Данные для ежеквартального совещания службы маркетинга и нажмите клавишу Enter.

• Атрибуты шрифта здесь заданы по умолчанию и соответству­ют оформлению других надписей отчета. Вы хотите задать для новой надписи курсивное начертание. Если надпись не выделена, щелкните на ее границе мышью. Щелкните на кнопке Наклонное (Italic) панели инструментов.

• Щелкните на кнопке Поле панели элементов, поместите указатель мыши в правую часть области примечаний отчета и произведите щелчок. В этом месте возникнет текстовое поле и рядом с ним - надпись. При этом на область примечаний распрос­траняется координатная сетка так, чтобы вместить новое поле.

• Дважды щелкните на подписи, напечатайте Общий объем про­даж и нажмите клавишу Enter .

• Дважды щелкните на текстовом поле. Появится лист свойств этого поля.

• Активизируйте вкладку Все

• В строке Данные напечатайте =sum([Сумма]).

• В строке Формат поля (Format) введите выражение ## ##0,00 тыс.руб, после чего закройте лист свойств.

• Пока текстовое поле еще выделено, щелкните на кнопке Полу­жирный панели инструментов, чтобы данные об общем объе­ме продаж были выделены жирным шрифтом.

• Щелкните на кнопке Предварительный просмотр пане­ли инструментов. В конце каждой страницы Вы увидите нижний колонтитул с введенным вами текстом, а в конце последней стра­ницы - примечание с подсчитанной общей суммой продаж.

Как устранить повторы при показе групп записей

Посмотрев на левый стол­бец, Вы видите, что название каждого региона многократно повторяется. Вам же хотелось бы, чтобы оно присутствовало один раз.

• Если Вы находитесь в режиме просмотра, щелкните на кнопке Закрыть, чтобы перейти в режим конструктора.

• В области данных дважды щелкните на текстовом поле Штат/про­винция.

• В открывшемся после этого листе свойств измените значение в строке Не выводить повторы, так чтобы оно стало Да, после чего закройте лист свойств.

• Щелкните на кнопке Представление отчета, чтобы вер­нуться в режим просмотра. Теперь название региона появляется всего один раз.

Как создать отчет с помощью функции автоотчета

• В окне базы данных выделите запрос Сорта шоколада.

• Щелкните на стрелке у кнопки Новый объект и в от­крывшемся списке выберите пункт Автоотчет. Отчет будет создан автоматически и выведен на экран в режиме про­смотра.

• Щелкните в отчете, чтобы увидеть на экране всю страницу. В текущем виде отчет не может произвести должного впечатления на потенциальных внешних заказчиков. Некоторые его атрибуты следует отредактировать.

• Переключитесь в режим конструктора, щелкнув на кнопке Зак­рыть панели инструментов.

Вы можете задать новые установки форматирования, которые функция ав­тоформата будет в дальнейшем использовать по умолчанию.

• Щелкните на кнопке Автоформат (AutoFormat) панели инструментов. Откроется диалог можно будет произвести установки.

• В списке стилей выделите пункт Выделенный и щелкните на кнопке ОК.

• Переключитесь в режим просмотра. Стиль отчета поменялся, и более того, все отчеты, которые в будущем будут создаваться с помощью функции автоформата, сохранят указанный стиль.

• Сохраните отчет, присвоив ему имя Сорта шоколада.

Для улучшения внешнего вида документа следует устранить повторы. Дру­гими словами, каждый сорт шоколада будет указан только один раз.

• Переключитесь в режим конструктора, щелкнув на кнопке Зак­рыть панели инструментов.

• В области данных дважды щелкните на текстовом поле Сорт шо­колада

• В открывшемся листе свойств измените значение в строке Не выводить повторы, так чтобы оно стало Да, после чего закройте лист свойств.

• Переключитесь в режим просмотра, чтобы отследить произве­денные изменения.

• Сохраните отчет.

Окончание занятия

• Для перехода к следующему уроку щелкните на кнопке Закрыть окна базы данных или выберите команду меню Файл - Закрыть. Вы закроете окна, но останетесь в программе.

• Для завершения работы щелкните на кнопке Закрыть окна Microsoft Access или выберите команду меню Файл - Выход. Вы закроете окна и вый­дете из программы.