17. Основные формы консультирования. Проблемные, номинальные и рабочие группы.

Проблемные группы – форма консультирования, в виде организации группы работников нескольких подразделений, созданной для исследования и решения четко сформулированной проблемы. Как правило, проблемная группа в организации действует постоянно.

Преимущества:

1. Вовлечение персонала среднего и низового звеньев в инновационные процессы (профессионально-квалификационный и творческий рост).

2 «Сглаживание» процессов реализации решений как следствие выработки их исполнителями.

3. Максимальная адаптированность выработанных решений к конкретным условиям и возможностям исполнителей

Недостатки:

1. Относительно длительный процесс принятия и реализации решений из-за сопряженности работы в группе с основной деятельностью.

2. Некоторая ограниченность решений, обусловленная квалификационным уровнем членов проблемной группы

Основные принципы организации проблемных групп следующие:

1. Проблемные группы являются в некоторой степени аналогом малых групп или кружков качества, создаваемых на японских предприятиях. Основное различие состоит в том, что в Японии малые группы создаются по производственному признаку (включают работников одного подразделения) и распространяются преимущественно на рабочих и мастеров. В наших условиях решение проблем, в которых пересекаются противоречия и переплетаются интересы, как правило, нескольких подразделений или групп персонала, требует комплексного и всестороннего подхода, поэтому и проблемные группы должны включать руководителей и специалистов заинтересованных подразделений. Рабочих целесообразно включать в состав не проблемных, а так называемых рабочих групп – в тех случаях, когда внедряются методы повышения производительности, тесно связанные с производственной сферой.

2. При формировании проблемных групп должен строго соблюдаться принцип добровольности, так как лишь в исключительных случаях работники, вошедшие в состав группы под каким-либо нажимом, начинают продуктивно творчески работать.

3. Члены группы должны быть заинтересованы в решении проблемы, т.е. иметь эмоционально выраженное отношение к проблеме, собственную точку зрения на ее решение и определенные ожидания и планы, связанные с этим.

4. Численность группы – предпочтительно 5–7 человек. Отклонение в большую сторону снижает мобильность группы, затрудняет совместную работу. Численность менее 5 человек увеличивает нагрузку на каждого члена группы и снижает ее суммарную компетентность. Нежелательно также одновременное включение одного работника в две и более группы.

5. Необходимо избегать включения в группы лиц с явно выраженными конфликтными свойствами характера.

6. Очень важен для эффективной работы правильный выбор руководителя (лидера) группы. При определении проблемы, решением которой предстоит заняться в целях повышения производительности, руководство предприятия определяет кандидатуру руководителя группы. Кандидата знакомят с намеченной для решения проблемой, правилами работы проблемных групп и после получения его согласия на роль лидера предлагают составить список предполагаемых членов группы. В случае необходимости данный список корректируется, дополняется, но все изменения согласовываются с руководителем группы.

7. Если количество проблем, требующих решения, больше, чем количество групп, сформированных по указанным выше принципам, целесообразно временно отказаться от решения части проблем, но не нарушать принципы подбора групп, так как в этом случае их работа будет неэффективной.

Работа проблемных (тематических) групп ведется на основе проблемно-программного подхода. Он состоит в том, что система повышения производительности основывается не на сглаживании, а на выявлении, иногда даже искусственном обострении проблем и последующем их разрешении.

Снятие любой проблемы в производственном или управленческом процессе приводит к повышению производительности, сокращению нерациональных запасов и затрат, следовательно, ее надо рассматривать не как порок системы, а как незадействованный источник прибыли, который следует использовать возможно полнее. Как рекомендуют японские консультанты, «проблему надо любить». При выборе проблем, решением которых должны будут заняться тематические группы, целесообразно руководствоваться следующими критериями:

1. Проблема должна быть важной, значимой и острой для предприятия в данное время.

2. Причины, породившие проблему, должны быть преимущественно внутреннего характера, т.е. их устранение может в большей степени зависеть от усилий самого предприятия, а не от внешних обстоятельств.

3. Приоритет следует отдавать проблемам, сущность которых может быть выражена не только качественными, но и количественными характеристиками, а решение может быть получено через 2–3 месяца после начала работы.

Деятельность проблемных групп должна вестись в соответствии со следующими основными правилами:

1. Каждая группа должна работать не более чем над 1–2 проблемами одновременно.

2. Окончательная формулировка проблемы, ее количественные характеристики должны быть определены группой совместно с внешним или внутренним консультантом предприятия.

3. Для практического решения проблемы группой разрабатываются программа и план работы.

4. В плане работы должны быть задействованы все члены группы, а его временной горизонт предпочтительнее ограничить периодом в 2–4 месяца, даже если для полного решения проблемы требуется более длительный срок.

5. Программа и план работы представляются и защищаются группой на заседании штаба (совета по инновациям).

6. Работа должна вестись группой систематически, для чего необходимо на весь планируемый период определить день недели и время сбора группы для обсуждения выполненной работы и решения намеченных вопросов. Этот день не должен изменяться, а встречи группы отменяться без крайних к тому оснований.

7. Важнейшим моментом в деятельности проблемных групп является представление разработанных ими материалов на штаб.

Результативность и эффективность работы проблемных групп могут быть измерены степенью выполнения разработанных ими программ, т.е. отношением выполненных мероприятий к их общему количеству.

Работа в проблемных группах, руководство ими способствуют появлению новых лидеров в коллективе, раскрытию потенциальных способностей ряда работников, приобретению ими навыков руководства и уверенности в своих силах.

Номинальные группы – форма консультирования, в виде организации группы работников нескольких подразделений, созданной для исследования и решения конкретной задачи, группа распускается после её решения.

Преимущества:

1. Высокое качество и всесторонняя проработка решений.

2. Высокий уровень культуры подготовки и принятия решений.

3. Согласованность в действиях специалистов при реализации решений.

Недостатки:

1. Относительная продолжительность выработки решений (от нескольких недель до нескольких месяцев)

В отличие от проблемных номинальные группы являются обычно краткосрочными образованиями (до 1–3 месяцев), создаются для решения конкретной, чаще всего локальной, задачи. Их деятельность бывает не столь жестко формализована, план или программа работы делаются в упрощенной форме и не рассматриваются на штабе. Номинальная группа распускается после решения поставленной перед ней задачи, тогда как проблемная группа обычно выбирает следующую проблему.

Рабочие группы – форма консультирования, в виде организации группы производственно-технологических работников, созданной для решения конкретной задачи, распускается после её решения.

Преимущества:

1. Вовлечение практически всего персонала фирмы в движение за повышение производительности.

2. Рост общей организационной культуры и культуры производства.

3.Высокий уровень адаптированности выработанных решений к конкретным производственно-техническим условиям.

Недостатки:

Значительная продолжительность периода от начала внедрения метода до получения результатов в виде решения проблем.