Сущность и значение двойной записи на счетах

При изменениях в балансе, происходящих под влиянием хозяйст­венных операций, каждая операция вызывает равновеликие измене­ния в двух статьях баланса. Равенство итогов актива и пассива баланса не нарушается. При отражении операций на счетах, органически свя­занных с балансом и открываемых на основе его статей, каждая хозяй­ственная операция также будет вызывать двойные и равновеликие из­менения. Это позволяет отражать хозяйственные операции на счетах способом двойной записи.

Сущность этого способа состоит в том, что каждая хозяйственная операция отражается в одинаковой сумме по дебету и кредиту разных счетов. Текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов на сумму отражаемой хозяйственной операции, называется бух­галтерской статьей. Бухгалтерские статьи часто называют бухгалтер­скими проводками, бухгалтерскими записями и реже счетными формулами. Составить бухгалтерскую проводку - значит указать, на какую сторону каких счетов нужно записать сумму операции.

Пример 1. Получено с расчетного счета в банке в кассу для выдачи заработной платы рабочим и служащим 10 000 руб.

Операция вызывает изменение на счетах «Касса» и «Расчетные счета». Оба они являются активными счетами, поскольку на них отражается имущество организации. Денежные средства в кассе увеличи­тесь на 10 000 руб., поэтому сумму нужно записать в дебет счета «Касса» (увеличение в активных счетах отражается по дебету счета). Денежные средства на расчетном счете уменьшились на 10 000 руб., поэтому сумму нужно записать в кредит счета «Расчетные счета» (умень­шение в активных счетах отражается по кредиту счета). Следовательно, по первой операции нужно сделать следующие записи:

Дебет счета «Касса 10000 руб.

Кредит счета «Расчетные счета» 10000 руб.

На основании составленной бухгалтерской проводки 10 000 руб. записывают в дебет счета «Касса» и кредит счета «Расчетные счета».

Пример 2. Оплачена задолженность поставщикам за счет кредитов банка на 5000 руб. По этой операции корреспондируются два счета: «Краткосрочные кредиты» и «Расчеты с поставщиками». Счет «Расчеты с поставщиками» является пассивным, так как его остаток отражает источник обязательства организации. Задолженность перед поставщиками уменьшается, уменьшение в пассивном счете отража­ется по дебету счета, поэтому счет «Расчеты с поставщиками» надо дебетовать на 5000 руб. Счет «Краткосрочные кредиты» является пас­сивным. Остаток его увеличивается на 5000 руб., поэтому счет надо кредитовать на указанную сумму.

Д - т «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» -

К-т «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

Пример 3. От поставщиков поступили материалы на сумму 1000 руб. По операции корреспондируются счета «Материалы» и «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет «Материалы» - активный, запасы материала увеличиваются, поэтому он будет дебетоваться на 1000 руб. Счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - пассивный, задолженность перед поставщиками уве­личивается, поэтому он будет кредитоваться на 1000 руб.

В соответствии с проводкой записывают 1000 руб. в дебет счета «Материалы» и в кредит счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Пример 4. Из кассы выдана заработная плата рабочим и служащим в сумме 10000 руб. По операции корреспондируются два счета: «Касса» и «Расчеты по оплате труда». Операция вызывает уменьшение средств в кассе, поэтому активный счет «Касса» надо кредитовать на 10000 руб. Одновременно происходит уменьшение сальдо на пассивном счете «Расчеты по оплате труда», который надо дебетовать.

Вместе с тем двойная запись имеет большое познавательное зна­чение, так как показывает, откуда (или за счет каких источников) по­ступили средства и куда они направляются.

Для руководства хозяйственной деятельностью необходи­мо иметь информацию об объектах бухгалтерского учета раз­личной степени детализации. Поэтому для получения различ­ных по степени детализации данных в бухгалтерском учете используются две группы счетов: синтетические и аналити­ческие.

Синтетические счета служат для укрупненной группиров­ки и учета однородных объектов, а аналитические счета - для подробной их характеристики.

Отражение хозяйственных средств и процессов на синте­тических счетах называется синтетическим учетом, а на ана­литических счетах - аналитическим учетом.

Синтетический учет ведется в денежном выражении. В ана­литическом учете используются три группы измерителей. В аналитических счетах, отражающих движение товарно-мате­риальных ценностей, учет ведется в денежном и натуральных измерителях, т.е. в количественно-суммовом выражении (рис. 2.3).

Взаимосвязь между синтетическими и аналитическими сче­тами выражается в следующем:

• аналитические счета ведутся для детализации синтетичес­ких счетов;

• операция, записанная по синтетическому счету, должна быть обязательно отражена и на соответствующих аналити­ческих счетах, открытых к данному синтетическому счету;

• на синтетическом счете операция записывается общей сум­мой, а на его аналитических счетах - частными суммами, да­ющими в итоге ту же общую сумму;

• запись в аналитическом счете производится на ту же сто­рону, что и в синтетический счет, т.е. их строение одинаково.

Рис. 2.3. Взаимосвязь счетов бухгалтерского учета

Промежуточное место между синтетическими и аналити­ческими счетами занимают субсчета. Субсчет - способ группировки данных аналитических сче­тов.

Количество синтетических счетов и субсчетов определя­ется потребностями составления отчетности. Количество ис­пользуемых на предприятиях аналитических счетов опреде­ляется потребностями управления хозяйствующим субъектом.

Данные синтетического и аналитического счетов обобщаются в конце отчетного периода с целью получения сводной информации. Одним из способов обобщения данных текущего бухгалтерского учета являются оборотные ведомости.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета представляет собой сводку оборотов и остатков по счетам за определенный период времени. Необходимо соблюдение 3 равенств (начальных остатков, оборотов, конечных остатков)

Возможности использования оборотных ведомостей ограничены. Нельзя определить, откуда ценности поступили, куда они направлены. Такую информацию дает шахматная оборотная ведомость (видна корреспонденция счетов). Это свод оборотов по счетам, служащий для раскрытия их содержания и проверки правильности корреспонденции счетов.