- •Федеральное агентство по образованию Саратовский государственный социально-экономический университет
- •Дипломная работа
- •Глава 1. Предмет, цели и принципы реинжиниринга бизнес-процессов 7
- •Глава 2. Методика реинжиниринга бизнес-процессов на производственном предприятии при внедрении системы sap r/3 20
- •Глава 3. Реинжиниринг бизнес-процесса «Контроль счетов» при внедрении системы sap r/3 на предприятии ооо «Бош Пауэр Тулз» 33
- •Глава 1. Предмет, цели и принципы реинжиниринга бизнес-процессов
- •1.1. Необходимость реинжиниринга бизнес-процессов на предприятии
- •1.2. Информационная система предприятия, как объект реинжиниринга бизнес-процессов
- •1.3. Цели и принципы реинжиниринга бизнес-процессов
- •Глава 2. Методика реинжиниринга бизнес-процессов на производственном предприятии при внедрении системы sap r/3
- •2.1 Взаимная обусловленность бизнес-процессов и информационных технологий. Концепция построения системы sap r/3
- •2.2. Основные трудности проекта реинжиниринга бизнес-процессов предприятия при внедрении sap r/3
- •2.3. Разработка этапов реинжиниринга бизнес-процессов при внедрении sap r/3, учитывающих специфику этой системы и российские условия
- •Глава 3. Реинжиниринг бизнес-процесса «Контроль счетов» при внедрении системы sap r/3 на предприятии ооо «Бош Пауэр Тулз»
- •3.1. Подготовительный этап
- •3.1.1. Общий анализ ситуации
- •3.1.2. Диагностика проблем
- •3.1.3. Задачи проекта
- •3.2. Общая характеристика автоматизации бизнес-процесса «Контроль счетов» в системе в sap r/3
- •3.2.1. Задачи и функции бизнес-процесса
- •3.2.2. Стандартная процедура функционирования бизнес-процесса
- •3.2.3. Данные необходимые для функционирования бизнес-процесса
- •3.2.4. Отражение в системе sap r/3 дополнительных расходов
- •3.2.5. Отражение в системе sap r/3 курсовых разниц
- •3.2.6. Отражение в системе sap r/3 ндс
- •3.3. Общая характеристика существующего бизнес-процесса «Контроль счетов» на предприятии ооо «Бош Пауэр Тулз»
- •3.3.1. Моделирование и анализ бизнес-процесса «Как есть»
- •3.3.2. Обязательные требования к программе, автоматизирующей бизнес-процесс на предприятии
- •3.3.2.1. Классификация требований
- •3.3.2.2. Требования к отражению курсовых разниц
- •3.3.2.3 Требования к отражению и принятию к вычету налога на добавленную стоимость
- •3.3.2.4 Требования к оценке материально-производственных запасов
- •3.4. Моделирование бизнес-процесса «Контроль счетов» «Как должно быть»
- •3.5. Шаги, необходимые для преобразования бизнес-процесса «Контроль счетов»
- •Заключение
- •Приложения
- •8 Майерс г. Надёжность программного обеспечения. Пер. С англ. М.: Мир 1980г. – с. 93.
- •9 Кучкаров з. Как оптимизировать бизнес-процессы // Генеральный директор. – 2006.- №10. - http://www.Cfin.Ru/itm/bpr/bussnpr_optimization.Shtml
3.3. Общая характеристика существующего бизнес-процесса «Контроль счетов» на предприятии ооо «Бош Пауэр Тулз»
3.3.1. Моделирование и анализ бизнес-процесса «Как есть»
В рамках рассмотрения существующей организации процесса нами была построена модель нотации IDEF0. Основной целью построения диаграмм верхнего уровня был анализ контекста функций (см. приложение № 3, 4, 5 и 8), относящихся в SAP к процессу «Контроль счетов». Главной задачей диаграмм-декомпозиций было представление логики реализации этих функций (см. приложение № 6, 7 и 9).
Как видно из схемы (см. приложение № 5 и 8), в настоящее время функции, относящиеся в SAP к процессу «Контроль счетов», выполняются на разных этапах закупки товаров. Они не объединены в единый БП, разбросаны во времени и осуществляются несколькими отделами.
В качестве основных входных документов используются:
счёт-фактура для осуществления в «1С:Предприятие» проводки по принятию к вычету «входного» НДС;
счёт на оплату от российских поставщиков для внесения в программу «Клиент-Банк» платёжных поручений (при отсутствии счёта данные вносятся на основании счёт-фактуры);
инвойс от иностранных поставщиков для составления таблицы, которая в последствии используется для внесения в программу «Клиент-Банк» платёжных поручений.
ГТД, транспортная накладная, акт для отражения дополнительных расходов.
Результатом выполнения процесса на данный момент времени является просто отражение в бухгалтерском учёте расчётов с контрагентами, НДС и дополнительных расходов на приобретение материала. Данные для оплаты счетов от поставщиков подготавливаются параллельно.
При анализе диаграмм верхних уровней были выявлены восемь основных проблем.
Проблема №1: отсутствие чёткого описания процесса «Как есть» в виде должностных инструкций и стандартов предприятия, что затрудняет не только повседневную работу сотрудников предприятия, но и деятельность консультантов по внедрению.
Проблема №2: отсутствие формально закреплённой процедуры передачи документов на оплату.
Проблема №3: несоблюдение сотрудниками отдела «Логистика» графика передачи документов в отдел «Бухгалтерия», что часто приводит к серьёзным задержкам в их предоставлении и учёте.
Проблема №4: заказы на поставку оформляются отделом закупок в программе «1С:Предприятие» только при серийных поставках импортных товаров, а должны осуществляться в 95% всех закупок.
Проблема №5: при поставках российских товаров не проверяется соответствие пришедших товаров и товаросопроводительных документов договору.
Проблема №6: данные в программу Клиент-Банк вводятся вручную. Возможности программы «1С:Предприятие» по автоматическому формированию платёжных поручений и их загрузке в программу «Клиент-Банк» на предприятии не используются. Услуги по занесению платёжных поручений ООО «Бош Пауэр Тулз» оказывает «Финансовый отдел» ООО «Роберт Бош Саратов». Предприятие несёт большие издержки по оплате этих услуг.
Проблема №7: при передаче счетов на оплату не ведется журнал их учёта. Это иногда приводит к потере переданных документов и, соответственно, к задержке оплаты или повторной оплате, финансовым издержкам.
Проблема №8: риск оплаты товара до подтверждения прихода количества, указанного в счёт-фактуре или инвойсе. Это происходит из-за того, что при приходе товара сотрудники отдела «Логистика» часто заносят в «1С:Предприятие» данные на основе товарной накладной, а выяснение ситуации с поставщиком при расхождении между фактическим приходом и количеством товара по документам происходит позже. При оплате задолженности, документов, подтверждающих фактический приход, не запрашивается.
Характерной чертой процесса является также то, что в настоящее время контроль и оплата счетов от российских поставщиков и инвойсов от иностранных сильно отличаются друг от друга. Функции по подготовке соответствующих документов для оплаты в этих процессах лежат на разных отделах.
Рассмотрим проблемы, выявленные при анализе диаграмм нижних уровней.
Проблема №1: отсутствует полноценная база поставщиков: в системе «1С:Предприятие» в общем случае заполнены только их названия и общие реквизиты, адреса контрагентов не занесены в 60% случаев, а банковские данные - в 90%. Отдел «Закупки», которому поручено ведение базы данных поставщиков, не отслеживает и не заносит в систему изменения их реквизитов. Кроме того, в «1С:Предприятие» встречаются дубликаты контрагентов, что серьёзно затрудняет работу отдела «Бухгалтерия» по ведению взаиморасчётов с ними.
Проблема №2: отдел «Бухгалтерия» часто сталкивается с неправильно отражённой в «1С:Предприятие» кредиторской задолженностью, что связано:
- с неверным зачётом предоплаты и основной задолженности,
- несоответствием открытой задолженности оплате,
- неверно взятым курсом при приходе материалов.
На выявление ошибок и их исправление уходит много времени.
Проблема №3: перенос рутиной работы по формирования налоговой отчётности на конец периода. Отдел «Бухгалтерия» обязан в каждый налоговый период, который составляет один квартал, формировать «Книгу покупок». К «Книге покупок» должны прикладываться копии полученных от поставщиков счет-фактур. В текущем периоде копирования данных документов не происходит, поэтому к концу квартала накапливается очень большой объём счет-фактур, уложенных в разные папки и разбитых по приходам, которые необходимо отобрать, отксерокопировать и отсортировать.
Проблема №4: в «1С:Предприятие» нет чёткого разбиения материалов по номенклатурным группам, что практически сводит на нет возможность формирования «1С:Предприятие» соответствующих автоматических проводок. Дело в том, что счета, используемые программой для учёта тех или иных материалов, привязаны к «группам номенклатуры»21, а если на предприятии не обеспечивается корректное отнесение материалов к номенклатурным группам, сотрудники бухгалтерии вынуждены постоянно менять счета непосредственно при проведении документов.
Перечисленные пункты критичны уже для существующей организации процесса. Но в настоящее время они приводят только к большей трудоёмкости БП и задержкам в их выполнении. Система SAP R/3 предъявляет большие требования к полноте и качеству информации в базах данных. Реализация многих процессов в системе становится просто невозможной при отсутствии или неправильности данных в программе. Ограничения прав и доступных полей для редактирования не позволяют пользователям непосредственно в транзакции ввода документа менять информацию, зависящую от общих настроек или ранее занесённых параметров. Таким образом, проблемы неэффективности существующей организации процесса становятся задачами, без решения которых невозможна автоматизация на базе системы SAP R/3. При этом подразумевается не просто коррекция и дополнение имеющихся баз данных для миграции, но и организационные меры по обеспечению их полноты в будущем.