3.2.3. Данные необходимые для функционирования бизнес-процесса

В зависимости от типа информации данные в системе SAP хранятся в различных основных записях (например, в основной записи материала или в основной записи поставщика). Централизованное хранение данных предотвращает их избыточность. Этим гарантируется постоянная актуальность информации, формируемой в различных отделах (планирования потребности в материалах, закупок, управления запасами, управления качеством, контроля счетов) и используемой разными отделами.

Данные в системе SAP R/3 можно разделить на две группы:

• основные данные;

• переменные данные.

К основным в системе SAP относятся данные об объектах, например о материалах. Каждый объект имеет однозначный номер, по которому его можно идентифицировать в системе.

С помощью переменных данных в SAP R/3 фиксируются операции или события. В системе автоматически создается документ при каждой проводке, выполняемой при создании заказа на поставку, соглашении о поставке партиями, поступлении материала или счёта. Данные документа операции зависят от того, к какой прикладной области она относится. Каждый документ получает номер, с помощью которого он может быть идентифицирован.

Предварительным условием успешного протекания процесса «Контроль счетов» занесения счёта является наличие в системе SAP R/3 следующих данных (см. схему №1).

Схема № 1

Данные, необходимые для процесса «Контроль счетов» в SAP

Данные материала

Данные материала - это информация о материалах, закупленных или изготовленных на предприятии. К ним относятся номер материала, название материала, единицы измерения, данные о запасах, допустимые размеры сверхпоставки и недопоставки, коды напоминаний, цены и данные управления ценами. Все материалы в SAP оцениваются по средней скользящей цене (цена конкретного товара усредняется при каждом его поступлении) или стандартной цене (фиксированная цена определяется на год экономическим отделом).

Данные материала ведутся различными отделами в системе управления материальными потоками (ММ).

Данные поставщика (кредитора)

В данных поставщика содержится информация о поставщиках, с которыми работает компания. Они включают адрес поставщика, данные банка, возможно, название головного офиса банка, валюту поставщика, а также условия оплаты и поставки. Данные поставщика ведутся в отделах закупок, учета и отчетности.

Данные бухгалтерского учета

Данные бухгалтерского учета используются для определения основных счетов. К ним относятся название, вид счёта, валюта, в которой ведется счёт, информация о том, разрешена ли прямая проводка по этому счёту и какому финансовому плану он присвоен. Данные бухгалтерского учета ведутся в компоненте Финансы.

Документ закупки (Заказ)

Документ закупки содержит номер поставщика, дату заказа на поставку, условия поставки, номер материала и объем заказа.

Документ материала

Документ материала создается при проводке поступления материала. В нем указывается дата проводки, поставленное количество, в некоторых случаях - номер накладной поставщика и номер заказа на поставку, к которому относится поступление материала. В документе материала фиксируются количественные изменения.

В результате проведения счёт в системе создаётся бухгалтерский документ. Он содержит подробную информацию об отдельных проводках с номером счёта, кодом проводки и суммой. В бухгалтерском документе фиксируются изменения в стоимостном отношении.