3.1.3. Задачи проекта

Для решения выявленных проблем необходимо:

1) Рассмотреть данный процесс с двух точек зрения:

• порядок осуществления процесса в SAP R/3; требования, предъявляемые процессом к предметной области;

• порядок осуществления функций, относящихся к данному процессу на фирме ООО «Bosch Power Tools» в настоящее время; обязательные требования, которым должна соответствовать программа, автоматизирующая их.

2) На основе анализа существующего порядка документооборота и специфики автоматизации данного процесса в SAP R/3 необходимо разработать модель процесса «Как должно быть» с учётом требований «обеих сторон».

3) Подготовить шаги, необходимые для преобразования модели «Как есть» в модель «Как должно быть».

Следует отметить, что при построении моделей бизнес-процессов нам необходимо рассматривать не только их логику, то есть последовательность шагов, которая позволяет БП осуществлять возложенные на них функции, но и их контекст. Это необходимо для выявления ошибок межпроцессного взаимодействия и установления сопряжений между БП.

3.2. Общая характеристика автоматизации бизнес-процесса «Контроль счетов» в системе в sap r/3

3.2.1. Задачи и функции бизнес-процесса

Процесс контроля счетов является составной частью модуля «Управление материальными потоками» (MM) системы SAP R/3 и считается заключительной стадией приобретения товаров и услуг.

Результат его выполнения - проведение и направление счёта на оплату (последующая выгрузка данных об оплате в платёжную банковскую программу (например, «Клиент-Банк»)).

Характерной чертой данного процесса является его тесная связь с большим количеством других процессов, относящихся к различным отделам предприятия и модулям SAP R/3 (это касается, как получения данных от них, так и внесения изменений в данные, используемые ими). Так, контроль счетов обеспечивает связь компонента «Управление материальными потоками» с компонентами «Финансовая бухгалтерия», «Контроллинг», «Бухгалтерский учет основных средств».

В системе управления материальными потоками контроль счетов завершает процесс заготовки материала, который начинается с заявки на материал в системе закупок, продолжается выполнением операций закупки и поступления материала и заканчивается поступлением счёта. Задачей данного БП является контроль соответствия поступившего количества товара заказу и товаросопроводительным документам и обеспечение направления на оплату только корректных счетов.

В функции контроля счетов входит:

• ввод поступивших счетов;

• проверка правильности счетов с точки зрения их содержания, цен и расчётов;

• выполнение бухгалтерских проводок, а именно: бухгалтерский учёт задолженности поставщику, дополнительных расходов, принятие к вычету НДС;

• обновление некоторых данных в системе SAP, например открытых позиций, цен материалов, книги покупок;

• проверка счетов, блокированных по причине больших расхождений с заказом на поставку.

3.2.2. Стандартная процедура функционирования бизнес-процесса

 Счёт содержит различную информацию:

• кто выставил счёт;

• к какой операции он относится;

• какова сумма налога.

Процедура «Контроль счетов» в SAP R/3 осуществляется посредством транзакции MIRO. Если в счёте есть ссылка на уже существующий в системе документ, система автоматически найдет к ней соответствующую информацию и предложит значения для проверки. Извлекаемая информация включает в себя:

• условия платежа;

• расчётные количества по счёту;

• ожидаемые суммы по каждой позиции.

Если в счёте поставщика указаны другие значения, то их можно ввести поверх предлагаемых данных. Например, если счёт ссылается на заказ на поставку, то достаточно указать только номер этого заказа. Система выберет соответствующий документ и предложит данные, взятые из заказа на поставку, включая поставщика, материал, заказанное количество, условия поставки и условия оплаты. Если данные, предлагаемые по умолчанию, отличаются от фактических, содержащихся в счёте, то их нужно исправить, введя новые. Можно просмотреть историю заказа на поставку, чтобы узнать, какое количество материала было поставлено и сколько было включено в счёт ранее.

В зависимости от документов, служащих в системе основанием формирования счёта различают следующие виды счётов:

• Счёта, основанные на заказах на поставку.

При таком виде контроля счетов все позиции заказа на поставку можно рассчитывать вместе, несмотря на то, что поступления для какой-либо позиции осуществлялись несколькими частичными поставками. Все частичные поставки по позиции суммируются и проводятся вместе.

• Счёта, основанные на поступлении материала.

В этом случае при контроле счетов каждое поступление рассчитывается отдельно.

• Счёта без ссылки на заказ.

Если ссылка на заказ на поставку отсутствует, можно выполнять проводку непосредственно по счёту учета запаса материала, основному счёту или по счёту основного средства

При обнаружении отклонений между данными, содержащимися в заказе на поставку или в документе поступления материала, и данными счёта на экране появляется предупреждение. Проводка счёта в системе разрешается, но автоматически блокируется его оплата. После ввода счёта в системе осуществляется поиск соответствующего бухгалтерского счёта. Кроме того, создаются автоматические проводки для налога на добавленную стоимость, отклонений цен и показываются соответствующие записи проводки.

При блокировании счёта на оплату нужно установить причину возникновения отклонения, связавшись с отделами закупок, приемки материала, или кредитором. Счёт блокируется, если хотя бы в одной из его позиций есть отклонение. Для отклонений в позициях счёта существуют следующие основные причины блокирования (соответствующие коды блокирования приведены в скобках):

Отклонение в количестве (M)

Отклонение в количестве возникает, если количество, указанное в счёте не равно количеству в документе поступления товара. При возникновении такой ситуации программа автоматически направляет сотрудникам отдела, ответственного за приёмку материала, специальное сообщение-задачу (Workflow) в электронный почтовый ящик SAP. Получив данное сообщение, сотрудники должны подтвердить или исправить количество в форме учёта поступления материала программы SAP R/3. Если теперь количество соответствует счёту, то происходит его автоматическая разблокировка.

Отклонение в цене (P)

Отклонение в цене возникает, если цена счёта (сумма счёта, деленная на количество) не равна цене заказа. В таком случае программа автоматически направляет сотрудникам отдела закупок Workflow на проверку цены, указанной в заказе. Если после проверки цена соответствует счёту, происходит его разблокировка.

Сразу после проводки счёта в системе обновляются такие данные, как средняя цена заказанного материала и история заказа на поставку.

Проводка счёта завершает процедуру контроля счётов. Данные, необходимые для оплаты, теперь содержатся в системе. На основании не блокированных счётов SAP R/3 автоматически формирует список предлагаемых к оплате счетов, руководствуясь при этом датой счёта и указанными в нём условиями платежа. Схематично процесс контроля счетов в системе SAP R/3 можно представить следующим образом (см. приложение №2).