1.2. Информационная система предприятия, как объект реинжиниринга бизнес-процессов

Информационная система на предприятии «определяется как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают (или выбирают), обрабатывают, хранят и распределяют информацию, используемую в процессе принятия решений, координации и управления в организации. Кроме поддержки принятия решений, координации и контроля информационная система может также помогать менеджерам и служащим анализировать проблемы, выявлять и рассматривать сложные объекты и создавать новые продукты»⁶.

Из приведённого выше определения становится ясно, что под информационными системами не обязательно подразумевают компьютерную обработку информации.

Информационная система каждого предприятия содержит сведения необходимые ему для осуществления деятельности (информация о людях, местах и объектах внутри организации или в ее окружении). Сюда могут относиться как документы или информация, представленные в электронной форме, так и сведения на бумажных носителях или информация, передаваемая в устной форме.

Различают формальные и неформальные информационные системы.

Информационные системы, работающие в соответствии с заранее определенными правилами, являются формальными, а информационные системы, функционирование которых не подчинено жестко определённым в организации правилам и нормам хранения и обработки информации, считаются неформальными. К последним относятся, например, праздные беседы в офисе.

Компьютеры и программы автоматизируют формальные информационные системы, основой которых являются установленные в соответствии с имеющимися на предприятии инструкциями информационные связи между отдельными структурными подразделениями.

Сами по себе компьютеры и компьютерные программы не могут продуцировать требуемую информацию, следовательно, они представляют собой только техническую составляющую функционирования информационных систем.

Этот подход позволяет выделить информационную систему предприятия, как объект реинжиниринга, который при такой постановке задачи подразумевает под собой создание всей информационной системы предприятия.

Особого внимания при этом заслуживают именно внутренние информационные связи, от правильной организации которых зависит деятельность всего предприятия. Последующая автоматизация процессов и их эффективная работа возможны лишь при наличии четко сформулированных правил взаимодействия отдельных объектов информационной системы предприятия.

В следующем параграфе сформулируем основные принципы, которыми следует руководствоваться при анализе информационных потоков между отдельными процессами и структурными элементами организации и при разработке новой информационной системы предприятия.

1.3. Цели и принципы реинжиниринга бизнес-процессов

«Современная процессно-ориентированная организация  – это совокупность специализированных функциональных отделов с одной стороны, и совокупность бизнес-процессов – с другой. В каждом из отделов реализуются отдельные функции бизнес-процессов, а сотрудники таких организаций помимо классического функционального подчинения подчиняются в рамках выполняемых бизнес-процессов соответствующим владельцам этих процессов»⁷.

В настоящее время существует множество подходов к определению понятия «бизнес-процесс» (БП). Обычно под бизнес-процессом (с некоторыми различиями) понимается устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определённой технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Но для целей реинжиниринга нужно более конструктивное определение бизнес-процесса, дающее ответ на вопрос: какие основные свойства работ, технологических операций на предприятии являются определяющими для отнесения их в отдельный бизнес-процесс?

Попробуем дать определение оптимальному бизнес-процессу, которое позволит облегчить эту задачу.

Для этого обратимся к структурной (или по-другому функционально-ориентированной) методологии описания бизнес-процессов. Как известно, в основу данного подхода к описанию бизнес-процессов были положены метод структурного анализа, проектирования и разработки программного обеспечения. Но необходимо определить, какому конкретно объекту структурного программирования соответствует бизнес-процесс, и сделать вывод, полезный для практики реинжиниринга.

И так, основными целями выделения на предприятии бизнес-процессов являются:

• уменьшение количества вертикальных связей на предприятии,

• упрощение управления предприятием,

• облегчение контроля выполнения операций,

• снижение временных и финансовых затрат на выполнение функций;

• достижения многократного улучшения основных показателей эффективности.

Аналогичные цели преследует разработчик программного продукта при разбиении программы на модули: достижение минимальной сложности программы, облегчение её сопровождения и адаптации.

Сопоставим базовые характеристики бизнес-процесса и программного модуля.

«Программный модуль – замкнутая программа, которую можно вызвать из любого другого модуля в программе и можно отдельно компилировать»⁸. Из этого определения вытекают основные характеристики программного модуля:

1. программный модуль должен иметь один вход и один выход;

2. программный модуль должен решать самостоятельную задачу по принципу один программный модуль - одна функция (или группа связанных функций);

3. размер программного модуля должен быть ограничен;

4. работа программного модуля не должна зависеть:

- от входных данных;

- от того, какому программному модулю предназначены его выходные данные;

- от предыстории вызовов программного модуля.

5. программный модуль должен возвращать управление тому программному модулю, который его вызвал;

6. программный модуль может вызывать другой программный модуль;

7. программный модуль должен иметь спецификацию.

Все вышеперечисленные характеристики можно отнести и к бизнес-процессу.

Действительно, согласно теории оптимизации бизнес-процессов, при выделении на предприятии бизнес-процессов необходимо стремиться к тому, чтобы каждый бизнес-процесс:

1. имел как можно меньше так называемых входов и выходов («идеально иметь один унифицированный «вход» и два-три «выхода» (в другие процессы), причем один «выход» — при правильном протекании процесса, а остальные — по исключениям»⁹) Т.о. упроститься управление таким процессом;

2. выполнял законченную функцию (или набор связанных функций)

3. имел ограниченное количество процедур («оптимально — от 7 до 11; в этом случае процесс можно контролировать, планировать и можно эффективнее им управлять» ¹⁰);

4. имел строго фиксированный порядок преобразования входа в выход, то есть последовательность выполнения работ, которая не должна зависеть:

- от входных данных;

- от того, какой бизнес-процесс использует его выходные данные;

- от предыстории функционирования бизнес-процесса.

6) бизнес-процесс может пользоваться результатами функционирования другого бизнес-процесса («вызывать» другой бизнес-процесс).

7) имел спецификацию, предназначенную для формализации процесса и содержащую предложения по его улучшению.

Кроме того, важной характеристикой программного модуля является занимаемый объём памяти (затрачиваемые ресурсы компьютера), а для бизнес-процесса аналогичной характеристикой являются трудовые, материальные, финансовые ресурсы, затрачиваемые предприятием на его осуществление.

Значит, программный модуль и бизнес-процесс имеют сходные характеристики и цели построения, поэтому при выделении на предприятии бизнес-процессов имеет смысл руководствоваться теми же принципами, что и при разбиении программы на модули.

Как же можно использовать сделанный вывод на практике, то есть для целей реинжиниринга?

В книге Г. Майерса «Надёжность программного обеспечения» в главе «Проектирование структуры программы» автор рассматривает принципы композиционного проектирования.

Целями композиционного дизайна, является распределение подпрограмм по модулям (модулям высокой прочности) и минимизация связей по данным между модулями посредством использования метода передачи формальных параметров. Как уже отмечалось ранее, аналогичные цели преследует реинжиниринг по отношению к бизнес-процессам.

Воспользуемся методами композиционного проектирования программы для целей реинжиниринга.

Упрощение структуры предприятия достигается за счёт обеспечения высокой степени независимости бизнес-процессов, которая может быть обеспечена благодаря:

• максимизации связей внутри каждого бизнес-процесса (прочность бизнес-процесса);

• минимизации связей между бизнес-процессами (сцепление бизнес-процессов).

Будем считать, что структура предприятия (организации), в конечном счёте, будет представляться множеством действий его сотрудников, и эти действия будут иметь некоторые связи между собой. Таким образом, необходимо предусмотрительно расположить эти действия в отдельные «ящики» (бизнес-процессы) таким образом, что действия внутри бизнес-процесса были близко связаны, а каждая пара действий из двух разных бизнес-процессов была связана минимально.

Чем выше прочность бизнес-процесса и меньше сцепление, тем он больше связей прячет от внешней по отношению к нему части предприятия (организации) и, следовательно, тем больший вклад в упрощение структуры предприятия (организации) он может внести и тем легче контролировать результаты функционирования отдельных бизнес-процессов.

Таким образом, для обеспечения должного уровня независимости бизнес-процесса необходимо:

1. Проанализировать функцию или функции, которые бизнес-процесс должен выполнять.

Функция это внешнее описание бизнес-процесса; она описывает, что бизнес-процесс будет делать, если его «вызвать», но не как он это делает. Логика описывает внутренние алгоритмы бизнес-процесса, другими словами, как бизнес-процесс выполняет свои функции. Контекст описывает конкретное использование бизнес-процесса.

Функция некоторого бизнес-процесса может рассматриваться как сумма его логики и функций всех «вызываемых» им бизнес-процессов. Целью реинжиниринга является определение каждого бизнес-процесса таким образом, чтобы он выполнял законченную функцию и преобразовывал входы в выходы, представляющие ценность для потребителя (им может быть как конечный потребитель, так и другой бизнес-процесс). Такие бизнес-процессы будем называть функционально прочными.

2. Стараться объединить в один бизнес-процесс функции, которые используют один и тот же источник данных. Такой бизнес-процесс будем называть информационно-прочным.При таком подходе понижается зависимость бизнес-процессов друг от друга.

3. Ограничить связи между бизнес-процессами. Сильно связанные между собой процессы очень чувствительны к изменениям: практически любая модификация любого такого бизнес-процесса для удовлетворения нужд одного из «вызывающих» его бизнес-процессов влечет его некорректную работу с точки зрения остальных «вызывающих» его бизнес-процессов.

4. Оставшиеся связи между бизнес-процессами должны быть четко фиксированы (вид, время, способ передачи данных), то есть связь между бизнес-процессами осуществляется через жесткие, заранее определённые сопряжения. Неявные связи между процессами необходимо полностью устранить.

5. Достичь максимальной децентрализации процессов. Происходит децентрализация подразделений на основе централизованной информации. Вопрос о соотношении централизации и децентрализации в подходах к управлению всегда был спорным. Каждый из двух подходов имеет свои плюсы и минусы. Реинжиниринг бизнес-процессов, основанный на применении информационных технологий, позволяет использовать преимущества обоих подходов. Сохраняя децентрализованные подразделения, он позволяет обеспечить им доступ к централизованным данным.

6. Формализовать потоки данных: пересылаемые между бизнес-процессами данные должны быть отдельными элементами, а не сложными структурами (приветствуется использование таблиц, ограничение прав доступа на заполнение, редактирование отдельных элементов данных). Два бизнес-процесса сцеплены по данным, если входные и выходные параметры вызываемого бизнес-процесса оказываются простыми формализованными данными.

7. Исходить из того, что для каждого бизнес-процесса логика других процессов должна представлять собой «чёрный ящик». Так как сопряжения между процессами определены заранее, им не обязательно знать, как обрабатываются данные в том или ином процессе, а важно понимание своей роли в общей цепочки создания добавленной стоимости.

8. Как и в программировании модуля, необходимо заранее предусмотреть так называемые «контрольные точки», то есть параметры, по которым будут проверяться результаты функционирования бизнес-процесса.

9. Кроме того, при проектировании программы важно анализировать роль конкретного модуля или его отдельных частей в реализации программой поставленных перед ней задач. Именно это наряду с затрачиваемыми ресурсами является основным критерием оценки эффективности модуля. Аналогично, в рамках цепочки прибавления ценности, анализ отсутствия или создания ценности, является самым важным определителем необходимости и эффективности той или иной стадии бизнес-процесса. Деление процессов на прибавляющие и не прибавляющие ценность, является существенным фактором при анализе, проектировании, оценке производительности и оптимизации бизнес-процессов в компаниях, проводящих реинжиниринг бизнес-процессов.

Описанные принципы составляют основу разработанного нами структурного подхода к определению и построению бизнес-процессов на предприятии.

При таком подходе можно конкретизировать цель реинжиниринга: распределение отдельных функций по информационно и функционально прочным бизнес-процессам и минимизация связей по данным между бизнес-процессами посредством использования метода передачи формализованных данных.

Исходя из сделанных выше выводов, дадим определение оптимальному бизнес-процессу, которое позволит сделать его эталоном преобразования существующих на предприятии процессов:

Оптимальный бизнес-процесс – устойчивая замкнутая система взаимосвязанных бизнес-процессов, объединённых по принципам внешней независимости и внутренней прочности и направленных на преобразование информационных или материальных входов процесса в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Определение рекурсивное, так как в основу рассуждений положены принципы системного анализа. Дело в том, что любая деятельность может рассматриваться на разном уровне детализации. Например, деятельность предприятия в целом можно рассматривать как процесс, и это не будет противоречить приведённому выше определению. В то же время и оформление накладной можно рассматривать в качестве процесса.

Таким образом, структурный подход к определению и построению бизнес-процессов позволяет связать понятие бизнес-процесса и цели реинжиниринга, а так же сформулировать общие принципы реинжиниринга не привязанные к специфике отдельного предприятия или предметной области.