Приложения

Приложение №1

Функциональные блоки системы SAP R/3

Приложение №2

Стандартная схема бизнес-процесса «Контроль счетов» в SAP R/3

Приложение №3.

Контекстная диаграмма. Поставки товаров «Как есть»

Приложение №4.

Диаграмма нотации IDEF0 уровня А-0.

Поставки товаров «Как есть»

Приложение №5.

Диаграмма нотации IDEF0 уровня А-1.

Поставки импортных товаров «Как есть»²⁹

Приложение №6.

Диаграмма нотации IDEF0 уровня А-17.

Оплата «Как есть»

Приложение №7.

Диаграмма нотации IDEF0 уровня А-18.

Бухгалтерский учёт дополнительных расходов, НДС, закрытие кредиторской задолженности (импортные поставки) «Как есть»

Приложение №8.

Диаграмма нотации IDEF0 уровня А-2.

Поставки российских товаров «Как есть»³⁰

Приложение №9.

Диаграмма нотации IDEF0 уровня А-27.

Бухгалтерский учёт дополнительных расходов, НДС, закрытие кредиторской задолженности (российские поставки)

«Как есть»

Приложение №10

Контекстная диаграмма.

Поставки товаров «Как должно быть»

Приложение №11

Диаграмма нотации IDEF0 уровня А-0.

Поставки товаров «Как должно быть»

Приложение №12

Диаграмма нотации IDEF0 уровня А-4.

Таможенная обработка импортных товаров

и приёмка товаров «Как должно быть»

Приложение №13.

Диаграмма нотации IDEF0 уровня А-5.

Контроль счетов «Как должно быть»

Приложение №14.

Диаграмма нотации DFD уровня А-51.

Занесение в SAP задолженности перед

поставщиком за поставку товаров «Как должно быть»

Приложение №15.

Диаграмма нотации IDEF0 уровня А-52.

Отражение в SAP дополнительных расходов «Как должно быть»

Приложение №16a.

Диаграмма нотации IDEF0 уровня А-54.

Закрытие кредиторской задолженности в SAP «Как должно быть»

(Вариант I)

Приложение №16b.

Диаграмма нотации IDEF0 уровня А-54.

Закрытие кредиторской задолженности в SAP «Как должно быть»

(Вариант II)

Приложение №17

Диаграмма нотации IDEF0 уровня А-6.

Оплата «Как должно быть»

Приложение №18a.

Диаграмма нотации IDEF0 уровня А-61.

Отбор счетов на оплату «Как должно быть»

Приложение №18b.

Диаграмма нотации IDEF0 уровня А-61.

Отбор счетов на оплату «Как должно быть»

Приложение №19.

Образование курсовых разниц при погашении кредиторской задолженности в иностранной валюте до внедрения автоматического

платёжного процесса SAP R/3

1)Исходная ситуация:

Обязательство поставщика 100 евро

Дата переоценки кредиторской

задолженности 31.03.2009

Курс на 31.03.2009 1 евро = 44,9419 руб.

2) Учёт выписки из банка (платёжного поручения)

Дата платёжного поручения 16.04.2009

Курс на 16.04.2009 1 евро = 44,2653 руб.

Приложение №20.

Образование курсовых разниц при погашении кредиторской задолженности в иностранной валюте после внедрения в SAP R/3 автоматического платёжного процесса (стандартный процесс SAP)

1)Исходная ситуация:

Обязательство поставщика 100 евро

Дата переоценки кредиторской

задолженности 31.03.2009:

Курс 1 евро = 44,9419 руб.

2) Учёт «Списка счетов к оплате»

Дата проводки 15.04.2009

Курс на дату проводки 1 евро = 44,447 руб.

3) Учёт выписки из банка (платёжного поручения)

Дата платёжного поручения 16.04.2009

Курс на 16.04.2009 1 евро = 44,2653 руб.

Технический банковский счёт не релевантный балансу

Приложение №21.

О бразование курсовых разниц при погашении кредиторской задолженности в иностранной валюте после внедрения в SAP R/3 автоматического платёжного процесса (стандартный процесс SAP, адаптированный под требования российского бухгалтерского учёта)

1)Исходная ситуация:

Обязательство поставщика 100 евро

Дата переоценки кредиторской

задолженности 31.03.2009

Курс на 31.03.2009 1 евро = 44,9419 руб.

2) Учёт «Списка счетов к оплате»

Дата проводки 15.04.2009

Курс на дату проводки 1 евро = 44,447 руб.

3) Поступление выписки из банка (платёжного поручения)

Дата платёжного поручения 16.04.2009

Курс на 16.04.2009 1 евро = 44,2653 руб.

а ) Сторнирование проводки, образованной проведением данной позиции в рамках учёта «Списка счетов к оплате»

б) Закрытие кредиторской задолженности ручной проводкой.

Технический банковский счёт не релевантный балансу

Приложение №22

Концепция обработки мигрированного сальдо по субсчёту «Материалы в пути» счёта «Материалы»

1) Миграция данных из системы «1С:Предприятие»:

а) Мигрированное сальдо по счёту 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» в разрезе счетов.

б ) Мигрированное сальдо по счёту «Товары в пути» в разрезе документов поступлений товаров на транзитный склад.

2) Учёт в SAP поступления материалов со ссылкой на заказ (MIGO)

3) Учёт в SAP кредиторской задолженности со ссылкой на заказ (MIRO)

4) Переворот проводки мигрированной кредиторской задолженности по курсу последней переоценки.

5 ) Переворот проводки мигрированного сальдо по субсчёту «Материалы в пути» счёта «Материалы» по курсу на дату перехода права собственности.

6) Снятие излишне начисленных курсовых разниц

Продолжения приложения №22

Приложение №23

Выдержка из графика предоставления документов в отдел «Бухгалтерия», утверждённого при учреждении ООО «Бош Пауэр Тулз»³¹

Наименование документа/ Вид хоз.операции/

Создание документа

Проверка документа

Обработка док-та

Передача в архив

кол-во экз.

ответств.за выписку

ответств.за оформл.

ответств. за исполнен

срок исполн.

ответствен. за проверку

кто предст.

порядок предст.

срок представ.

кто исполн.

срок исполн.

кто исполн.

срок передачи

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Приходный ордер (форма № М-4) (в т.ч.применяется и для оформления прихода объектов ОС на склад, приём продуктов собственного изготовления)

1 - в бухгалтерию

СLP - склад, участок хранения материально-производственных запасов, объектов ОС

склад, участок хранения материально-производственных запасов, объектов ОС

склад, участок хранения материально-производственных запасов, объектов ОС

ежедневно

бухгалтер

склад, участок хранения материально-производственных запасов, объектов ОС

совместно со счёт-фактурой, счётом с указанным номером заказа и накладной Поставщика, реквизит ПО (М-4) "сдал" обеспечивается сотрудником PUE^32 или сотрудником, с чьего ав.отчета товар оприходован

ежедневно до 11 часов

бухгалтер

ежедневно

бухгалтер

ежедневно

Принятые условные сокращения и обозначения:

О – ответственный отдел; - Работа или входящий документ релевантный только для импортных поставок

П – отдел-получатель информации.

- - Работа или входящий документ релевантный только для российских поставок

- Электронный документ в SAP

Приложение №25.

Оптимизация процесса «Как есть» за счёт комбинации технических и организационных решений

Недостаток процесса «как есть»	Решение проблемы посредством автоматизации процесса на базе системы SAP R/3	Решение проблемы за счёт организации процесса на предприятии с учётом требований и возможностей системы SAP R/3
1. Отсутствие чёткого описания процесса «как есть»	Структура процесса и его сопряжения закреплены в SAP R/3.	В модели процесса «Как должно быть» осуществлён перенос функциональности системы на обязанности сотрудников, ответственных за выполнение тех или иных транзакций, и на фактический документооборот предприятия (см. приложения № 9-№17).
2. Отсутствие формально закреплённой процедуры передачи документов на оплату	Основным источником информации для оплаты является «Список предлагаемых к оплате счетов», формируемый в SAP R/3 на основании ранее введённых данных.	Модель процесса «Как должно быть» фиксирует порядок передачи документов, необходимых для валютного контроля (см. приложение №17).
3. Несоблюдение сотрудниками отдела «Логистика» графика передачи документов в отдел «Бухгалтерия»		Закреплённый в модели «Как должно быть» порядок процесса не позволяет вносить данные, необходимые для оплаты, в систему без предоставления полного комплекта документов. Такая организация процесса служит рычагом воздействия на скорость предоставления документов(см. приложение №10)..
4. Заказы на поставку оформляются отделом «Закупки» в программе «1С:Предприятие» только при серийных поставках импортных товаров, а должны осуществляться в 95% всех закупок	Обработка в системе SAP документов, ссылающихся на конкретный заказ гораздо удобнее.	Закрепление обязательного требования по созданию заказа в системе SAP (95% вех закупок)
5. При поставках российских товаров не проверяется соответствие пришедших товаров и товаросопроводительных документов договору	При наличии в SAP R/3 заказа на покупку, составляемого на основе договора, система автоматически проверяет соответствие поступления товара и счёт-фактуры заказу
6. Данные в программу «Клиент-Банк» вводятся вручную. Высокие расходы ООО «Бош Пауэр Тулз» на услуги «Финансового отдела» ООО «Роберт Бош Саратов» по занесению в программу «Клиент-Банк» платёжных поручений.	SAP R/3 предоставляет возможность выгружать «Список предлагаемых к оплате счетов», пригодный для загрузки в программу «Клиент-Банк».	Модель процесса «Как должно быть» закрепляет действия сотрудников по обеспечению всей необходимой для этого информации в системе SAP R/3 (см. приложение №13).
7. При передаче счетов на оплату не ведется журнал их учёта	Все данные, выгружаемые из SAP R/3 и загружаемые в программу «Клиент-Банк», фиксируются в «Списке счётов на оплату»
8. Риск оплаты товара до подтверждения прихода количества, указанного в счёт-фактуре или инвойсе	В «Список предлагаемых к оплате счетов» данные попадают только после подтверждения программой SAP R/3 соответствия количества, указанного в счёте, поступлению товара, а цены - заказу
9. Отсутствует полноценная база контрагентов. В «1С:Предприятие» встречаются дубликаты контрагентов	Требования SAP к созданию контрагентов очень жёсткие. Система не позволяет пользователю оставить пустыми поля, обязательные для заполнения.	В концерне «Бош» правом заносить кредиторов в систему SAP обладают только два представителя одной страны. Это помогает избежать создания дубликатов контрагентов и унифицирует процедуру их занесения.
10. В «1С:Предприятие» нет чёткого разбиения материалов по номенклатурным группам, что практически сводит на нет возможность формирования «1С:Предприятие» соответствующих автоматических проводок	В системе SAP обязательно отнесение материала к конкретной номенклатурной группе, определяющей дальнейшие параметры его учёта
11. Отдел «Бухгалтерия» часто сталкивается с неправильно отражённой в «1С:Предприятие» кредиторской задолженностью, что связано: - с неверным зачётом предоплаты и основной задолженности, - несоответствием открытой задолженности оплате, - неверно взятым курсом при приходе материалов. На выявление ошибок и их исправление уходит много времени.	Задачей процесс «Контроль счетов», предусмотренного в SAP является проверка соответствия поступившего количества товара заказу и документу счёта и обеспечение направления на оплату только корректных счетов. При осуществлении транзакции MIRO бухгалтер может проверить, правильно ли был взят курс при приходе, и вовремя исправить ситуацию. Привязка документов материала и документов счёта к заказу позволяет системе автоматически корректировать задолженность на сумму предоплаты.	В модели процесса «Как должно быть» осуществлён перенос функциональности системы на обязанности сотрудников, ответственных за выполнение тех или иных транзакций, и на фактический документооборот предприятия (см. приложения №9 - №17).
12. Отдел «Бухгалтерия» обязан в каждый налоговый период, который составляет один квартал, формировать «Книгу покупок». К «Книге покупок» должны прикладываться копии полученных от поставщиков счет-фактур. В текущем периоде копирования данных документов не происходит, поэтому к концу квартала накапливается очень большой объём счет-фактур, уложенных в разные папки и разбитых по приходам, которые необходимо отобрать, отксерокопировать и отсортировать.	Система SAP R/3 как и «1С:Предприятие» поддерживает возможность автоматической электронной регистрации входящих счет-фактур. Кроме того, SAP позволяет архивировать отсканированные товаросопроводительные документы и устанавливать на них ссылки непосредственно в системе, что даёт возможность не только обращаться к отсканированным документам непосредственно из рабочих транзакций, но и в любой момент распечатывать нужные копии документов. Для оптического архивирования используется программное обеспечение IXOS	Процесс «Как должно быть» фиксирует обязательство сотрудников отдела «Бухгалтерия» по сканированию и архивированию счёта или инвойса в конце каждого рабочего дня (см. приложение №10).

1Абдикеев Н.М., Данько Т.П., Ильдеменов С.В. [и др.] Реинжиниринг бизнес-процессов: полн. курс МВА: учебник. Высш. шк. МВА, РЭА им. Г. В. Плеханова. - М. : Эксмо, 2005.– стр. 210

2Абдикеев Н.М., Данько Т.П., Ильдеменов С.В. [и др.] Реинжиниринг бизнес-процессов: полн. курс МВА: учебник. Высш. шк. МВА, РЭА им. Г. В. Плеханова. - М. : Эксмо, 2005.. – стр. 211

3 Там же

4 Там же

5Абдикеев Н.М., Данько Т.П., Ильдеменов С.В. [и др.] Реинжиниринг бизнес-процессов: полн. курс МВА: учебник. Высш. шк. МВА, РЭА им. Г. В. Плеханова. - М. : Эксмо, 2005.– стр. 54.

6 Лодон Дж., Лодон К. Управление информационными системами: Учебник. Изд.7. (Классика МВА), Питер, 2005г. – с. 25.

7 Докучаев Д., Каменова М., Новожилов О. Внедрение информационной системы как способ совершенствования бизнес-процессов предприятия // CADmaster. - 2005. - №1. - http://archive.cadmaster.ru/articles/26_technologics.cfm