3.5. Шаги, необходимые для преобразования бизнес-процесса «Контроль счетов»

Внедрение бизнес-процесса «Контроль счетов» предусматривает выполнение десять основных шагов.

Шаг 1. Согласование процесса с руководителями.

Для представления процесса «Контроль счетов» и его сопряжений руководителям отделов использовалась упрощённая блок-схема (см. приложение №24), демонстрирующая основные функции, последовательность шагов данного БП, а также смещение ответственности отделов за его обеспечение.

Шаг 2. Подготовка и миграция баз данных по материалам, поставщикам, основным счетам бухгалтерского учёта. Добавление к данным, выгружаемым из программы «1С:Предприятие», специфической информации, необходимой для реализации процесса «Контроль счетов» (см. схему №1).

Шаг 3. Разработка концепций миграции сальдо по счетам бухгалтерского учёта кредиторской задолженности из системы «1С:Предприятие» в SAP R/3.

С целью облегчения последующей обработки перенесённых данных открытую кредиторскую задолженность необходимо мигрировать в разрезе отдельных счет-фактур (в части задолженности перед российскими контрагентами) и инвойсов (в части задолженности перед иностранными контрагентами). Что касается предоплаты, то, согласно российскому бухгалтерскому учёту основанием её отражения является исходящее платёжное поручение, поэтому и миграция должна осуществляться в разрезе этого типа документов.

Отдельно следует отметить миграцию сальдо по материалам в пути и соответствующей им кредиторской задолженности. Требования российского законодательства закрепляют необходимость отражения материалов по курсу на момент перехода права собственности. В зависимости от условий договора, переход собственности на товар может происходить за пределами заводского склада. При этом возникает абстрактное понятие «транзитный склад». Приход товара на «транзитный склад» должен подтверждаться приходным ордером формы М4 и соответственно проводкой, фиксирующей увеличение материалов и появление кредиторской задолженности.

На момент миграции сальдо по счетам на субсчёте «Материалы в пути» счёта «Материалы» находилась стоимость товаров, не пришедших фактически, но находящихся в собственности предприятия на «транзитном складе». На счете «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» была отражена соответствующая кредиторская задолженность, подлежащая переоценке в конце каждого месяца. В итоге проводка, сделанная при приходе товара на «транзитный склад» лежала по счетам в разных суммах (по счёту «Материалы» в сумме по курсу перехода права собственности, а по счёту «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» по курсу последней переоценки).

Для упрощения процедуры миграции было решено переносить из системы «1С:Предприятие» только сальдо по субсчету «Материалы в пути» и сальдо по счёту «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», а пономенклатурный учёт поступивших с «транзитного склада» товаров обеспечивать при их фактическом приходе на предприятие посредством транзакции MIGO. Таким образом, при приходе на склад предприятия материалы, бывшие на момент внедрения SAP в пути, будут проходить стандартный путь: оприходование (MIGO), отражение кредиторской задолженности (MIRO) и т.д. Миграционные проводки при этом нужно сторнировать текущим периодом. Для того чтобы в соответствии с новым процессом оплаты счетов не произошло погашение мигрированной по «транзитному складу» кредиторской задолженности до фактического прихода товаров, её нужно блокировать на оплату.

Такая концепция перенесения данных из старой системы в новую позволит обеспечить соответствие мигрированного сальдо по счетам бухгалтерского учёта и корректно отразить по отношению к модулю MM²⁸ номенклатуру материалов при их приходе на склад предприятия.

Но с точки зрения модуля FI в текущем периоде данные отразятся неверно. Дело в том, что в транзакции MIGO нет возможности выбирать валютный курс, по которому будут приходоваться товары, он проставляется автоматически в зависимости от даты проводки. Поэтому при занесении в систему фактического прихода материалов их стоимость отразится по курсу на дату оприходования, что противоречит положениям бухгалтерского учёта.

Вторая проблема возникнет при отражении в системе кредиторской задолженности по таким позициям. Вновь осуществлённая проводка должна соответствовать миграционной, то есть быть сделана по курсу последней её переоценки в старой системе. При этом между проводкой транзакции MIRO и MIGO образуется курсовая разница, которая уже была отнесена в старой системе на финансовый результат предприятия.

Для обеспечения корректности отражения информации в системе нами была разработана схема (см. приложение 22), дополнительных корректирующих бухгалтерских проводок, позволяющих правильно учесть стоимость перемещаемых с «транзитного склада» материалов и кредиторскую задолженность. Сторнирование миграционных проводок текущим периодом гарантирует сохранение соответствия сальдо по счетам на момент внедрения SAP старой системе.

Шаг 4. Подготовка и миграция сальдо по счетам бухгалтерского учёта кредиторской задолженности в соответствии с концепцией, разработанной на предыдущем шаге. Обеспечение полного соответствия сальдо по счетам в системе «1С:Предприятие» и SAP R/3.

Шаг 5. Распределение функций и ролей работников в соответствии с новыми процессами. Анализ нагрузки на сотрудников, принятие решений о необходимости сокращения или увеличения числа сотрудников, задействованных в конкретных процессах.

Анализ изменения нагрузки показал, что при внедрении процесса «Контроль счетов» отдела «Бухгалтерия» коснулись следующие основные модификации функций и ответственности:

• так как теперь занесённые в систему отделом инвойсы и счёт-фактуры используются не только для целей учёта, но и для выгрузки данных в банковскую программу, часть функций «Финансового отдела» завода «Роберт Бош» перенеслась на отдел «Бухгалтерия» (см. приложение №23);

• заметно сократилась нагрузка в части закрытия кредиторской задолженности: на основании проведённого «Списка счетов к оплате» система сама создаёт документы закрытия задолженности, освобождая сотрудников от операторской работы по формированию ручных проводок на основании платёжных поручений;

• за счёт реинжиниринга процессов удалось уменьшить число ошибок, связанных с неправильно отражённой кредиторской задолженностью, а соответственно и время на их нахождение и исправление;

• сократились временные затраты по поиску документов за счёт реализованной в SAP установления ссылок на отсканированные документы.

Исходя из выше сказанного, можно сделать вывод, что реинжиниринг процесса «Контроль счетов» вызывает необходимость перераспределения функций между имеющимися сотрудниками отдела «Бухгалтерия». Конкретные предложения должны быть осуществлены после анализа изменения нагрузки в рамках остальных бизнес-процессов.

Шаг 6. Предоставление конечным пользователям системы SAP R/3 доступа на осуществление определённых транзакций в соответствии сновыми функциями.

В рамках процесса «Контроль счетов» необходимо предоставить работникам, ответственным за учёт кредиторской задолженности, доступ к транзакции MIRO, транзакции ввода документов счетов без привязки к заказу (FB60), транзакции, позволяющей просматривать (MIR4), сторнировать проведённые документы счетов (MRBR), транзакции выравнивания открытой задолженности с предоплатой (А-53), транзакции ручного деблокирования блокированных на оплату счетов, отчёту, отражающим состояние задолженности перед контрагентами (FBL1N).

Сотруднику, ответственному за закрытие кредиторской задолженности необходимо предоставить доступ к транзакции F110, а также транзакциям по ручному закрытию кредиторской задолженности.

Каждый сотрудник должен иметь заместителя, который в его отсутствие будет иметь доступ на осуществление вышеназванных транзакций.

Шаг 7. Внесение изменений в график предоставления документов на предприятии.

В связи с пересмотром процессов предприятия возникает необходимость изменения графика утверждённого документооборота. При этом отдельные его положения могут упраздняться, модифицироваться или полностью обновляться. В рассматриваемом случае внедрение процесса «Контроль счетов» вызвало необходимость добавления к графику предоставления документов в отдел «Бухгалтерия» нового документ а – счёта (см. приложение №23).

Шаг 8. Составление должностных инструкций.

Шаг 9. Обучение персонала.

Шаг 10. Выявление особенностей «переходного периода».

В связи с наличием в системе мигрированной открытой кредиторской задолженности (не прошедшей процесс контроля счетов), полноценное функционирование автоматического платёжного процесса в SAP невозможно. Поэтому до момента оплаты всех мигрированных позиций счета необходимо оплачивать по старой схеме.

Кроме этого, так как мигрированные документы в системе SAP не привязаны к заказам, то автоматического зачёта авансов с кредиторской задолженностью происходить не будет, поэтому эту операцию необходимо осуществлять вручную.

Реинжиниринг бизнес-процесса «Контроль счетов» на предприятии ООО «Бош Пауэр Тулз» позволил:

• уменьшить объём услуг со стороны по формированию платёжных поручение в системе «Клиент-Банк» и, соответственно, затраты на их осуществление;

• объединить функции по контролю счетов и их оплате в отдельные бизнес-процессы;

• унифицировать процедуру контроля и оплаты счетов для российских и зарубежных поставок, уменьшив тем самым вариативность процессов;

• частично уменьшить бумажный документооборот на предприятии;

• частично сократить объём операторской работы сотрудников отдела «Бухгалтерия»;

• сократить число внутренних подписей и печатей.

Следует отметить, что возможности системы SAP R/3 позволяют ещё больше сократить бумажный документооборот на предприятии и упростить процедуры проведения многих бизнес-процессов, но часто это становится невозможным в связи с требованиями российского законодательства. Фактически оно закрепляет бумажный документооборот. Например, так как почти во всех предприятиях концерна «Бош» внедрена система SAP R/3, существует возможность передавать внутрихозяйственные счета между компаниями, которые тоже работают на РРТ (Роберт Бош Гмбх, Зебниц), посредством специального типа документов SAP R/3 - IDOC. Распечатки счетов, передачи бумажного счета и ввода данных вручную при такой организации процесса можно было бы избежать. Но с точки зрения российского законодательства это незаконно. Требуется наличие бумажного носителя с синими (подлинными) печатями и штампами. Правила РФ экспорта/импорта в части наличия документов на бумажных носителях, обязательны и в части работы с иностранным партнером. Единственным выходом из сложившейся ситуации видится придание на законодательном уровне юридической силы электронным печатям и подписям.