5.2. Вимоги до організації бізнес-турів

Сьогодні багато туристичних компаній успішно працюють в області організації і обслуговування конференцій, конгресів і корпоративних заходів. Вони швидко і ефективно організовують поїздки різної тематики і мети (від організації конференцій до відвідин виставки чи конкретного підприємства) як для великих груп (100 і більш осіб), так і для індивідуальних клієнтів.

Організація бізнес-турів має свою специфіку:

бізнесмени планують свої поїздки за декілька місяців, що особливо актуально для «високого сезону» у виставковому бізнесі, який припадає на лютий-травень і вересень-листопад;

необхідно знайти найкоротшу стиковку авіарейсів, найближчий до виставки готель, найзручніший трансфер тощо;

основа ділової поїздки – програма зустрічей і заходів, спланованих і насичених;

ділові поїздки організовуються, як правило, з повною культурною і екскурсійною програмою;

у стандартну програму входить мешкання, сніданки, трансфери, оформлення візи;

додатково надаються такі послуги як: акредитація на виставку або вхідні квитки, послуги гідів, перекладачів, додаткові переїзди або оренда автомобіля і багато іншого, що може бути необхідним на тому чи іншому заході;

пропонуються спеціальні тарифи на перельоти в бізнес класі, організація VIP-обслуговування в аеропортах тощо.

Туристичним компаніям без копіткої роботи з клієнтом, розуміння специфіки його професійної діяльності і чіткого бачення саме ділової мети його поїздки не обійтися.

Для якісного обслуговування в сфері ділового туризму, готові запропонувати повний спектр послуг:

- консультація при виборі місця проведення заходу з врахуванням профілю компанії;

- організація групових авіаперельотів;

- розміщення в готелях будь-яких категорій в будь-яких країнах;

- транспортне забезпечення (трансфери);

- проведення конгресів, семінарів і конференцій в сучасних залах оснащених новітніми технологіями;

- організація обідів і вечерь, кава-брейків, банкетів;

- супровід заходів представниками нашої компанії;

- формпослуги тренера;

- допомога в організації виставок і експозицій;

- розширена культурна і розважальна програма.

Стандартний конференц-пакет включає:

- авіапереліт

- розміщення в готелі

- харчування за програмою

- трансфери за програмою

- оренда конференц-залу

- кава-брейки

- устаткування для конференц-залу

- послуги перекладачів

- вечірні заходи

- екскурсійна програма

- страхування

- візові послуги

При організації приймання бізнес-гостей необхідно якомога раніше з'ясувати їх побажання щодо поселення у готелі та їх розміщення там. Також, можливо, доведеться займатися їх авіаквитками. Щоб вдало відпрацювати цю частину програми, необхідно дізнатися, чи є у гостей особливі побажання щодо авіакомпанії та часу польоту. Якщо фірма сплачуватиме усі дорожні витрати гостей, попередьте їх про необхідність зберегти усі необхідні для цього документи.

Після вирішення усіх питань, пов'язаних з дорогою, поселенням та розміщенням, повідомте гостей про результати та переходьте до складання переліку необхідної та корисної інформації. Цей перелік включатиме:

інформацію про політ до місця призначення та зворотний політ: номери рейсів; час і місце відправлення та прибуття; назву авіакомпанії та її телефонні номери;

інформацію про наземний транспорт; підтвердження замовлення на машину; номер замовлення; іншу можливу інформацію про наземний транспорт;

інформацію про поселення: назву готелю, у якому заброньовані номери; розташування готелю; номери телефонів та номер замовлення;

список запланованих зустрічей;

інформацію про організацію харчування та замовлення столів на ділові сніданки, ланчі та обіди (якщо вони були зроблені);

коротку інформацію про бізнесменів, з якими будуть проходити зустрічі та переговори;

контактний(і) телефон(и) та ім'я особи, з якою за необхідності можна зв'язатися.

При складанні програми візиту бізнес-гостей зверніть увагу:

за можливості заплануйте прибуття гостя (гостей) напередодні проведення зустрічей та переговорів. При цьому поставте усі зустрічі першого робочого дня на пізній ранок, це надасть прибулим можливість максимально повно відновити свої сили після дороги;

намагайтеся не переповнити програму для ваших гостей, включивши до неї надто багато справ, які необхідно зробити. Так, якщо гості цілий день провели на зустрічах та переговорах, краще запланувати для них ранню вечерю у спокійній обстановці, ніж вечерю, потім відвідання театру і нарешті пізній прийом;

як тільки ви підготували програму візиту, якомога швидше відправте її факсом чи електронною поштою гостям для того, щоб вони мали час для остаточного затвердження її. З наближенням дня прибуття гостей ви можете ще раз зателефонувати їм, щоб остаточно підтвердити всі деталі і, можливо, за необхідності внести певні зміни;

коли ви зустрічаєте ділового гостя-співвітчизника, ваші обов'язки такі самі, як і при зустрічі будь-якого гостя. Виявляйте турботу про нього, приділяючи максимальну увагу з ранку до вечора. Крім усього іншого це означає:

підтвердження домовленостей щодо способу транспортування гостя з готелю до офісу фірми і назад;

надання необхідних карт з визначеним маршрутом до офісу та від нього (уразі, коли ваш гість сам водить машину);

зустріч гостя при вході та супроводження його до залу переговорів;

забезпечення гостя прохолодними напоями, кавою або чаєм;

подяку гостеві за те, що він приїхав;

уважне слухання його виступу та зауважень;

надання гостю певного вільного часу в ході робочого дня. Багато хто позитивно сприймає можливість мати короткий перепочинок, перерву між пізніми денними засіданнями та вечерею.