За справками обращаться в компанию “Премьер экспо”

Тел: + 38 (044) 496 86 45, факс: + 38 (044 ) 496 86 46 E-mail: [e-mail] www.hotelexpo.com.ua

При спільній участі у виставці заявку подає та організація, що займається організаційними питаннями.

Умови участі у виставці (договір на участь). У документі про умови участі у виставці регулюються такі пункти договору, як допуск на виставку, орендна плата за стенд, умови оплати, можливе розірвання договору, реєстрація субекспонентів і фірм, що представляють додатково.

У технічній частині відмічаються строки, даються інструкції з монтажу й розбирання, опису оформлення стенда, характеристики будівельних матеріалів, які дозволено застосовувати, зобов'язання по запобіганню зайвих відходів й їхньому вторинному використанню, вказуються висота стенда, припустима навантаження на займану поверхню, називаються технічні установки для обслуговування стенда, даються роз'яснення із приводу показів і реклами на стендах, протипожежної охорони, попередження нещасних випадків і вимог техніки безпеки, матеріальної відповідальності й страхування.

Поява факсу, електронної пошти, а потім Інтернету істотно спростило оформлення заявки, однак перелік питань, на які потрібно відповісти в заявці, практично не змінився.

Рис. 6.2. Приклад оформлення заявки на участь у виставці через Інтернет

У випадку відмови від участі у виставці виплачується неустойка в різних розмірах – залежно від конкретних строків. У випадку відмови від участі незадовго до заходу при певних обставинах доводиться виплачувати повну суму орендної плати за стенд.

Для ввозу технічних засобів на виставку також існують певні інструкції, де пред'являються високі вимоги до техніки безпеки. З питань технічного встаткування даються докладні довідки, проводяться контрольні випробування.

Оскільки участь у виставці в багатьох відносинах пов'язане з ризиком, уже кілька десятиліть назад була розроблена спеціальна система страхування. Експонент повинен сам подбати про достатній страховий захист. Організатор виставки несе тільки загальну матеріальну відповідальність за збиток, нанесений людині або майну.

За кордоном страховка експонента забезпечує покриття збитку під час транспортування й перебування на виставці й може бути укладена через типовий договір з організатором. Виставочна страховка захищає від всіх небезпек, яким може піддаватися майно експонента, стенд й устаткування стенда від моменту транспортування з фірми, монтажу й усього часу роботи виставки до розбирання й повернення майна на місце його постійного зберігання. Страховка вступає в дію у випадку завдання збитків у цей період. Збиток, нанесений публікою на виставці, теж буде відшкодований. Додатково може бути укладений договір про страхування матеріальної відповідальності експонента.

Разом з документом про умови участі у виставці або з підтвердженням про виділення стенда експоненту пересилаються формуляри – замовлення на різноманітні сервісні послуги. Крім допоміжних засобів для роботи із пресою й реклами в організатора або у фірм, з якими він уклав договори, можна зробити замовлення на цілий ряд послуг, включених у вартість участі (обов'язкові виставочні послуги) або за твердими розцінками.

У сервіс входить також видача посвідчень для персоналу стенда. Відповідно величині стенда його персоналу дають безкоштовні пропуски; інші посвідчення учасників, як правило, за кордоном, можна одержати за плату. Платні довгострокові пропуски для паркування можуть бути викликані заздалегідь на відповідному бланку замовлення.

Особливе значення влаштовувачі виставки надають складанню виставочних каталогів. Їхня важливість у тім, що в них зберігається пам'ять про виставку, її учасниках й експонентах. Каталоги дозволяють зі стан економіки й культури на кожному конкретному тимчасовому етапі. Як правило, каталог служить джерелом інформації для покупців до наступної подібної виставки. Крім того, каталог є додатковим джерелом реклами.

Бланки для внесення даних у каталог й інформаційні системи пересилаються при оформленні заявки на участь, за кордоном – разом з офіційним допуском. Варто звернути увагу на те, що виставочний каталог підписується до друку відносно рано, тому що він повинен бути в розпорядженні зацікавлених кіл уже за кілька тижнів до початку заходу, щоб вони встигли підготуватися до візиту на виставку.

Внесення даних у каталог звичайно оплачується замовником і йде по трьох лініях:

за абеткою по назвах фірм (іноді з коротким викладом програми поставки);

по найменуваннях товарів або номенклатурі;

по павільйонах разом з відповідним планом павільйону.

За бажанням продукція експонента може бути позначена в різних товарних групах. Так само, за плату, у каталозі публікують товарні або фірмові знаки. Можна помістити й окрему рекламу про свою фірму (організації) або товарі (послугах).

Для внесення в електронні системи інформації для відвідувачів застосовується той же принцип розподілу. Тут теж почасти існують можливості для реклами. Що стосується самих систем, то рекомендується в перший день виставки перевірити ще раз внесені дані й зрівняти їх з даними конкурентів, щоб встигнути зробити виправлення.