Тема 6. Документообіг ділового туризму і виставкової діяльності

6.1. Оформлення документів до, під час та після ділової подорожі.

6.2. Вимоги до організації виставкової діяльності.

6.3. Реєстрація й оформлення участі у виставці.

6.1. Оформлення документів до, під час та після ділової подорожі

З огляду на те, що бізнес-туризм це в багатьох випадах ділова поїздка, що сплачується підприємством доцільно розглянути документообіг з боку відрядження.

Для оформлення закордонної поїздки потрібно перш за все: письмова заява (оригінал) від сторони, що приймає – юридичної особи, компанії, органу влади чи організаційного комітету або письмова заява (оригінал) від організації, що приймає. В ній зазначається:

для запрошеної особи: ім’я, прізвище, дата народження, стать, громадянство, номер ідентифікаційного документа, час та мета поїздки, кількість в’їздів та імена неповнолітніх дітей, які здійснюють поїздку у супроводі запрошеної особи;

для особи, що запрошує: ім’я, прізвище, адреса та контактна інформація;

для юридичної особи, що запрошує: повна назва та адреса, ім’я та посада особи, яка підписує заяву, та реєстраційний номер компанії, розташованої в країні-члені ЄС.

Після отримання запрошення оформлюються документи на підприємстві:

- заява або службова записка на ім’я керівника підприємства про відрядження, де вказується прізвище, ім'я та по батькові осіб, що виїжджають за кордон і строк перебування за кордоном;

- завдання на відрядження

- розрахунок витрат, надається у вільній формі і повинен містити добові, витрати, пов'язані з найманням житлового приміщення (оплатою готелю) та бронюванням місць у готелях, транспортні й інші витрати за кордоном згідно з чинним законодавством України про відшкодування витрат на відрядження за кордон;

Інструкція про відрядження зобов'язує підприємства, що направляють працівників у відрядження за кордон, забезпечити їх авансом на поточні витрати. Він має видаватися лише в іноземній валюті (в національній валюті країни, куди відряджаються працівники, або у вільно конвертованій валюті). Аванс відрядженому працівникові може або видаватися готівкою, або перераховуватися на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

Сума коштів не повинна перевищувати з розрахунку на одного працівника $ 300 на добу – на оплату добових та наймання житлового приміщення за кордоном і $ 1000 – на транспортні витрати.

У разі безготівкової форми забезпечення авансом підприємство має перерахувати кошти на відрядження на свій картрахунок та видати працівникові корпоративну платіжну картку підприємства для використання її у відрядженні за кордоном. За допомогою такої картки відряджений працівник може отримати готівку в іноземній валюті як на території України (в касі банку - емітента платіжної картки), так і за межами України, а також здійснювати за кордоном безготівкові розрахунки в іноземній валюті.

Оскільки провадити розрахунки за зовнішньоторговельними договорами (контрактами) за допомогою платіжних карток чинним законодавством заборонено, відряджений працівник не має права придбавати за кордоном товарно-матеріальні цінності для підприємства шляхом використання корпоративної пластикової картки.

Добові на відрядження за кордон виплачуються в іноземній валюті в сумі, яка в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день видачі коштів із каси уповноваженого банку, не перевищує встановлених граничних норм добових витрат. Граничні норми добових витрат для відряджень за кордон регламентовано Постановою N 663, їх розмір залежить від умов проживання в закордонних готелях (з харчуванням чи без нього) і становить: 280 грн. - у разі коли до рахунків на оплату вартості проживання у готелях не включаються витрати на харчування; 224 грн., 154 грн. або 98 грн. - у разі якщо до рахунків на оплату вартості проживання у готелях включаються витрати на одно-, дво- та триразове харчування відповідно.

Добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи) не потребують спеціального документального підтвердження. Загальним правилом компенсації таких витрат є те, що їх відшкодування здійснюється в межах граничних норм та за час перебування у відрядженні (за кожен день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття).

За наявності оригіналів відповідних підтвердних документів відрядженому за кордон працівнику відшкодовуються витрати на проїзд та проживання, а також інші види витрат. Зокрема, на: оплату телефонних рахунків; оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), витрати на комісійні (в разі обміну валютних коштів), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження, включаючи будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат (п. 1.4 розділу II Інструкції про відрядження).

- на підставі заяви та розрахунку витрат видається наказ про відрядження;

- посвідчення про відрядження.

На основі запрошення подається заява на оформлення візи. Рішення стосовно заяви на оформлення візи приймається протягом 10-и календарних днів від дати одержання заповненої заяви на оформлення візи та пакета підтверджуючих документів. Для дипломатичних місій та консульських установ, де діє система співбесід, призначення співбесіди не зараховується як час оброблення документів.

У разі необхідності проведення детальнішої перевірки цей термін може бути подовжено до 30 днів. У термінових випадках термін прийняття рішення може бути скорочено до 2 днів і менше.

Мінімальні вимоги на оформлення візи наведені нижче.

заповнити та підписати форму заяви на оформлення візи. Шенгенські країни використовують стандартну форму, яка надається усіма офіційними мовами Європейського Союзу. Форма надається безкоштовно;

пред’явити дійсний паспорт, термін дії якого закінчується пізніше, ніж термін запланованого перебування;

описати мету та обставини вашої поїздки, на підставі запрошення;

зазначити транспортний засіб;

показати наявність достатніх засобів існування для передбаченої поїздки та для повернення в Україну (наприклад, документ, що підтверджує наявність коштів, надання житла у приватному будинку чи запрошення від фірми або установи);

показати, що ви маєте туристичну страховку на цю поїздку з покриттям на суму 30000 євро.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний подати:

- звіт про використання коштів наданих на відрядження;

- звіт про результати відрядження; клієнтів, з якими ви працювали/встановили контакти; подальші перспективи певного проекту/програми і т. ін., будьте максимально позитивні. Уразі, коли під час поїздки виникли проблеми або суперечності, продумайте свій варіант вирішення чи своє пояснення ситуації до того, як ви почнете говорити про труднощі.

- документи (в оригіналі), що підтверджують вартість сплачених витрат, зазначивши форму їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, за безготівковим розрахунком);

- підтвердні документи про обмін валюти (якщо аванс видавався у вільно конвертованій валюті) на грошові одиниці країни перебування;

- ксерокопії (засвідчені відділом кадрів або головним бухгалтером) сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника, відмітками про перетин кордону та візою країни відрядження (в разі відрядження до країн, з якими встановлено візовий режим).

Сума надміру витрачених коштів (залишок коштів понад суму, витрачену згідно зі Звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, яке їх надало, у грошових одиницях, в яких було надано аванс. У такому ж порядку працівник повинен повернути виданий йому аванс, якщо відрядження не відбулося. Якщо для остаточного розрахунку за відрядження працівникові необхідно виплатити додаткові кошти або компенсувати йому використані за кордоном власні гроші, їх виплата провадиться в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день погашення заборгованості, але не пізніше третього банківського дня після затвердження керівником Звіту про використання коштів, наданих на відрядження.