Использование средств анализа Microsoft Access

В Microsoft Access существуют два инструмента, помогающие усовершенствовать структуру базы данных Microsoft Access. Мастер анализа таблиц позволяет проанализировать структуру таблицы, предложить подходящие новые структуры и связи, а также разделить таблицу на новые связанные таблицы, если это имеет смысл.

Анализатор быстродействия исследует всю базу данных и дает рекомендации по ее улучшению. Мастер может также выполнить эти рекомендации.

Создание базы данных Microsoft Access

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания баз данных. Можно воспользоваться мастером баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчетов для базы данных выбранного типа - это простейший способ начального создания базы данных.

Имеется также возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты - это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных. В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить.

Создание базы данных с помощью Мастера.

• Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

• В области задач Создание файла выберите в группе Создание с помощью шаблона ссылку Общие шаблоны.

• Выберите значок подходящего шаблона базы данных на вкладке Базы данных и нажмите кнопку OK.

• В диалоговом окне Файл новой базы данных введите имя базы данных и укажите ее расположение, а затем нажмите кнопку Создать.

• Следуйте инструкциям Мастера баз данных.

С помощью Мастера баз данных нельзя добавлять новые таблицы, формы и отчеты в существующую базу данных.

Создание базы данных без помощи Мастера

• Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

• В области задач Создание файла выберите в группе Создание ссылку Новая база данных.

• В диалоговом окне Файл новой базы данных введите имя базы данных и укажите ее расположение, а затем нажмите кнопку Создать.

После открытия окна базы данных можно создать требуемые объекты базы данных.

Окно базы данных. Окно, которое открывается при открытии базы данных Microsoft Access. В окне базы данных выводятся ярлыки для создания новых объектов базы данных и открытия существующих объектов.

Объекты базы данных. База данных Microsoft Access может содержать таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

Создание таблиц в базе данных

Таблицы. Таблица содержит набор данных по конкретной теме, такой как товары или поставщики. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных.

Рис. П.6

Перед созданием таблиц рекомендуется потратить немного времени на их планирование. Подумайте о создании списка или блок-схемы задач, связанных с вводом данных. С помощью этого списка или блок-схемы вы сможете лучше определить, какие таблицы вам нужны и что должно входить в каждую из них.

Распределение данных в таблице. В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями).

Рис. П.7

Конструктор таблиц. В режиме конструктора можно создать новую таблицу либо добавить, удалить или настроить поля существующей таблицы.

Тип данных поля. Характеристика поля, определяющая, какие данные могут сохраняться в поле. Настройка типа данных поля определяет тип значений, которые можно вводить в это поле.

Например, в поле с типом «Текстовый» можно вводить как текст, так и числа, а в полях с типом «Числовой» допускается хранение только числовых данных.

Для идентификации каждой записи в таблице используется первичный ключ.

Первичный ключ. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Свойства полей - это набор характеристик, обеспечивающих дополнительные возможности управления хранением, вводом и отображением данных в поле. Число доступных свойств зависит от типа данных поля.

Связывание двух таблиц. Общее поле связывает две таблицы таким образом, что Microsoft Access может объединить данные из двух таблиц для просмотра, редактирования или печати. В одной таблице поле является полем первичного ключа, который был установлен в режиме конструктора. Это же поле существует в связанной таблице как поле внешнего ключа.

Рис. П.6

Внешний ключ. Одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Поле внешнего ключа определяет способ объединения таблиц.

Режим конструктора. Окно, в котором отображается макет следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и страницы доступа к данным. В режиме конструктора пользователь создает новые объекты базы данных или изменяет макеты существующих.

Создание таблицы в режиме таблицы. В таблице или запросе в режиме таблицы доступны все необходимые инструменты для работы с данными.

Режим таблицы. Окно, в котором данные из таблицы, формы, запроса, представления или сохраненной процедуры, выводятся в формате строк и столбцов. В режиме таблицы выполняется изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных.

Если нужно использовать инструменты для работы со столбцами, строками и подтаблицами можно найти их в самой таблице, либо дважды щелкнуть в области выделения столбца. Для выделения всего столбца в бланке запроса или фильтра достаточно щелкнуть область выделения столбца.

Перемещение по таблице. Перемещение по записям. Для перехода по записям в таблице можно использовать панель перехода по записям.

Создание пустой таблицы. Существуют следующие способы создания пустой таблицы для последующего ее заполнения собственными данными:

• В Мастере таблиц выберите поля для новой таблицы из различных образцов таблиц, таких как деловые контакты, личное имущество.

• Создайте таблицу в режиме Конструктора, который позволяет добавлять поля, настроить отображение полей и обработку в них данных, а затем создайте первичный ключ.

• Введите данные, непосредственно в пустую таблицу. При сохранении таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит каждому полю соответствующий тип данных и формат.

Объект в режиме таблицы. Данные из таблицы, формы, запроса, представления или сохраненной процедуры, отображаемые в формате строк и столбцов.

Тип данных. Характеристика поля, определяющая тип данных, который может содержать это поле. Существуют следующие типы данных: Boolean, Integer, Long, Currency, Single, Double, Date, String и Variant (по умолчанию).

Рис. П.9

Формат. Правила представления данных на экране или при печати. В базах данных Microsoft Access определен ряд стандартных форматов для специфических типов данных.

До того, как сохранить таблицу, определите первичный ключ.

• Откройте таблицу в режиме Конструктора.

• Выделите одно или несколько полей, которые требуется определить как поля первичного ключа.

• Для выделения одного поля щелкните область выделения строки нужного поля.

• Для выделения нескольких полей щелкните область выделения для каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.

• Нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов.

Если порядок полей в составном первичном ключе должен отличаться от порядка полей в таблице, нажмите кнопку Индексы на панели инструментов, чтобы открыть окно «Индексы», и укажите другой порядок полей для индекса с именем «PrimaryKey».

Индекс. Средство, ускоряющее поиск и сортировку в таблицы за счет использования ключевых значений, которое позволяет обеспечить уникальность строк таблицы. Первичный ключ таблицы индексируется автоматически.

Поле первичного ключа определять не обязательно, но желательно. Если первичный ключ не был определен, то при сохранении таблицы откроется окно запроса на создание ключевого поля.

• Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, а затем введите для нее уникальное имя.

Создание таблиц путем ввода данных в таблицу.

• Для перехода в окно базы данных нажмите клавишу F11.

• Выберите Таблицы в списке Объекты и нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

• Дважды щелкните строку Режим таблицы. Появится пустая таблица. По умолчанию ее поля имеют имена «Поле1», «Поле2» и т. д.

• Переименуйте нужные столбцы. Для этого дважды щелкните имя столбца, введите его новое имя и нажмите клавишу ENTER.

• Дополнительные столбцы можно добавлять в любое время: выберите столбец, слева от которого нужно добавить новый столбец, и выберите в меню Вставка команду Столбец. Переименуйте столбец.

• Введите данные в таблицу.

• Вводите в каждый столбец данные определенного типа.

Рис. П.10

Введя данные во все нужные столбцы, нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, чтобы сохранить таблицу. При сохранении таблицы выводится приглашение создать первичный ключ. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись в таблице, такие как инвентарные номера или коды, еще не были введены, то рекомендуется нажать кнопку Да. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, уже введены, то нажмите кнопку Нет, а затем укажите поле, содержащее эти данные, в качестве первичного ключа в режиме конструктора. Для этого:

• Откройте таблицу в режиме Конструктора.

• Выделите одно или несколько полей, которые требуется определить как поля первичного ключа .

• Для выделения одного поля щелкните область выделения строки нужного поля.

• Нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов.

Добавление полей в таблицу в режиме Конструктора.

• Откройте таблицу в режиме Конструктора. Чтобы вставить в таблицу поле, щелкните строку, над которой его нужно поместить, и нажмите кнопку Добавить строки на панели инструментов.

• Чтобы добавить поле в конец таблицы, щелкните первую пустую строку.

• Щелкните ячейку в столбце Имя поля и введите уникальное имя поля.

• В столбце Тип данных можно оставить настройку по умолчанию (Текстовый) или выбрать из раскрывающегося списка ячейки столбца Тип данных другой тип данных.

• В столбце Описание введите описание данных, которые будет содержать это поле. Текст описания будет выводиться в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Вводить описание не обязательно.

Добавление поля (столбца) в таблицу в режиме таблицы

• Откройте таблицу в режиме таблицы.

Режим таблицы. Окно, в котором данные из таблицы, формы, запроса, представления или сохраненной процедуры, выводятся в формате строк и столбцов. В режиме таблицы выполняется изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных.

• Щелкните столбец, слева от которого требуется добавить новый столбец, и выберите в меню Вставка команду Столбец.

• Дважды щелкните заголовок нового столбца и введите его уникальное имя.

Дальнейшая настройка определения поля, например, изменение его типа данных, выполняется в режиме Конструктора таблицы.

В Microsoft Access допускается определение первичных ключей трех типов.

Ключевые поля счетчика. Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносился порядковый номер. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания первичного ключа. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, Microsoft Access предлагает создать ключевое поле автоматически. При нажатии кнопки «Да» будет создано ключевое поле счетчика.

Тип данных «Счетчик». Тип данных поля в базе данных Microsoft Access, в котором для каждой добавляемой в таблицу записи в поле автоматически заносится уникальное числовое значение. Поле счетчика может содержать значения трех типов: последовательные, случайные и коды репликации.

Репликация базы данных. Процесс создания двух или нескольких копий (реплик) одной базы данных Access.

Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ. В качестве ключа можно определить любое поле, содержащее данные, если это поле не содержит повторяющиеся значения или значения Null.

Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим».

Отношение «многие-ко-многим». Если две таблицы связаны отношением «многие-ко-многим», то одной записи в каждой таблице могут соответствовать несколько записей в другой таблице. Для установления отношения «многие-ко-многим» необходимо создать третью (связующую) таблицу и добавить в нее ключевые поля из обеих таблиц.

Рис. П.11

  Первичный ключ из таблицы «Заказы»

  Первичный ключ из таблицы «Товары»

  Один заказ может содержать несколько товаров,..

  ... и каждый товар может заноситься в несколько заказов.

Таблицы «Заказы» и «Товары» связаны по типу «многие-ко-многим». Один заказ может содержать несколько товаров, каждый из которых может быть включен в несколько заказов. Третья таблица — в данном примере таблица «Сведения о заказе» — содержит первичные ключи таблиц «Заказы» и «Товары». Она является сводной таблицей для двух других таблиц.

Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей в бланке в режиме конструктора таблицы. Пользователь имеет возможность изменить порядок полей первичного ключа в окне индексов.

Определение или изменение первичного ключа

• Откройте таблицу в режиме конструктора.

• Выделите одно или несколько полей, которые требуется определить как поля первичного ключа.

• Для выделения одного поля щелкните область выделения строки нужного поля.

• Для выделения нескольких полей щелкните область выделения для каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.

• Нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов.

Рис. П.12

  Поле «Код категории» появляется в обеих таблицах — в виде первичного ключа...

  ...и в виде внешнего ключа.

Удаление первичного ключа

Если поле первичного ключа используется в связи, то для удаления ключа необходимо удалить эту связь.

Закройте все открытые таблицы. Удалять связи между открытыми таблицами нельзя.

Для перехода в окно базы данных нажмите клавишу F11. Нажмите кнопку Схема данных на панели инструментов. Если таблиц, связи которых нужно удалить, нет на экране, нажмите кнопку Отобразить таблицу на панели инструментов и дважды щелкните все таблицы, которые нужно добавить. Затем нажмите кнопку Закрыть.

Выделите линию связи, которую необходимо удалить (выделенная линия становится жирной), а затем нажмите клавишу DELETE.

Откройте таблицу в режиме Конструктора. Щелкните область выделения строки для текущего ключевого поля и нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов. При выполнении данной операции поле или поля, обозначенные как ключевые, физически не удаляются, но они перестают быть ключевыми.

Индексирование полей и записей в базе данных Access. При помощи индексов ускоряется сортировка и поиск записей. Индексы таблиц Microsoft Access используются так же, как и предметные указатели в книгах: при поиске данных выполняется их поиск в индексе. Индексы можно создавать по одному или нескольким полям. Составные индексы позволяют пользователю различать записи, в которых первые поля могут иметь одинаковые значения.

Выбор полей для индексирования. В основном требуется индексировать поля, в которых часто осуществляется поиск, поля сортировки или поля, объединенные с полями из других таблиц в запросах.

Составные индексы. Если предполагается частое выполнение одновременной сортировки или поиска в нескольких полях, можно создать для этих полей составной индекс. Например, если в одном и том же запросе часто задаются условия для полей «Имя» и «Фамилия», то для этих двух полей имеет смысл создать составной индекс. При сортировке таблицы по составному индексу Microsoft Access сначала выполняет сортировку по первому полю, определенному для данного индекса. Если в первом поле содержатся записи с повторяющимися значениями, то выполняется сортировка по второму полю, определенному для данного индекса, и так далее. В составной индекс можно включить до 10 полей. Составные индексы позволяют различать записи, в которых первые поля имеют одинаковые значения.

Создание индекса для одного поля.

• Откройте таблицу в режиме Конструктора 

• В верхней части окна выберите поле, для которого необходимо создать индекс.

• В нижней части окна выделите ячейку свойства Индексированное поле и установите значение Да (Допускаются совпадения) или Да (Совпадения не допускаются).

Рис. П.13

Создание составного индекса

• Откройте таблицу в режиме Конструктора 

• Нажмите кнопку Индексы на панели инструментов.

• В первой пустой строке столбца Индекс введите имя индекса. Для индекса можно использовать либо имя одного из индексируемых полей, либо другое подходящее имя.

• В поле Имя поля нажмите кнопку раскрытия списка и выберите первое поле, для которого необходимо создать индекс.

• В следующей строке столбца Имя поля укажите второе индексируемое поле. (Для данной строки поле Индекс оставьте пустым.) Повторите эти действия для всех полей, которые необходимо включить в индекс.

По умолчанию будет использоваться порядок сортировки.

Порядок сортировки. Способ упорядочивания данных в зависимости от их значений и типа. Данные могут быть отсортированы по алфавиту, по числовым значениям или по дате. Порядок сортировки может быть возрастающим (от 0 до 100, от А до Я) или убывающим (от 100 до 0, от Я до A).

По возрастанию. Чтобы сортировать некоторые поля по убыванию, укажите для этих полей значение По убыванию в столбце Порядок сортировки окна индексов.

Удаление индекса.

• Откройте таблицу в режиме конструктора .

• Нажмите кнопку Индексы на панели инструментов.

• В окне «Индексы» выделите строки, содержащие индекс который требуется удалить, и нажмите клавишу DEL.

При этом будет удален только индекс, но не поля.

Дополнение записей в таблицу. Внесение изменений в режиме записи исправлений

• Откройте документ, в который требуется внести исправления.

• В меню Сервис выберите команду Исправления.

• При включении режима записи исправлений в нижней части документа в строке состояния появляется элемент «ИСПР». Когда запись исправлений отключена, этот элемент окрашен в неяркий цвет.

• Внесите необходимые изменения, вставляя, удаляя или перемещая текст или рисунки. Также можно изменить форматирование.

Допускается изменение цвета и других параметров форматирования, используемых для выделения исправлений в тексте и рисунках.

Удаление записей из таблицы. Удаление таблицы или ее содержимого. Можно удалить таблицу целиком. Также можно удалять содержимое ячеек, не удаляя сами ячейки.

Удаление таблицы и ее содержимого. Выделите таблицу. В меню Таблица выберите команду Удалить, а затем - команду Таблица.

Удаление содержимого таблицы. Выделите элементы, которые требуется удалить. Некоторые компоненты таблицы могут быть отображены, только если на панели инструментов Стандартная нажать кнопку Непечатаемые знаки.

Удаление ячеек, строк или столбцов из таблицы. Выделите ячейку строку или столбец, подлежащие удалению.