Разработка запросов
Если открыть запрос в режиме Конструктора или если открыть форму, отчет или таблицу, а затем открыть окно расширенного фильтра отображается бланк запроса, в котором пользователь может изменить запрос для получения нужных результатов.
Рис. П.19
Добавление или удаление таблиц, запросов и полей. Если нужные данные не получены, можно добавить в запрос таблицу или запрос; можно также удалить из запроса таблицу или запрос, если они не требуются. После добавления в запрос таблиц или запросов, становиться возможным добавление полей из них в бланк запроса, а также удаление полей, которые больше не нужны.
Линия объединения между списками полей указывает, как данные из одной таблицы связываются с данными из другой.
Список полей. Окно, содержащее перечень всех полей в базовом источнике записей объекта базы данных, за исключением страницы доступа к данным в режиме конструктора. В режиме конструктора страницы доступа к данным в списке полей содержится перечень всех источников записей и всех полей в подключенной базе данных.
Чтобы отобразить поле в результатах запроса, перетащите это поле из списка полей в столбец в бланке запроса.
Расчет значений. Добавьте значения в поля или выполните другие расчеты с данными, указав тип вычислений для выполнения.
Используйте статистические функции, такие как Sum или Avg, для расчетов по всем записям итоговых значений полей, включенных в бланк запроса.
Для расчетов итоговых значений полей по группам записей выберите операцию Группировка.
Ограничение результатов с помощью условий отбора. Задайте условия для ограничения круга записей, отображаемых в результатах запроса, или записей, включаемых в вычисления.
Чтобы ограничить число записей в результатах запроса, введите условия в одно или несколько полей.
Для ввода альтернативных условий для одного поля воспользуйтесь строкой Или.
Введите условия для разных полей. Например, для заказов, сделанных между 1.6.01 и 15.6.01 ... можно рассчитать итоговые суммы, но отобразить только превышающие 100 000 р.
Сортировка записей
Отсортируйте результаты запроса, указав порядок сортировки в бланке запроса.
Если порядок сортировки указан для нескольких полей, то Microsoft Access сначала выполняет сортировку по первому полю слева. Поэтому пользователь должен упорядочить поля слева направо в том порядке, в котором требуется выполнить сортировку.
Задайте сортировку по возрастанию или по убыванию или удалите условие сортировки.
Добавление или удаление полей в бланке запроса. Откройте запрос в режиме Конструктора или откройте форму, отчет или таблицу, а затем откройте окно расширенного фильтра. Выполните одно из следующих действий.
Добавление поля. В запрос следует добавлять только те поля, данные из которых выводятся на просмотр, обновляются или используются для задания условий отбора, группировки и сортировки.
Рис. П.20
В режиме Конструктора дважды щелкните ...
или перетащите поля,...
...чтобы добавить их к бланку запроса.
В фильтр следует добавлять только поля, используемые при сортировке или задании условий отбора. После применения фильтра на экран автоматически выводятся все поля, содержащие отобранные данные. Выделите одно или несколько полей. Перетащите нужное поле из списка полей в тот столбец бланка, в который его требуется вставить.
Помимо перетаскивания для добавления полей в бланк можно дважды щелкнуть имя нужного поля в списке полей или выбрать нужное поле из списка в строке Поле на бланке.
Удаление поля. Выделите нужное поле, щелкнув соответствующую область выделения столбца, а затем нажмите клавишу DEL.
Поле, удаляемое из бланка, удаляется только из бланка запроса или бланка фильтра. Из базовой таблицы поле и его содержимое не удаляется, также как и из отфильтрованных данных.
Сортировка записей. Простая и сложная сортировка Существует два вида сортировки, которые можно выполнить: простая сортировка и сложная сортировка.
Простая сортировка. При сортировке в режиме страницы выполняется простая сортировка, то есть все записи поля сортируются по возрастанию или по убыванию, но не в том и другом порядке сортировки одновременно.
Сложная сортировка. Если нужно провести сортировку записей в режиме Конструктора запроса можно выполнить сложную сортировку. Это означает, что по некоторым полям допускается сортировка по возрастанию, а по другим полям сортировка по убыванию.
Создание простого запроса на выборку с помощью мастера
Мастер простого запроса на выборку создает запросы для получения данных из полей, выбранных в одной или нескольких таблицах или запросах.
Рис. П.21
С помощью Мастера можно также вычислять суммы, число записей и средние значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле. Однако нельзя ограничить количество записей, возвращаемых этим запросом, с помощью условий отбора.
В окне базы данных, в списке Объекты выберите Запросы и на панели инструментов окна базы данных нажмите кнопку Создать.
В диалоговом окне Новый запрос выберите в списке строку Простой запрос и нажмите кнопку OK.
Следуйте инструкциям в диалоговых окнах мастера. Последнее диалоговое окно позволяет либо запустить запрос, либо открыть его в режиме конструктора.
Если получился не тот запрос, который был нужен, можно снова создать запрос с помощью мастера или изменить этот запрос в режиме конструктора.
Создание запроса на выборку без помощи мастера
В окне базы данных в списке Объекты выберите Запросы и на панели инструментов окна базы данных нажмите кнопку Создать.
В диалоговом окне Новый запрос щелкните строку Конструктор, а затем нажмите кнопку OK.
В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку, содержащую объекты, данные из которых будут использованы в запросе.
Дважды щелкните объекты, которые нужно добавить в запрос, а затем нажмите кнопку Закрыть.
Добавьте поля в строку Поле в бланке запроса и, если необходимо, укажите условия и порядок сортировки
Бланк запроса. Бланк, предназначенный для определения запроса или фильтра в режиме конструктора запроса или в окне расширенного фильтра. В предыдущих версиях использовался термин бланк запроса по образцу (QBE).
Для просмотра результатов запроса на панели инструментов нажмите кнопку Вид.
Создание перекрестных запросов с помощью Мастера
В окне базы данных (в списке Объекты выберите Запросы) и на панели инструментов окна базы данных нажмите кнопку Создать.
В диалоговом окне Новый запрос выберите в списке строку Перекрестный запрос и нажмите кнопку OK.
Следуйте инструкциям в диалоговых окнах Мастера. В последнем диалоговом окне можно либо запустить запрос, либо открыть его в режиме конструктора.
Если получился не тот запрос, который был нужен, можно снова создать запрос с помощью мастера или изменить этот запрос в режиме Конструктора.
Перекрестный запрос. Запрос, в котором подсчитывается сумма, среднее, число значений или выполняются другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.
Создание перекрестного запроса без помощи мастера
В окне базы данных в списке Объекты выберите Запросы и на панели инструментов окна базы данных нажмите кнопку Создать.
В диалоговом окне Новый запрос щелкните строку Конструктор, а затем нажмите кнопку OK.
В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку, содержащую объекты, данные из которых будут использованы в запросе.
Дважды щелкните объекты, которые нужно добавить в запрос, а затем нажмите кнопку Закрыть.
Добавьте поля в строку Поле в бланке запроса.
На панели инструментов нажмите кнопку Тип запроса и выберите Перекрестный.
Для поля или полей, значения которых должны быть представлены в виде заголовков строк, щелкните ячейку строки Перекрестная таблица и выберите значение Заголовки строк.
Для таких полей нужно оставить в строке Групповая операция значение Группировка, установленное по умолчанию.
Для поля, значения которого должны быть представлены в виде заголовков столбцов, щелкните ячейку строки Перекрестная таблица и выберите значение Заголовки столбцов. Значение Заголовки столбцов можно задать только для одного поля. Для этого поля нужно оставить в ячейке строки Групповая операция значение Группировка, установленное по умолчанию.
По умолчанию заголовки столбцов сортируются в алфавитном порядке или по числовым значениям. Если требуется расположить их в другом порядке или если нужно ограничить количество отображаемых заголовков столбцов, следует использовать свойство Заголовки столбцов (ColumnHeadings) запроса.
Для просмотра результатов запроса нажмите кнопку Вид на панели инструментов.
Создание запроса с параметрами. Создайте запрос на выборку или перекрестный запрос В режиме Конструктора запроса .
Рис. П.22
Выполните одно или несколько следующих действий.
Использование одного параметра. Для поля, которое предполагается использовать как параметр, введите в ячейку строки Условие отбора выражение с текстом приглашения, заключенным в квадратные скобки. Например, для поля, в котором отображается текущее количество товаров на складе, введите следующее выражение: [Number of Units in Stock:]
Использование нескольких параметров. Для каждого поля, которое предполагается использовать как параметр, введите в ячейку строки Условие отбора выражение с текстом приглашения, заключенным в квадратные скобки.
Например, для поля, в котором отображаются даты, можно ввести приглашения следующего вида «Введите начальную дату:» и «Введите конечную дату:», чтобы задать границы диапазона значений:
Between [Type the beginning date:] And [Type the ending date:].