Добавление фильтров

Советы по выбору способа применения фильтра в таблице, запросе или форме. В форме или в таблице существую разные способы применения фильтров: фильтр по выделенному, фильтр по форме и поле «Фильтр для».

Фильтр по выделенному. Способ отбора записей в форме, объекте в режиме таблицы или на странице доступа к данным, при котором отбираются только записи, содержащие выделенное значение.

Фильтр по форме. Способ отбора записей, в котором пользователь использует форму или объект в режиме с пустыми полями, в которые вводятся значения, и содержат отбираемые записи.

Ввод данных для фильтра. Способ отбора записей, когда вводится значение или выражение, с помощью которого отбираются записи, содержащие значение или удовлетворяющие выражению.

• Если удается легко найти и выделить значение, которое должны содержать отбираемые записи, следует использовать фильтр по выделенному.

• Фильтр по форме (обычный фильтр) используется для выбора искомых значений из списка без просмотра всех записей или при указании нескольких условий отбора одновременно.

• Поле «Фильтр для» используется, если фокус ввода находится в поле и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет использоваться в качестве условия отбора.

Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра.

Окно расширенного фильтра. Окно, в котором пользователь имеет возможность создать фильтр самостоятельно. В бланке фильтра вводятся условия отбора, с помощью которых из всех записей в открытой форме или таблице выделяется подмножество, удовлетворяющее данным условиям.

Сохранение фильтров для последующего использования. Способы сохранения фильтров после их создания и применения различаются в зависимости от объекта.

• Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно снова применить сохраненный фильтр.

• При сохранении запроса фильтр сохраняется автоматически, но условие фильтра не добавляется к содержимому бланка запроса. При повторном запуске запроса можно снова применить сохраненный фильтр.

• Если фильтр был создан для подтаблицы или подчиненной формы, он будет доступен и при открытии подтаблицы или подчиненной формы в режиме таблицы или формы.

Способы применения фильтра.

Применение фильтра к полю (автофильтр). Фильтры можно применять к полям в области строк, области столбцов и области данных. Когда фильтр применяется к полю, пользователь отбирает для просмотра один или несколько элементов данных в поле; остальные элементы при этом скрываются.

Рис. П.23

Когда к полю применяется фильтр, стрелка раскрытия списка меняет цвет с черного на синий, а кнопка Автофильтр на панели инструментов становится выделенной.

Применение фильтра к полю особенно полезно, когда имеется много исходных данных и требуется сосредоточить внимание на конкретных областях. Для сужения набора отображаемых данных можно применить фильтр к нескольким полям.

Условные фильтры. Можно применить фильтра к полю строк или столбцов для отображения n максимальных или минимальных элементов на основании итогового значения. Например, можно с помощью фильтра отобрать три города с максимальными значениями продаж или пять товаров, дающих наименьшую прибыль. Вместо конкретного числа n элементов можно отобрать определенный процент значений. Например, можно отобрать 25% лучших или худших продавцов по числу обработанных заказов. Если всего имеется 40 продавцов, после применения фильтра данные будут отображаться для 10 из них.

Снятие и повторное применение фильтра. Для отображения данных для всех полей следует отключить автофильтр. Однако настройки фильтра при этом сохраняются. Поэтому после повторного включения автофильтра данные, которые раньше были отображаемыми или скрытыми снова станут отображаемыми или скрытыми.

Автофильтр. Применение фильтра к данным в режиме сводной таблицы или сводной диаграммы путем выбора одного или нескольких элементов в поле, допускающем применение фильтра.

Настройки фильтра сохраняются, когда поля перемещаются для изменения макета. Если удалить поле из макета, а затем вновь добавить его, те же элементы снова будут скрытыми.

Если не требуется сохранять выбор, сделанный с помощью фильтра, проверьте перед началом отбора элементов для фильтра, что кнопка Автофильтр не выбрана. Если кнопка не выбрана, то отбор новых элементов для фильтра автоматически включает фильтр и удаляет старые настройки фильтра.

Применение фильтра в таблице, запросе или форме. Нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов.

Рис. П.24

Удаление и снятие фильтра. Удаление фильтра ведет к его полному уничтожению. Снятие фильтра не приводит к его уничтожению. Фильтр снимается для отображения всех записей перед применением фильтра. После снятия фильтра его можно применить снова.

Удаление фильтра в форме или таблице. Для удаления любого фильтра, независимо от способа, каким он был создан, выполните следующие действия.

• Выберите в форме, подчиненной форме, таблице или подтаблице фильтр, который нужно удалить.

• Переключитесь в окно расширенного фильтра.

• Выберите в меню Правка команду Очистить бланк.

• Нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов.

Снятие фильтра. Снятие фильтра для вывода всех записей в форме или таблице. Выполните одно из следующих действий.

Чтобы снять фильтр и снова вывести на экран все записи, ранее отображавшиеся в таблице, запросе или форме, нажмите кнопку Удалить фильтр на панели инструментов окна режима таблицы.

Снятие фильтра не приводит к его удалению из базы данных. Фильтр можно применить повторно, нажав кнопку Применить фильтр на панели инструментов. При снятии фильтра с объекта в режиме таблицы Microsoft Access также снимет все фильтры, применявшиеся к любой из подчиненных таблиц в этом объекте.

Удаление всех фильтров.

• Нажмите кнопку Автофильтр на панели инструментов Сводные таблицы, чтобы отпустить ее.

• Если снова нажать кнопку Автофильтр, чтобы обратно включить фильтрацию, то применяются ранее заданные фильтры.

Удаление автофильтра или фильтра по выделенному из поля

• Нажмите синюю стрелку поля, из которого нужно удалить фильтр.

• Установите флажок (Все) и нажмите кнопку OK.

Удаление условного фильтра из поля. Выберите поле, из которого нужно удалить условный фильтр. На панели инструментов Сводные таблицы нажмите кнопку Показать верхние и нижние элементы и выберите команду Показать все.

Если не требуется сохранять фильтры, проверьте перед началом отбора элементов для фильтра, что кнопка Автофильтр не нажата. Если кнопка не выбрана, то отбор новых элементов для фильтра автоматически включает фильтр и удаляет старые настройки фильтра.

Отчеты

Отчеты являются прекрасным способом упорядочивания и представления данных из базы данных Microsoft Access. Отчеты позволяют форматировать данные в виде привлекательного и информативного макета, предназначенного для печати или просмотра на экране. Отчеты могут сделать данные более полезными.

Рис. П.25

В отчетах предоставляется несколько способов упорядочивания, разбиения по категориям и обобщения данных. Отчеты помогают представить данные наиболее эффективно и в них предоставляются формы отображения данных, которые могут быть новыми для вас.

По сложности отчеты варьируются от простого списка (например, отчет о состоянии проекта или отчет о еженедельных продажах) до подробного каталога продуктов.

Отчеты также позволяют решать следующие задачи.

• Подготовка счетов для заказчика.

• Создание почтовых этикеток.

• Создание каталога, такого как алфавитный список служащих с их адресами и телефонами.

• Представление итоговых данных, например, продаж, сгруппированных по регионам

Часто отчеты используются для представления общей картины, выделения основных фактов и тенденций.

Группирование и сортировка данных, выполняемые с целью сделать их более значимыми визуально, являются основными достоинствами отчетов.

Отчет формируется из элементов управления. В некоторых элементах управления, таких как текстовые блоки, отображаются данные. Другие элементы управления являются частями оформления, например, разделительные линии или эмблема компании.

Отчет может состоять из страниц и заголовков. Страница может содержать несколько заголовков, группирующих данные, или один заголовок может включать данные, заполняющие несколько страниц.

Отчет состоит из данных. Данные в базе состоят из полей и записей. Поле, отображаемое в таблице как столбец, является отдельной категорией данных, которая может применяться к каждой записи. Запись, отображаемая в таблице как строка, является набором данных о конкретном лице или объекте. Таким образом, почтовый код для служащих — это поле, тогда как служащий Валентин Белов — это запись.