Тема 8 «Учетные регистры»

Студент должен знать:

• основные формы учетных регистров.

Студент должен уметь:

• правильно их составлять.

План лекции

1. Понятие учетных регистров и их классификация.

2. Шахматная форма графления учетных таблиц. Ведомость и журнал-ордер.*

3. Линейно-позиционная форма графления учетных таблиц.

1

Первичные документы обрабатываются путём группировки и регистрации однородных показателей, записываемых в учётные регистры.

Учетные регистры – это отдельные листы, ведомости, журналы, книги, машинограммы, диски, дискеты и другие машинные носители, в которых осуществляется группировка однородных данных для отражения на бухгалтерских счетах.

В учётных регистрах информация, содержащаяся в принятых к бухгалтерскому учёту первичных документах, фиксируется, оценивается, накапливается и обобщается (систематизируется). Отражение хозяйственных фактов в учётных регистрах является очень ответственным этапом учётной работы.

Учётные регистры различают (классифицируют) по характеру бухгалтерских записей, объёму содержания, внешнему виду и способу записи.

По характеру бухгалтерских записей учётные регистры делятся на хронологические и систематические.

В хронологических учётных регистрах бухгалтерские записи производятся в хронологическом порядке их совершения и поступления (например, книга покупок, ведомость поступления денежных средств в кассу и т.п.).

В систематических регистрах осуществляется группировка хозяйственных фактов по однородному содержанию в соответствии с определёнными признаками. Записи составляются на бухгалтерских счетах синтетического и аналитического учёта (например, ведомость (регистр дебетовых оборотов) по учёту затрат по видам продукции и по предприятию в целом).

Систематическая и хронологическая записи (формы регистрации хозяйственных фактов в бухгалтерском учёте) объединяются в одном учётном регистре – журнале-ордере, где они дополняют друг друга.

По объёму содержания учётные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического учёта.

В синтетических регистрах учёт ведётся общими итоговыми суммами на основании заранее сгруппированной информации только в денежном выражении с указанием корреспондирующих счетов без пояснительного текста (например, журналы-ордера).

В аналитических регистрах записи выполняют подробно с пояснениями по каждому документу в отдельности или по группе однородных документов (например, ведомость движения материалов)

По внешнему виду учётные регистры делятся на книги, ведомости, машинограммы и карточки.

Книги ведут для учёта кассовых операций, покупок, продаж, обобщения учётной информации в Главной книге.

Ведомости представляют собой разграфлённые определённым образом листы бумаги. Данные из низ переносятся в журналы-ордера.

Машинограммы получают при распечатке информации с компьютера.

Карточки применяются для аналитического учёта и группируются по определённым признакам. Они используются для аналитического учёта товарно-материальных ценностей и основных средств (карточки складского учёта материалов, инвентарные карточки).

Записи в регистрах бухгалтерского учёта могут осуществляться вручную или при помощи ПЭВМ.

К учётным записям предъявляются следующие требования: документальность, своевременность, кратность, точность, ясность.

Записи в учётные регистры производятся исключительно на основании оформленных, проверенных и утверждённых документов, в которых при необходимости проставляется корреспонденция счетов (например, на кассовых и банковских документах).

На основании данных сводных документов (отчётов по кассе, выписок с расчётного счёта, авансовых отчётов подотчётных лиц и др.), представляющих собой итог нескольких простых документов, производятся бухгалтерские записи в регистры учёта денежных средств по кассе (журнал-ордер № 1 и ведомость к нему № 1), на расчётном счёте (журнал-ордер № 2 и ведомость к нему № 2), расчётов с подотчётными лицами (журнал-ордер № 7 и ведомость к нему), и другие.

Окончание записи отмечается на каждом документе путём проставления номера учётного регистра, в котором этот документ отражён. Записи в учётные регистры необходимо производить сразу же вслед за проверкой и проставлением корреспонденции в бухгалтерских документах.

Таким образом, первоисточником всех бухгалтерских записей являются документы. Содержание записей в учётных регистрах определяется их видами, построением и назначением. Наиболее существенными элементами бухгалтерских записей в учетных регистрах являются:

• Дата записи в регистр;

• Номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

• Обоснование содержания записи;

• Принятые коды бухгалтерских счетов и позиции аналитического учёта;

• Сумма.

На определённые даты по синтетическим бухгалтерским счетам, обычно в конце отчётного месяца, в учётных регистрах подсчитываются итоги оборотов за период, и исчисляется сальдо на бухгалтерских счетах.

2

В основу построения регистров синтетического учёта заложена шахматная форма графления учётных таблиц.

Её сущность заключается в том, что дебетуемые счета располагаются по горизонтали, а кредитуемые – в вертикальных колонках таким образом, что представляют собой дебет одного счёта и кредит другого счёта. Корреспонденция любой пары счетов может быть отражена в соответствующей колонке. Учётный регистр такой формы называют шахматной оборотной ведомостью.

Шахматная оборотная ведомость – это свод оборотов по счетам, служащий для раскрытия их содержания и проверки правильности корреспонденции счетов. Рассмотрим пример шахматной оборотной ведомости.

Шахматная оборотная ведомость за декабрь.

Кредит Дебет	01	02	10	20	50	51	60	70	Оборот по дебету
01									-
10							78000		78000
41							519		519
20		52	123					806	981
50						896			896
51					368				368
60						78519			78519
70					765				765
Оборот по кредиту	-	52	123	-	1133	79415	78519	806	160.048

Такое строение учётных регистров положено в основу построения регистров синтетического учёта: журналов-ордеров и ведомостей к ним.

Журнал-ордер – это месячный накопительный регистр, в котором отражаются все операции по кредиту одного или нескольких взаимосвязанных счетов в корреспонденции с теми счетами, на которых эти операции отражаются по дебету.

Ведомость – это месячный накопительный регистр, в котором отражаются все операции по дебету одного или нескольких взаимосвязанных счетов в корреспонденции с теми счетами, на которых эти операции отражаются по кредиту.

Например, журнал-ордер № 1 и ведомость к нему по счёту 50 «Касса».

Журнал-ордер № 1 за ноябрь 200_ года по кредиту счета 50 «Касса» в дебет счетов:

Дата документа	51	71	70	60	73	76			Итого:
01.11.02	3400		8350						11750
04.11.02	9000	1500							10500
…
15.11.02	6580					800			7380
…
28.11.02.	1000			4260					5260
…
…
Итого:	19980	1500	8350	4260		800			34.890.

Ведомость № 1 за ноябрь 200_ года по дебету счета 50 «Касса» с кредита счетов:

Сальдо на 1 ноября 200_ года: 1250-00.

Дата документа	51	71	90	62	73	76			Итого:
01.11.02			15000						15000
04.11.02			9000		700				9700
…
15.11.02	800		7500			1000			9300
…
28.11.02.			5500						5500
…
…
Итого:	800		37000		700	1000			39500

Сальдо на 1 декабря 200_ года = 1250 + 39500 – 34890 = 5860.

3

Линейно – позиционная форма графления учётных таблиц применяется в комбинированных учётных регистрах.

Основной особенностью регистров, совмещающих синтетический учёт с аналитическим является то, что они совмещают в себе элементы регистров синтетического и аналитического учёта, и поэтому называются комбинированными.

Они построены по принципу накопительной ведомости аналитического учёта с отражением данных первичных документов, на основании которых они составлены, на счетах синтетического учёта.

Примерами таких учётных регистров являются:

• Журнал-ордер № 7 по кредиту счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами»;

• Журнал-ордер № 6 по кредиту счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками».

Например:

Журнал-ордер № 7 по кредиту счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» за ноябрь 200_ года.

№ п/п	ФИО Работника	Сальдо начальное		Выдано из кассы	Израсходовано с к-та сч.71 в д-т счетов				Итого	Выдано в возмещение перерасхода	Возвращено и удержано		Сальдо конечное
		Д	К		41	44					50		Д	К
1.	Иванов			1500	1400				1400				100
2.	Петров	2000				1800			1800		200		-
	Итого:	2000		1500	1400	1800			3200		200		100	?