3. Индивидуальная кадровая справка

В индивидуальную кадровую справку включаются следующие ос­новные сведения.

(а) Личные сведения:

• имя, фамилия, адрес и номер телефона;

• табельный номер в компании (при наличии);

• пол;

• дата рождения;

• матримониальный статус;

• номер удостоверения о частичной потере трудоспособности (при наличии).

(б) Сведения работодателя:

• дата поступления на работу;

• даты поступления и ухода из подразделения (отдела);

• название прошлых и нынешней должностей;

• размер прошлой и нынешней заработной платы (оклада);

• причины их изменения;

• табель присутствия и отсутствия на работе;

• сведения о несчастных случаях и авариях;

• часы работы;

• право на получение оплачиваемого отпуска;

• дата выхода на пенсию и участие в схемах пенсионного обес­печения;

• дисциплинарные предупреждения.

(в) Квалификация и мастерство:

• официальное образование;

• квалификация;

• сведения об обучении;

• результаты аттестаций.

(г) При увольнении из компании:

• дата и причина увольнения;

• название нового работодателя (при наличии);

• приемлемость для повторного найма.

4. Ведение кадровых записей вручную

Во многих компаниях кадровые записи ведутся на специальных карточках или в папках со скоросшивателем. Для обеспечения бы­строго поиска сведений о работниках по какому-либо признаку су­ществует много способов, в частности наклейка разноцветных яр­лычков на корешках папок, например для выделения работников-инвалидов. Кроме того, эти способы позволяют отражать все сведе­ния, перечисленные в п. 3 данной главы, на сравнительно неболь­шом поле. Кадровые записи, ведущиеся вручную, вполне эффек­тивны в мелких компаниях; они позволяют проявлять гибкость, быстро обновлять данные; это удобный и недорогой способ.

5. Компьютеризация ведения кадровых записей

Компьютерная память позволяет хранить во много раз больший объем информации, чем может уместиться на карточках или в пап­ках. Компьютерное ведение записей обеспечивает следующие пре­имущества.

(а) Любую информацию можно за секунды вывести на дисплей или распечатать на принтере.

(б) Можно легко составить список сотрудников компании по лю­бому признаку или категории, например, сделать из общего штат­ного списка выборку работников, возраст которых превышает 60 лет, или инвалидов.

(в) Можно легко получить сводные данные, например, численность работников определенной категории.

(г) Компания может приобрести готовые компьютерные программы кадрового учета, и сотрудники отдела кадров с легкостью освоят их и смогут оперативно добавлять информацию или группировать дан­ные по заданному признаку.

ЗАКОН 1984 г. О ЗАЩИТЕ ДАННЫХ

6. Основные положения Закона

Он защищает персональную информацию, т.е. информацию лично­го характера об отдельных людях, хранящуюся в компьютерах, от несанкционированного использования. Закон распространяется практически на все виды данных, хранящихся в автоматизирован­ном виде, но особенно на персональную информацию. Все пользо­ватели данных (т.е. сотрудники организаций, ответственные за ве­дение кадровых записей на компьютере) обязаны зарегистрировать свою деятельность в Регистре защиты данных (DataProtectionReg­istrar), заполнив регистрационную форму с указанием персона­льной информации, которую собирают, цели ее хранения, характе­ра использования, источников, из которых получают информацию, перечня лиц, которым собираются раскрыть данные. В задачи Реги­стра входит обеспечение соблюдения пользователями данных вось­ми принципов хранения информации, которые основываются на Европейской конвенции и гласят следующее.

1. Персональная информация может быть получена и использо­вана только честным путем и на законных основаниях.

2. Персональная информация может накапливаться и храниться только в целях специального и законного использования.

3. Информация должна использоваться и раскрываться только в порядке, установленном Регистром.

4. Информация должна быть надежной и адекватной, т.е. точно соответствовать целям ее использования.

5. Информация должна быть точной и в случае необходимости подлежит регулярному обновлению.

6. Информация не должна подлежать хранению дольше, чем это требуется для достижения цели.

7. Любое лицо имеет право знать, располагает ли пользователь, работающий с персональной информацией, какими-либо све­дениями о нем, и требовать исправления или стирания неточ­ной или ошибочной информации о себе, если это необходимо.

8. Должны быть приняты меры безопасности против несанк­ционированного доступа к персональной информации.