7. Работа с кадровыми записями

Любая компания, независимо от ее размера, должна назначить ко­ординатора, в обязанность которого входит обеспечение соблюде­ния требований Закона и работа с запросами работников о раскры­тии данных, содержащихся в кадровых записях. Это могут быть дан­ные о потерпевших неудачу претендентах, бывших работниках ком­пании, если касающаяся их персональная информация хранится в компьютере.

(а) Коммуникации.Работников следует проинформировать о их пра­вах, предусмотренных Законом и касающихся персональных данных о них, и об ограничениях этих прав. Если у работников имеют­ся справочники компании, в них следует включить раздел с разъяс­нениями, или вставить его в документ, детально описывающий ус­ловия найма.

(б) Пересмотр данных.Информация, содержащаяся в компьютере должна регулярно проверяться на соответствие принципам хране­ния информации. Следует отметить, что информация, хранящаяся не в компьютере, а занесенная вручную на карточки, не подпадает под действие Закона.

СТАТИСТИКА

8. Необходимые статистические данные

Ниже приведены статистические данные, обязательные для пред­ставления.

(а) Статистические данные, которые следует представлять в офици­альные органы, например в Министерство по вопросам занятости, в Министерство здравоохранения и социального обеспечения.

(б) Общая численность занятых по отделам, географическому ме­стоположению предприятий, возрастным группам, полу и другим возможным критериям, показывающая увеличение или сокращение численности персонала за предыдущий период.

(в) Число аварий и несчастных случаев, информация о которых пе­редана инспекторам по охране здоровья и обеспечению безопасности производства, проанализированная по подразделениям и причинам.

(г) Текучесть рабочей силы и коэффициент стабильности рабочей силы.

(д) Потери рабочего времени в результате отсутствия работников (вы­раженные в процентах от общего числа рабочих часов за период) и число заболеваний, представленные с разбивкой по подразделениям.

9. Необязательные (дополнительные) статистические данные

Следующие статистические данные обеспечивают полезную ин­формацию для руководства, хотя и не являются обязательными, как перечисленные выше.

(а) Численность работников по категориям заработной платы и ок­ладов. Эти данные не обязательно отслеживать ежемесячно, как правило, они составляются ежегодно при рассмотрении вознаграж­дения персонала. Статистика оплаты труда иногда требуется для каких-либо специальных целей, например, если профсоюз требует повышения заработной платы.

(б) Текучесть рабочей силы.

(в) Анализ персонала по квалификации, уровню профессиональной подготовки, местожительству представляет интерес для целей пла­нирования человеческих ресурсов. Если ожидается сокращение штатов, могут понадобиться сводные данные по продолжительности стажа работников.

Вся статистика по персоналу имеет гораздо больший смысл и при­менимость, если статистические выкладки сопровождаются объяс­нительной запиской, которая содержит необходимые разъяснения и, возможно, даже указывает предполагаемые дальнейшие действия.