2) Законодательные правовые акты, регламентирующие создание и оформление документов.

1.Прежде всего, обратимся к Конституции Российской Федерации, являющейся главным документом государства и имеющей наивысшую юридическую силу на всей территории Российской Федерации.

2. ФКЗ 3. ФЗ, и т.д. Вопросы документирования нашли отражение и во всех кодексах Российской Федерации. Особенно много статей, посвященных документам, можно найти в Гражданском кодексе, регулирующем гражданские правоотношения и устанавливающем виды и разновидности документов, создаваемых в процессе этих правоотношений.

Большой раздел Трудового кодекса (III) посвящен важнейшему документу, устанавливающему трудовые правоотношения, - трудовому договору, требования к которому расписаны детально.

В Трудовом кодексе мы находим также определение и рассмотрение коллективного договора (статьи 40 - 44) и ученического договора (статьи 198-200), а также такой вид документа, как соглашение и его разновидности.

В статье 66 мы находим указания о еще одном важнейшем виде документа - трудовой книжке.

В целом значительная часть Трудового кодекса освещает именно процесс документирования трудовых взаимоотношений.

Достаточно полно в законодательстве проработан вопрос использования изображений Государственного герба и гербов субъектов Российской Федерации на бланках и печатях. Прежде всего, это Федеральный конституционный закон "О государственном гербе Российской Федерации" (от 25 декабря 2000 г.   2-ФЗ в ред. от 30 июня 2003 г.), который, дав описание герба, указывает категории организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках.

Следует обратить внимание на статьи Уголовного кодекса РФ, имеющие отношение к работе с документами. Наибольшее количество интересующих нас статей касаются охраны и защиты информации. Сюда относится статья 138 "О нарушении тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений", которая предусматривает достаточно строгие наказания.

Учитывая повсеместное внедрение в сферу управления новых технологий на базе ЭВМ, 28-я глава Уголовного кодекса РФ целиком посвящена рассмотрению преступлений в сфере компьютерной информации.

В Уголовном кодексе РФ отдельно выделена охрана особо ценных документов. Они рассматриваются наравне с предметами, имеющими историческую, научную, художественную или культурную ценность (статья 164). В статье 324 предусмотрено наказание за приобретение или сбыт определенного вида официальных документов. Это документы, предоставляющие право или освобождение от обязанностей (наряду с документами в этой статье рассматриваются и государственные награды).

Служба делопроизводства постоянно имеет дело с бланками документов своей организации, печатями и штампами. Именно в обязанности работников службы документационного обеспечения управления входит их изготовление и хранение. Поэтому каждый сотрудник должен знать и помнить статью 325 о хищении или повреждении документов, штампов, печатей.

Отдельно Уголовный кодекс РФ оговаривает наказание за подделку или сбыт документов, бланков, печатей.

Большинство коммерческих и некоммерческих организаций помещают на своем бланке изображение эмблемы (товарного знака). При конструировании такого бланка службой делопроизводства необходимо помнить о Законе РФ от 23 сентября 1993 г.   3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров" (в ред. от 24 декабря 2002 г.).

Прежде всего, Закона "О языках народов Российской Федерации", посвященные использованию языков народов Российской Федерации в работе федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления  и в деятельности государственных органов, организаций, предприятий, учреждений.

Для любой организации, в которую могут обратиться граждане, важен Федеральный закон РФ от 2 мая 2006 г.  ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

служба делопроизводства должна опираться на Федеральный закон "О бухгалтерском учете", в статье 9 которого указано, что "первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации". В целях реализации этого положения федерального закона постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г.   835 "О первичных учетных документах" разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичных учетных документов и их электронных версий возложена на Государственный комитет РФ по статистике с согласованием форм с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.

Целиком электронного документа касается Федеральный закон от 10 января 2002 г.   1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". В нем дается определение электронного документа, электронной цифровой подписи и указаны условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи.

26 июля 2006 г. вышел Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (  149). Особое внимание уделяется государством вопросам сохранности документов. Прежде всего это Федеральный закон от 1 октября 2004 г.   125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", устанавливающий состав Архивного фонда РФ и порядок включения архивных документов в его состав. Вопросы сохранности документов затронуты и в других законодательных актах: статья 17 Федерального закона "О бухгалтерском учете" устанавливает минимальные сроки хранения для бухгалтерских документов.