24) Требования к конструированию бланков. Виды бланков. Бланки предприятий различных форм собственности. Требования к бланкам служебных документов

ГОСТ Р6.30-2003 содержит также требования к бланкам, на которых, как правило, и оформляются управленческие документы предприятия. Как известно, для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается использование бланков формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм). К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности:

а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы);

б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу;

в) размещение полей и разметок.

Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/кв. м, а белизна - не менее 90%).

Документы, оформленные на бланках, в соответствии с требования ми параграфа 4.1 ГОСТа Р6.30-2003 должны иметь следующие размеры полей формуляра-образца: левое - 35 мм, правое - 8 мм, верхнее - 20, нужнее на листе формата А4 - не менее 19, а на Формате А5 - не менее 16 мм. Левое поле предназначено для подшивки документов, правое - резерв бумаги для износа (с целью сохранности текста), нижнее поле для служебных отметок о поступлении или исполнении документа, переносе данных с него на машинный носитель. При печатании документа на обороте листа (на обеих сторонах листа разрешается печатать документы со сроком хранения до трёх лет) нужно, чтобы размер левого поля был 8 мм, правого - 35 мм, а нижнее и верхнее поля оставались без изменения. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. К примеру, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы размещения реквизитов, без выравнивания строк) способом.

ГОСТ установил в качестве основных два вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем.

Несмотря на то что из содержания ГОСТа Р 6.30-2003 исключены требования к изготовлению, учету, использованию и хранению в организации (предприятии, учреждении) бланков с воспроизведением государственного герба РФ (гербов субъектов РФ), это отнюдь не означает упразднения указанных требований.

Изготовление, учет, хранение и использование бланков с изображением Государственного герба РФ (субъекта РФ) или эмблемы (логотипа) организации (далее - бланков) должно осуществляться в строгом соответствии с их предназначением. Изготовление указанных бланков следует производить только на полиграфических (штемпельно-граверных) предприятиях, имеющих лицензии на соответствующие виды деятельности, а также сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции с надлежащим качеством. Как правило, изготовление бланков осуществляется на основании заказа, оформленного в установленном законодательством РФ порядке.

Бланки организации подлежат учету. С этой целью на них с оборотной стороны типографским способом, нумератором или при помощи средств оперативной полиграфии проставляют порядковые номера, а при необходимости - и серии этих номеров. Учет бланков организации ведется раздельно по видам бланков. Данные учета отражаются в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) с применением следующих реквизитов:

1) при поступлении бланков: наименование вида бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование поставщика бланков; количество экземпляров; серия и номера бланков;

2) При выдаче бланков: наименование вида бланка; количество экзем клиров; серия и номера бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Хранение бланков организации следует производить в приспособленных для этой цели помещениях (хранилищах) в надежно запираемых и опечатываемых сейфах (шкафах, столах). Уничтожение бланков организации следует осуществлять по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. Приказом руководителя организации назначаются должностные лица, несущие персональную ответственность за учет, хранение и использование по назначению бланков.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков организации, как правило, возлагают на соответствующее структурное подразделение службы ДОУ. Проверки наличия, хранения и использования бланков организации следует проводить не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. О произведенных проверках делаются соответствующие отметки в учетно-регистрационных формах (после последней записи). В случае обнаружения нарушений установленного в организации порядка и правил изготовления, учета, хранения и использования бланков комиссия обязана провести служебное расследование, результаты которого оформляются актом. Акт представляется на рассмотрение руководителя организации для принятия решения.

Отдельного рассмотрения заслуживает порядок оформления и ведения документов по персоналу, важнейшими из которых, как известно, являются трудовой договор и трудовая книжка. Повышенный интерес к освещению данного вопроса обусловлен произошедшими в течение 2002-2003 гг. изменениями в трудовом законодательстве РФ.

Прежде всего имеется в виду принятие и введение в действие с 1 февраля 2002 г. Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ), раздел III которого (за исключением главы 14) целиком посвящен регламентации порядка заключения, изменения и прекращения действия трудового договора. Во-вторых, существенным с правовой точки зрения является принятие в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. Правил ведения и хранения трудовых книжек. Кроме того, в соответствии с указанным постановлением с 1 января 2004 г. в действие введены и новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее.

В-третьих, постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. утверждена и введена в действие Инструкция по заполнению трудовых книжек. Этот документ уточняет порядок заполнения трудовых книжек и, кроме того, устанавливает конкретные требования к совершению в них необходимых записей.