- •1) Документ и его место в системе управления.
- •2) Законодательные правовые акты, регламентирующие создание и оформление документов.
- •3) Нормативно-методические акты, определяющие порядок создания и оформления документов.
- •4) Документоведение как научная дисциплина и ее связь с другими научными дисциплинами.
- •5) Понятие «информация» и его развитие.
- •6) Понятие «документ» и его развитие.
- •7) Связь информации и документа.
- •8) Общие и частные функции документа.
- •9) Способы документирования и их развитие.
- •10) Текстовое документирование и этапы его развития.
- •11) Пиктограммы. Применение пиктографического письма сегодня.
- •12) Логограммы. Использование логограмм сегодня.
- •13) Техническое документирование. Виды комплексов технической документации.
- •14) Фотодокументирование. Появление, развитие, применение.
- •15) Кинодокументирование. Появление, развитие. Видеозапись.
- •16) Фонодокументирование. Появление, развитие, применение.
- •17) Материал для документирования. Его развитие.
- •18) Подлинники и копии. Виды копий. Порядок удостоверений копий.
- •19) Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр-образец.
- •20) Развитие формуляра документа в XVI-XVII вв.
- •21) Формуляр документа XVIII в.
- •22) Формуляр текстового документа XIX-начала XX в.
- •23) Гост р 6.30-2003. Его содержание, значение.
- •24) Требования к конструированию бланков. Виды бланков. Бланки предприятий различных форм собственности. Требования к бланкам служебных документов
- •25) Реквизит «наименование организации – автора документа», требования к нему.
- •26) Реквизит «справочные данные об организации – авторе документа», его состав.
- •27) Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.
- •28) Даты. Требования к их оформлению; дата как составная часть других реквизитов.
- •29) Реквизит «регистрационный номер документа», его значение.
- •30) Реквизит «ссылка на регистрационный номер документа и дату документа», когда и где он проставляется.
- •31) Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования.
- •32) Порядок утверждения документов, виды утверждения.
- •33) Порядок подписания документов.
- •34) Печать как реквизит документа. На каких документах проставляется гербовая печать.
- •35) Состав удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющий документ.
- •36) Отметки на документе, их значение и оформление.
- •37) Резолюция. Ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.
- •38) Реквизит «отметка об исполнителе», его значение.
- •39) Понятие «юридическая сила документа». Реквизиты, придающие документу юридическую силу.
- •40) Унификация текста документа. Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты).
- •41) Общие требования к текстам управленческих документов.
- •42) Алгоритм подготовки распорядительного документа.
- •43) Элементы текста: заголовок, приложения, требования к ним.
- •44) Понятие «системы документации», развитие систем. Понятие «унифицированные системы документации».
- •45) Назначение, определение и состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
- •46) Назначение и требования к составлению и оформлению организационных документов (устав, положение, инструкция, правила, регламент).
- •47) Назначение и требования к составлению и оформлению распорядительных документов (приказ, распоряжение, решение, постановление, протокол).
- •48) Требования к составлению и оформлению приказов по основной деятельности.
- •49) Требования к составлению и оформлению объяснительных, служебных и докладных записок.
- •50) Требования к составлению и оформлению справок (виды справок, справки внешние и внутренние).
- •51) Требования к составлению и оформлению акта.
- •52) Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности служебных писем.
- •53) Алгоритм подготовки и проведения совещания. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания. Требования к составлению и оформлению протокола.
- •54) Понятие комплексов документов. Первичные комплексы и сложные комплексы документов.
38) Реквизит «отметка об исполнителе», его значение.
Реквизит «отметка об исполнителе»содержит информацию о должностном лице, подготовившем документ.
Размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа док-та в левом нижнем углу
Включает: инициалы, фамилию и служебный телефон исполнителя, подготовившего док-т
Может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения
ЗНАЧЕНИЕ
Реквизит «отметка об исполнителе» носит справочный характер для оперативной связи с исполнителем (на внутренней переписке, служебных письмах, проектах приказов)
39) Понятие «юридическая сила документа». Реквизиты, придающие документу юридическую силу.
Реквизиты:
Ø Наименование организации-автора;
Ø Наименование вида документа
Ø Дата (хх.хх.хххх);
Ø номер;
Ø подпись;
Ø печать
Ø гриф утверждения( Утверждение руководителем (своей организации или вышестоящей) (утверждаю Ген. Директор ООО «заря» подпись, расшифровка и дата);Утверждение путем издания другого документа (приказ, постановление, распоряжение). Такой вид утверждения используется, когда реализация утверждаемого документа требует дополнительных мероприятий, разъяснений. (УТВЕРЖДЕН приказом директора от и №))
Ø виза согласования (включает в себя наименование должности, роспись, расшифровка и дата. Располагается ниже подписи или на оборотной стороне)
Ø гриф согласования. (СОГЛАСОВАНО приказом зам директора от и № или СОГЛАСОВАНО юрисконсультант роспись, расшифровка и дата. Располагается ниже подписи, а в тех случаях, когда документ утверждается – верхняя часть страницы на уровне грифа утверждения.)
Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым документам юридическую силу:
1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.
2. Название документа (приказ, положение и т.д.).
3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу.
4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации.
5. Текст (содержание), по сути точно соответствующего его названию.
6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица.
7. Визы согласования для тех видов документов, которые без таких виз не будут иметь полной юридической силы.
8. Печать
9.Гриф утверждения документа
10. отметка о заверении копии
40) Унификация текста документа. Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты).
Унификация («уно» - приводить в единообразие) заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости разных систем документации по одноименным и сменным функциям управления. Особую роль унификация документов играет для внедрения в деятельность организаций электронного документооборота.
Среди основных принципов унификации документов можно выделить следующие:
- унификация от общего к частному заключается в построении формуляра – образца документа для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов, а также разработки унифицированных форм документов.
- единообразие форм документов, правила построения, составления и оформления обеспечивается путем трафаретизации, унификации расположения данных на поле документа, выработки условных сокращений.
- комплексность унификации (при ее проведении должны предусматриваться требования к документу на всех стадиях его создания с учетом параметров технических средств и программного обеспечения).
- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.
Выделяется 4 направления унификации документов от общего к частному:
Унификация форматов бумаги
Унификация форм документов (предполагает определение состава реквизитов и место их расположения на листе бумаги)
Унификация текста документа ( при унификации текстов управленческих документов нужно обратиться к требованиям законодательных и нпа (иногда в статьях закона формулируются требования к составу некоторых видов документов) или разработать трафаретные тексты (когда заранее печатается постоянна информация , а переменная вписывается позже). Для унификации текста характерно использовать таблицу. Также можно составит текст в виде анкеты (часто их составляют в кадровой службе для того, чтобы получить определенную информацию о сотрудниках).
Понятийная унификация (приведение к единообразию терминологии). Основные термины и определения, применяемые в делопроизводстве содержаться в законодательных и нпа, в терминологических стандартах (ГОСТ-Р 511 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), в словарях и т.д.
Трафаретные тексты и методика их разработки
В целях унификации текстов документов разрабатываются трафаретные тексты для типовых управленческих ситуаций, содержащие заранее отпечатанную постоянную информацию документа. Переменная информация впечатывается позже или вписывается составителем документа от руки.
Разработка трафаретных текстов целесообразна для следующих видов управленческих документов: заявления, справки, трудовой договор, акты и т. д.
Методика разработки трафаретных текстов:
1) Выявление типовых управленческих задач;
2) Сбор информации, необходимой для их решения;
3) Составление проекта унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию;
4) Согласование проекта со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними;
5) Окончательное редактирование проекта и его оформление в соответствии с требованиями ГОСТ.
44. Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты)
Унифицированные тексты документов могут быть представлены в виде трафаретного текста, анкеты или таблицы.
Трафаретные тексты для типовых управленческих ситуаций содержат заранее отпечатанную постоянную информацию документа. Переменная информация впечатывается позже или вписывается составителем документа от руки.
Для унификации текстов документов характерно использование таблиц, которое предполагает представление полного текста документа в табличной форме или его части.
Унификации текста способствует также представление текста документа в виде анкеты. Анкеты, как правило, разрабатываются в кадровых службах организаций, чтобы получить дополнительные сведения о сотрудниках. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно сформулированных вопросах с однозначным пониманием. Переменная информация может быть выражена заранее подготовленным ответом (да/нет), числовыми показателями или развёрнутыми ответами.