- •1) Документ и его место в системе управления.
- •2) Законодательные правовые акты, регламентирующие создание и оформление документов.
- •3) Нормативно-методические акты, определяющие порядок создания и оформления документов.
- •4) Документоведение как научная дисциплина и ее связь с другими научными дисциплинами.
- •5) Понятие «информация» и его развитие.
- •6) Понятие «документ» и его развитие.
- •7) Связь информации и документа.
- •8) Общие и частные функции документа.
- •9) Способы документирования и их развитие.
- •10) Текстовое документирование и этапы его развития.
- •11) Пиктограммы. Применение пиктографического письма сегодня.
- •12) Логограммы. Использование логограмм сегодня.
- •13) Техническое документирование. Виды комплексов технической документации.
- •14) Фотодокументирование. Появление, развитие, применение.
- •15) Кинодокументирование. Появление, развитие. Видеозапись.
- •16) Фонодокументирование. Появление, развитие, применение.
- •17) Материал для документирования. Его развитие.
- •18) Подлинники и копии. Виды копий. Порядок удостоверений копий.
- •19) Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр-образец.
- •20) Развитие формуляра документа в XVI-XVII вв.
- •21) Формуляр документа XVIII в.
- •22) Формуляр текстового документа XIX-начала XX в.
- •23) Гост р 6.30-2003. Его содержание, значение.
- •24) Требования к конструированию бланков. Виды бланков. Бланки предприятий различных форм собственности. Требования к бланкам служебных документов
- •25) Реквизит «наименование организации – автора документа», требования к нему.
- •26) Реквизит «справочные данные об организации – авторе документа», его состав.
- •27) Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.
- •28) Даты. Требования к их оформлению; дата как составная часть других реквизитов.
- •29) Реквизит «регистрационный номер документа», его значение.
- •30) Реквизит «ссылка на регистрационный номер документа и дату документа», когда и где он проставляется.
- •31) Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования.
- •32) Порядок утверждения документов, виды утверждения.
- •33) Порядок подписания документов.
- •34) Печать как реквизит документа. На каких документах проставляется гербовая печать.
- •35) Состав удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющий документ.
- •36) Отметки на документе, их значение и оформление.
- •37) Резолюция. Ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.
- •38) Реквизит «отметка об исполнителе», его значение.
- •39) Понятие «юридическая сила документа». Реквизиты, придающие документу юридическую силу.
- •40) Унификация текста документа. Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты).
- •41) Общие требования к текстам управленческих документов.
- •42) Алгоритм подготовки распорядительного документа.
- •43) Элементы текста: заголовок, приложения, требования к ним.
- •44) Понятие «системы документации», развитие систем. Понятие «унифицированные системы документации».
- •45) Назначение, определение и состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
- •46) Назначение и требования к составлению и оформлению организационных документов (устав, положение, инструкция, правила, регламент).
- •47) Назначение и требования к составлению и оформлению распорядительных документов (приказ, распоряжение, решение, постановление, протокол).
- •48) Требования к составлению и оформлению приказов по основной деятельности.
- •49) Требования к составлению и оформлению объяснительных, служебных и докладных записок.
- •50) Требования к составлению и оформлению справок (виды справок, справки внешние и внутренние).
- •51) Требования к составлению и оформлению акта.
- •52) Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности служебных писем.
- •53) Алгоритм подготовки и проведения совещания. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания. Требования к составлению и оформлению протокола.
- •54) Понятие комплексов документов. Первичные комплексы и сложные комплексы документов.
29) Реквизит «регистрационный номер документа», его значение.
Регистрационный номер документа (реквизит 12) (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Например: распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954.
Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.
30) Реквизит «ссылка на регистрационный номер документа и дату документа», когда и где он проставляется.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" проставляется только на ответных исходящих письмах и служебных записках. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: На № ___________ от _________.
Эти данные могут быть указаны и в бланке под датой, и в заголовке к тексту, и в тексте письма.
31) Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования.
Согласование документов предполагает оценку содержания проекта документа, т.е. заинтересованные должностные лица анализируют целесообразность создания документа, его соответствие действующему законодательству, точность формулировок. Могут вноситься изменения, могут быть повторные согласования. Проект документа может быть согласован со сторонними организациями (структурные подразделения или должностные лица) или со сторонними подразделениями и должностными лицами внутри организации, где подготовлен документ. Таким образом, согласование может быть внутренним и внешним.
В зависимости от содержания документа внешнее согласование может осуществляться с вышестоящими или межотраслевыми органами управления, с органами гос. контроля и надзора в определенной сфере деятельности, с общественными организациями, с вышестоящими или подчиненными организациями, если в документе затрагиваются их интересы.
Внешнее согласование оформляется реквизитом «гриф согласования», проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом. Документ может быть согласован протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Располагается гриф согласования: в левой верхней части страницы, если документ оформляется с титульным листом; в других случаях он располагается сразу за подписью, а далее следует виза согласования.
В организации определяется перечень лиц, с которыми согласовываются проекты документов. Как правило, документы согласовываются с заместителями руководителя, с руководителями структурных подразделений, заинтересованными в проекте документа, или разработавшими проект ведущими специалистами.
Порядок согласования должен быть определен в инструкции по делопроизводству, или в регламенте, или в табеле формы документов.
Виза согласования состоит из наименования должности, личной подписи, расшифровки, даты. В случае несогласия виза либо не ставится, либо прикладывается лист замечаний, и виза ставится с учетом замечаний. Виза согласования может располагаться на лицевой стороне ниже подписи, если есть свободное место. На внутренних распорядительных документах визы располагаются на оборотной стороне документа по иерархии должностей. Иногда визы располагаются на специальном листе согласования. Если документ исходящий, то визы целесообразно собирать на копии документа, которая остается у организации-автора.