- •1) Документ и его место в системе управления.
- •2) Законодательные правовые акты, регламентирующие создание и оформление документов.
- •3) Нормативно-методические акты, определяющие порядок создания и оформления документов.
- •4) Документоведение как научная дисциплина и ее связь с другими научными дисциплинами.
- •5) Понятие «информация» и его развитие.
- •6) Понятие «документ» и его развитие.
- •7) Связь информации и документа.
- •8) Общие и частные функции документа.
- •9) Способы документирования и их развитие.
- •10) Текстовое документирование и этапы его развития.
- •11) Пиктограммы. Применение пиктографического письма сегодня.
- •12) Логограммы. Использование логограмм сегодня.
- •13) Техническое документирование. Виды комплексов технической документации.
- •14) Фотодокументирование. Появление, развитие, применение.
- •15) Кинодокументирование. Появление, развитие. Видеозапись.
- •16) Фонодокументирование. Появление, развитие, применение.
- •17) Материал для документирования. Его развитие.
- •18) Подлинники и копии. Виды копий. Порядок удостоверений копий.
- •19) Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр-образец.
- •20) Развитие формуляра документа в XVI-XVII вв.
- •21) Формуляр документа XVIII в.
- •22) Формуляр текстового документа XIX-начала XX в.
- •23) Гост р 6.30-2003. Его содержание, значение.
- •24) Требования к конструированию бланков. Виды бланков. Бланки предприятий различных форм собственности. Требования к бланкам служебных документов
- •25) Реквизит «наименование организации – автора документа», требования к нему.
- •26) Реквизит «справочные данные об организации – авторе документа», его состав.
- •27) Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.
- •28) Даты. Требования к их оформлению; дата как составная часть других реквизитов.
- •29) Реквизит «регистрационный номер документа», его значение.
- •30) Реквизит «ссылка на регистрационный номер документа и дату документа», когда и где он проставляется.
- •31) Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования.
- •32) Порядок утверждения документов, виды утверждения.
- •33) Порядок подписания документов.
- •34) Печать как реквизит документа. На каких документах проставляется гербовая печать.
- •35) Состав удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющий документ.
- •36) Отметки на документе, их значение и оформление.
- •37) Резолюция. Ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.
- •38) Реквизит «отметка об исполнителе», его значение.
- •39) Понятие «юридическая сила документа». Реквизиты, придающие документу юридическую силу.
- •40) Унификация текста документа. Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты).
- •41) Общие требования к текстам управленческих документов.
- •42) Алгоритм подготовки распорядительного документа.
- •43) Элементы текста: заголовок, приложения, требования к ним.
- •44) Понятие «системы документации», развитие систем. Понятие «унифицированные системы документации».
- •45) Назначение, определение и состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
- •46) Назначение и требования к составлению и оформлению организационных документов (устав, положение, инструкция, правила, регламент).
- •47) Назначение и требования к составлению и оформлению распорядительных документов (приказ, распоряжение, решение, постановление, протокол).
- •48) Требования к составлению и оформлению приказов по основной деятельности.
- •49) Требования к составлению и оформлению объяснительных, служебных и докладных записок.
- •50) Требования к составлению и оформлению справок (виды справок, справки внешние и внутренние).
- •51) Требования к составлению и оформлению акта.
- •52) Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности служебных писем.
- •53) Алгоритм подготовки и проведения совещания. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания. Требования к составлению и оформлению протокола.
- •54) Понятие комплексов документов. Первичные комплексы и сложные комплексы документов.
35) Состав удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющий документ.
Реквизиты удостоверения документов: гриф утверждения,подпись, печать.
Гриф «Утверждено» («Утверждаю») это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.
Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.
Обязательному утверждению подлежат:
уставы;
положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;
структура, штатная численность и штатное расписание;
акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;
должностные инструкции;
правила внутреннего трудового распорядка;
сметы;
расценки на проведение работ и оказание услуг и др.
Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Подпись. Подпись подтверждает ответственность поставившего ее лица за все изложенное в документе. Право подписи на документах имеют уполномоченные должностные лица организации. Такие полномочия определяются локальными нормативными актами организации (например, уставами, положениями, приказами). Документы структурных подразделений могут подписывать их руководители. По ряду вопросов право подписи имеют другие сотрудники организации.
На различных видах документов ставится разное количество подписей. Одна подпись ставится на документах, издаваемых единоначально. Так, подписываются одним должностным лицом приказы по основной деятельности или личному составу, распоряжения, телефонограммы, доверенности (кроме доверенностей на получение материальных ценностей). Если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц или структурных подразделений, то на нем ставятся две и более подписей (в зависимости от количества ответственных).
На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи, если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами).
В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Печать. Реквизит «Печать» также является юридически значимым и применяется в целях заверения подписи должностного лица на некоторых видах документов. Оттиск печати является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности к указанному на документе наименованию организации.
Большинство документов, создающихся в организациях, не требует обязательного наличия оттиска печати. Оттиск проставляется на документах, в которых отражена информация:
• о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации организации и т. д.);
• удостоверяющих права организации или отдельных лиц (доверенности);
• фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями (акты списания материальных ценностей, платежные поручения, гарантийные письма).
Такие документы обретают юридическую силу лишь с момента заверения печатью.
Государственные организации имеют гербовую печать (с изображением Государственного герба Российской Федерации). В негосударственных структурах существует приравненная к гербовой круглая печать. Помимо гербовой (или приравненной к ней) печати, организации могут иметь ряд простых круглых печатей.