54) Понятие комплексов документов. Первичные комплексы и сложные комплексы документов.

Как только документ исполнен и вышел из оперативной работы учреждения, он объединяется с другими документами в первичные комплексы. Формирование первичных комплексов – это необходимое условие упорядочивания текущего хранения документального фонда организации. Под первичным комплексом понимается дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенному в одну обложку (если традиционная форма – бумажный носитель) или в электронной форме – классификация в папках. Документы желательно объединять в дела, используя признаки формирования дел. Специалисты считают, что при классификации документов нужно взять за основу отдельные реквизиты документов.

1 признак – предметно-вопросный

За основу классификации берутся основной реквизит документа – текст. В дело объединяются разные виды документов, связанные между собой по содержанию. (личные дела сотрудников, аттестационные дела, судебные дела)

2 признак – номинальный

Объединяются документы одного вида или разновидности

3 признак – авторский

В одну группу объединяются документы одного автора

4 признак – хронологический

Основной реквизит – дата. Обычно объединяют документы за календарный год. Но в бухгалтерии – за месяц, квартал, день.

5 признак – корреспондентский

Бреется за основу классификации основной реквизит – адресат. Применяется для объединения переписки.

6 признак – географический

Применяется для объединения переписки, если корреспондентов много, а объем переписки незначительный.

7 признак – экспертный

При формировании дел необходимо учитывать предполагаемый срок хранения документов

В одно дело нежелательно объединять документы с принципиально разными сроками хранения.

Документы объединяются в дела обычно при сочетании нескольких признаков, что позволяет более точно сформулировать заголовок дела, который отражает состав документов дела. Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, отражается в номенклатуре дел.

Сроки хранения документов определяют специальные архивные справочники – перечни документов с указанием сроков хранения + специальные ведомственные перечни (у министерств, корпораций). Если срок хранения документа в перечне не указан, то он может определяться экспертной комиссией организации, которая формируется по приказу руководителя организации в составе руководителя службы делопроизводства, работника архива, заместителя руководителя. ЭК принимает решения коллегиально и отражает их в протоколах. ЭК работает на основании положения, которое утверждается руководителем организации и выполняет следующие функции:

• проверка качества номенклатуры дел;

• определение спорных сроков хранения документов;

• согласование описей дел постоянного и долговременного срока хранения;

• согласование актов о выделении дел с истекшим сроком хранения к уничтожению