43) Элементы текста: заголовок, приложения, требования к ним.

• элементы текста: заголовок, приложения, требования к ним.

Заголовок:

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок (реквизит №18), являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа.  Заголовок   к   тексту  должен кратко раскрывать содержание документа.  Заголовок  предназначен для его эффективного поиска, проведения регистрация документов без предварительного прочтения всего  текста , а также при контроле исполнения документов. Заголовок должен быть максимально кратким и точным. Формулировать  заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос о чём?: «Об изменении...», «О направлении...», «Об отмене...»Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовок отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция - секретаря-референта; протокол - заседания правления; акт -приема помещения; правила - трудового распорядка и др. , не допускается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы» и др.

Если в документе отражено несколько вопросов,  заголовок  может формулироваться обобщённо.

 Заголовок   текста  печатают строчными буквами (кроме заглавных) от 0-го положения табулятора фланговым способом через 1 межстрочный интервал и не подчёркивают. Точка после  заголовка  не ставится. Если в  тексте   заголовка  имеются знаки препинания, то их ставят.

В  заголовке  допускается применять сокращения слов и словосочетаний, соответствующих правилам орфографии и пунктуации.

В документе большого объёма или отражающем несколько вопросов наряду с  заголовками  составляются подзаголовки. Подзаголовки оформляют по тем же правилам, что и  заголовки .

Заголовок должен отражать информацию, содержащуюся в тексте, быть кратким, недвузначным и непротиворечивым.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка и значительно облегчает обработку документа, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок помогает правильному включению документа в дело и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка - важнейшее требование культурного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы, выполненные на формате А5 (148x210): извещения, телеграммы. В одной строке заголовка должно быть не более 28 машинописных знаков. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

Приложения: отметка о наличии приложения (реквизит № 21):

Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие. Например, инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа, например таблицы, справки и т.д.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления

регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к

нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 N 251