Аналіз відхилень.

Для оцінки ефективності роботи підрозділів (виконання бюджетів) і правильності складання бюджетів проводять аналіз відхилення фактичних результатів від планових. Існують різні способи такого аналізу, але найбільш розповсюдженим є факторний аналіз відхилень. Цей інструмент використовується не тільки для оцінки поточної діяльності підприємства, але і для аналізу стратегічних програм розвитку підприємства зв'язаних з інвестуванням.

Аналіз відхилень (моніторинг показників) – основний метод оцінки діяльності центра витрат. Поточний контроль і аналіз дозволяють вчасно перенастроїти систему управління. При цьому необхідно виявити причини відхилень (визначити, які відхилення якими факторами викликані; установити відповідальність тощо). Відхилення є наслідком розбіжності трьох основних факторів: обсягу виробництва, цін на ресурси і норм витрати на одиницю випуску.

Для контролю й аналізу відхилень може бути розроблений спеціальний класифікатор можливих причин і можливих винуватців. Коди класифікатора проставляються на первинній і зведеній документації, що дає можливість контролю причин у момент їхнього виникнення. У розрахунках використовується метод ланцюгових підстановок. Основними відхиленнями є: відхилення по сукупних виробничих витратах (у тому числі за матеріалами, по фонду оплати праці, по перемінних загальвиробничих витратах, по постійних загальвиробничих і загальногосподарських витратах); відхилення по виторгу від реалізації (у тому числі, по обсягу і за цінами реалізації); відхилення по витратах реалізації і обігу (виділяють відхилення за перемінними і за постійними витратами і витратам обігу). Крім того, відхилення можуть бути класифіковані по рівнях пріоритетів.

Відхилення можуть відбуватися по вартісних параметрах бюджету, параметрах організаційної структури, часовим параметрам. Бувають абсолютні, відносні, селективні, кумулятивні і динамічні відхилення. Селективні відхилення означають відхилення контрольованих величин від обраних параметрів, наприклад, того ж місяця, але рік назад. Кумулятивні відхилення обчислюються наростаючим підсумком, що дозволяє оцінити можливу різницю під кінець року, а випадкові відхилення, що виникають у короткостроковому періоді, компенсуються. Динамічні відхилення припускають порівняння план-факт і факт-факт, а також план-план-бажаний результат (для перевірки планів прийнятих ще на початку періоду).

Після виявлення відхилення необхідно його оцінити. Не усі відхилення, навіть дуже значні, повинні бути об'єктом уваги контролера. Критерії вибору відхилень можуть бути наступними.

Оцінка за припустимими межами. На етапі планування кожній величині привласнюються припустимі відхилення, наприклад +- 5 тис. грн. чи +- 10%. Тому відхилення варто перевірити на те, чи вийшло воно за межі припустимого. Кумулятивні припустимі межі зменшуються до кінця періоду (до кінця періоду залишаються тільки місячні припустимі межі). Графічно це ілюструється у виді конуса, що звужується з часом .

Оцінка відхилень по впливу на прибуток. Звичайно величина відхилення нічого не говорить про вплив на прибуток. Наприклад 20%-е збільшення канцелярських витрат у цьому плані буде менш значним, чим 5%-е зниження обсягів продажів. Тому необхідно ранжирування відхилень по впливу на прибуток, причому як негативних, так і позитивних.

И.А. Бланк пропонує виділяти позитивні, припустимі негативні і критичні негативні відхилення.

Не слід застосовувати механічний підхід до виявлення причин відхилень. Незначні, на перший погляд, відхилення можуть заслуговувати ретельного аналізу. Причини відхилень можуть бути контрольованими і неконтрольованими, можуть бути викликані через помилки планування і через помилки реалізації планів. При виявленні причин важливо правильно віднести їх до відповідної класифікаційної групи, щоб вірно визначити заходи впливу на них. Немає необхідності у виявленні абсолютно всіх причин. Зазвичай достатньо обмежитися методами статистичного аналізу.