12.Організація інформаційного, технічного та ергономічного забезпечення обліку, контролю й аналізу

Інформаційне забезпечення обліку розглядають як сукупність вхідних даних, систему бази даних, їх обробки та отримання вихідної інформації. Загальне визначення і склад інформаційного забезпечення обліку мають особливості, зумовлені його специфікою.

Основним об'єктом обліку є інформація (облікова). На певній стадії облікового процесу облікова інформація є метою, результатом вирішення одного облікового завдання, і, разом з тим, її використовують для розв'язання іншого облікового завдання. На цій стадії така облікова інформація для наступного облікового завдання виступає як інформаційне забезпечення його розв'язку.

Організацію інформаційного забезпечення обліку покладена в основному на працівників бухгалтерії, а також підрозділів (складів, цехів) підприємства, що здійснюють первинний облік. Важливим питанням формування інформаційного забезпечення є організація складу, структури бази даних і режиму функціонування автоматизованої бази даних.

Складові інформаційного забезпечення:

- дані, необхідні для вирішення завдань обліку;

- методи і засоби подання облікових даних;

- система уніфікованих документів;

- система і методика створення баз даних;

- інформаційна взаємодія завдань обліку;

- засоби формалізації запису даних, організації потоків облікової інформації;

- методи і засоби розподільної інформаційної системи обробки інформації;

- інформаційна послідовність виконання завдань обліку.

Особливе значення має інформаційна взаємодія між робочими місцями бухгалтера з іншими підсистемами. Інформаційні взаємозв'язки комплексів завдань обліку формуються як прямі та зворотні зв'язки. Взаємозв'язок завдань обліку з іншими підсистемами забезпечується спільною структурою кодів рахунків і об'єктів аналітичного обліку кодів структурних підрозділів, спільною нормативно-довідковою інформацією і спільною структурою інформаційних даних.

Робочі місця бухгалтера в умовах поділу за функціональними ознаками поділяють на три рівні управління:

- за діяльністю структурних підрозділів підприємства (цех, дільниця, ферма, бригада, склади, відділи та ін.);

- щодо ділянок обліку (облік основних засобів, матеріальних цінностей);

- за бухгалтерським обліком у цілому.

Три рівні управління забезпечують весь комплекс питань з бухгалтерського обліку, контролю та аналізу господарської діяльності.

Технічне забезпечення обліку - комплекс взаємопов'язаних технічних засобів, призначених для автоматизованого збирання, накопичення, обробки, передачі, обміну та відображення облікової інформації. Основними компонентами технічного забезпечення системи бухгалтерського обліку є: засоби обчислювальної техніки; периферійне обладнання (засоби накопичення і зберігання даних; засоби виведення результатної інформації); засоби автоматичного зчитування даних; торговельне обладнання (комп'ютерні касові апарати, сканери); засоби управління технологічними та виробничими процесами; комунікаційне обладнання; апаратура передачі та обміну даними; мережеве обладнання.

Умови ведення бухгалтерського обліку в Україні висувають специфічні вимоги до можливостей налагодження і допрограмування комп’ютерних систем бухгалтерського обліку: імпортні бухгалтерські програми, на відміну від вітчизняних, розраховані на роботу в умовах стабільного законодавства. Саме тому в Україні доцільно використовувати тільки українські та адаптовані російські програмні продукти. Поширеними є програми російських фірм «1С», «Парус», «Галактика» та українських фірм НПП «Інформаційні технології», ТОВ «Інтелект-Сервіс».

Спеціально для малих підприємств існує варіант поставки програми «1С: Бухгалтерия 8.2» - так звана «базова» коробкова версія, що містить стандартизований розробником набір бухгалтерських налаштувань.

У зв’язку з переходом до комплексної автоматизації виробництва підвищуються значення людини як суб’єкта праці та управління, рівень її кваліфікаційної підготовки, вимоги до переліку та якості виконання нею професійних обов’язків. Комплексним вивченням та проектуванням трудової діяльності з метою оптимізації знарядь, умов та процесу праці, а також професійної майстерності займається ергономіка. Предметом її вивчення є трудова діяльність, а об'єктом дослідження - система «людина - виробниче середовище».

Ергономіка – наука, що вивчає поведінку людини або групи людей у процесі праці, рух органів людського тіла в системі «наука – техніка – виробництво» і продуктивність конкретної праці людини. Ергономіка синтезує методологію та результати досліджень медицини, біології, соціології, математики, принципів нормування праці, психології та інших наук, тобто передбачає комплексне врахування всіх факторів праці.

Кінцева мета ергономіки – створення найсприятливіших умов на робочому місці, що дає можливість підвищити продуктивність праці, знизити витрати енергії людини, розвивати її сутнісні сили.

Основними групами ергономічних досліджень на підприємстві є :

- психофізіологічні (вимірювання частоти пульсу, температури тіла, інтенсивності фізичної та розумової праці тощо);

- санітарно – гігієнічні умови (визначення рівня шумів та вібрації, вологості

оптимального освітлення робочих місць тощо);

- організаційно – економічні (хронометраж трудових операцій, фотографування робочого дня та інше).

Результат таких досліджень – встановлення на підприємстві комплексу ергономічних стандартів, норм та вимог.

Таким чином, ергономічний підхід до раціоналізації трудової діяльності полягає у комплексному підході, який спирається на дослідження у сфері психології, фізіології, організації праці, біомеханіки, естетики праці.