Приложения

Приложение 1

Образцы документов Положение о документообороте

Приказ N____

О введении в действие Положения о документообороте

_______________________________________________________

(наименование организации)

г. ____________ "___" ____________ 200___г.

С целью упорядочения документооборота и организации делопроизводства

и строгого учета всей документации в группе компаний

Приказываю:

1. Ввести в действие настоящее Положение о документообороте.

2. Руководителям структурных подразделений:

- принять к неукоснительному выполнению правила настоящего

Положения;

- провести работу по ознакомлению работников своих подразделений с

правилами Положения по работе с документами;

- выделить ответственное лицо за ведение делопроизводства в

структурных подразделениях;

- возложить ответственность за организацию и состояние

делопроизводства в структурном подразделении на его руководителей.

3. Возложить на секретариат организационно-методическое руководство

и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в компании и его

дальнейшим совершенствованием.

4. Секретариату сделать _________ (количество) копий Положения для

руководителей структурных подразделений.

5. Отделу хозяйственно-технического обслуживания заказать в возможно

короткие сроки необходимое количество экземпляров Положения для

использования в работе.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на

_____________________________(Ф.И.О).

Генеральный директор _____________________(Ф.И.О)

Приложение

к приказу N___

от "___" _______ 200__г.

Положение

о документообороте

__________________ (наименование организации)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает единый и обязательный для всех работников порядок ведения и организации документооборота.

1.2. Положение разработано в соответствии с задачами, стоящими перед Компанией, с учетом Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), законодательством Российской Федерации по архивному делу - ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определение".

1.3. Правила, предусмотренные настоящим Положением, обязательны для всех работников группы Компаний.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства возлагается на руководителей структурных подразделений.

1.5. Непосредственное ведение и контроль исполнения делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на лиц, которым специально поручена эта работа (секретари) руководителем подразделения.

1.6. Организационно-методическое руководство, непосредственное ведение и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в компании и его дальнейшее совершенствование осуществляет секретариат компании.

В этих целях секретариат инструктирует работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях компании, периодически проводит проверки состояния делопроизводства в подразделениях.

1.7. Требования работников секретариата по вопросам организации и ведения делопроизводства, контроля исполнения документов, а также по обработке документов обязательны для исполнения всеми подразделениями и должностными лицами компании. Спорные вопросы и конфликты по вопросам организации и ведения решаются юридической службой совместно с секретариатом.

1.8. Содержание поступающих и подготовленных в структурных подразделениях документов и материалов не подлежит оглашению лицам, не имеющим к ним отношения.

1.9. Настоящим Положением устанавливается смешанная система организации и ведения делопроизводства, сочетающая в себе принципы централизации и децентрализации при работе с документами.

1.10. Централизованно (через секретариат) осуществляются:

- организационное и методическое руководство постановкой делопроизводства в компании;

- регистрация входящих и исходящих документов;

- передача структурным подразделениям компании поступающих и внутренних документов;

- контроль за прохождением и исполнением документов, анализ корреспонденции;

- хранение документов в текущих делах и архиве компании.

1.11. Децентрализованно в структурных подразделениях компании выполняются следующие операции с документами:

- подготовка, оформление и исполнение входящих, исходящих и внутренних документов;

- согласование подготовленных документов;

- представление информации по документам и снятие их с контроля;

- хранение и исполнение документов, находящихся в текущей работе.

1.12. Руководители структурных подразделений должны ознакомить принятых работников со структурой компании, задачами и характером работы подразделений, а также с установленным порядком работы с документами и другими требованиями настоящего Положения.