2.18. Составление номенклатуры дел

2.18.1. В целях установления единой системы группировки документов в дела и оперативного поиска исполненных документов в делопроизводстве, правильного отбора дел для их хранения структурными подразделениями ежегодно составляются номенклатуры дел.

Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке Генеральным директором.

2.18.2. Номенклатура дел подготавливается секретариатом. Сводная номенклатура утверждается Генеральным директором.

2.18.3. После утверждения номенклатуры дел подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет свой определенный индекс. Индексы состоят из кода подразделения, порядкового номера дела.

2.18.4. При возникновении новых дел они вносятся в номенклатуру дополнительно, в связи с этим в каждом разделе номенклатуры резервируются номера.

2.18.5. Утвержденная номенклатура дел действует до пересоставления или переутверждения в случае коренного изменения функций и организационной структуры компании. Если изменений не происходит, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

2.19. Правила оформления дел

2.19.1. Законченные делопроизводством документы формируются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

2.19.2. При формировании дел необходимо:

- помещать в дело только исполненные документы;

- проверять правильность оформления каждого документа (наличие отметки об исполнении документа и направлении его в дело, заверительной надписи на копии, других реквизитов); правильность отнесения документов в то или иное дело в соответствии с номенклатурой дел;

- систематизировать документы внутри дел в последовательности решения вопроса по хронологии. При этом документ-ответ должен располагаться после документа - письма-запроса;

- годовые планы, отчеты должны откладываться в материалах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления;

- включать в дела только по одному экземпляру каждого документа со всеми приложениями, удалив при этом черновики, скрепки, булавки.

Приложения большого объема можно формировать в отдельный том (папку) этого же года.

2.19.3. Неисполненные, неправильно оформленные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается.

2.19.4. Объем каждого дела не должен превышать 200-250 листов (30-40 мм толщины). При наличии большего количества листов заводится новый том (папка).

2.19.5. Изъятие документов из дела допускается в необходимых случаях, причем на место изъятого документа должен быть вложен листок-заменитель, в котором указывается, какой документ, когда и кем изъят, - под роспись. Документ должен быть в обязательном порядке возвращен исполнителем и подшит в дело.

2.20. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

2.20.1. Законченные делопроизводством дела постоянного хранения должны быть правильно оформлены, подшиты, пронумерованы, иметь лист с заверительной надписью и необходимые обозначения на обложках.

При этом необходимо учитывать следующие требования:

- дела постоянного и долговременного хранения подшивать в твердую обложку;

- в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (решения, приказы, протоколы), вносятся их номера;

- на обложках дел (в описи) с перепиской и распорядительными документами проставляется дата (число, месяц, год) начала и окончания дела;

- в конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись о количестве листов в деле.

2.20.2. Надписи на обложках дел постоянного хранения следует делать четким почерком. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу.

2.20.3. Документы временного хранения обрабатываются упрощенно, допускается оставлять их на скоросшивателях без проведения систематизации и дополнительного описания на обложках, листы не нумеруются, заверительные надписи не ставятся.

2.20.4. Дела по личному составу оформляются так же, как дела постоянного хранения.