2.14. Письмо

2.14.1. Письмо - документ передачи текста по почте. Письма подразделяются на письма-запросы, письма-ответы, сопроводительные и другие, близкие к указанным по функциональному назначению.

2.14.2. В письмах-запросах содержится просьба о получении необходимых сведений от организации-адресата или об осуществлении действий, которые ей следует выполнить.

В письмах-ответах должны содержаться сведения, соответствующие запросу, приводятся запрашиваемые сведения, информация о выполнении требуемых действий в соответствии с полученным запросом или уведомление о невозможности выполнения запроса.

2.14.3. Сопроводительные письма рассылаются вместе с другими документами, не имеющими адресующей части. В сопроводительных письмах указывают наименование документа и цель его отправления.

2.14.4. Исходящее письмо печатается в трех экземплярах. Первый - на бланке. Письмо не должно содержать более четырех адресов.

2.14.5. В письмах-ответах перед текстом делается ссылка на номер и дату соответствующего письма-запроса, например: На N 12/5-455 от 05.02.92 г.

2.14.6. Письма представляются на подпись в двух экземплярах, второй экземпляр обязательно визируется руководством структурного подразделения, а при необходимости заместителем Генерального директора - куратором подразделения (отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу).

2.15. Телефонограмма

2.15.1. В телефонограмме должно быть не более 50 слов. Готовится она на бланке компании, визируется, подписывается, регистрируется в секретариате, затем диктуется адресату. При этом обязательно передающим сообщаются фамилия и служебный телефон, день и час, записываются на бланке телефонограммы фамилия и телефон лица, принявшего телефонограмму, записанный текст сдается на хранение в секретариат.

2.15.2. При приеме телефонограммы текст аккуратно записывается, уточняется исходящий номер, фамилия подписавшего, фамилия и телефон лица, передавшего телефонограмму, зачитывается текст, сообщаются свои фамилия и телефон, отпечатывается текст с указанием времени приема телефонограммы, регистрируется как входящий документ и передается на доклад руководству.

2.16. Телефакс

2.16.1. Прием и передача телефаксов производится в секретариате, а также сотрудниками отделов и служб, где установлены аппараты факсимильной связи.

Документы, передаваемые и принимаемые по телефаксу, доводятся до сведения Генерального директора и с поручением - до исполнителей поручений. Исходящие и входящие факсы подлежат хранению в делах подразделений, которым были даны соответствующие поручения, а также в случае необходимости в секретариате.

2.17. Докладная (служебная) записка

2.17.1. Докладная (служебная) записка - документ, адресованный Генеральному директору (или руководителю (исполнителю) структурного подразделения), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

2.17.2. Внутренние докладные записки подписываются автором и не регистрируются.

2.17.3. Записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание, и по возможности состоять из двух частей. В первой части могут излагаться факты, послужившие поводом к написанию записки. Во второй части приводятся выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять вышестоящему органу или должностному лицу в связи с изложенными фактами. Если в выводах суммируются изложенные факты, то их допускается излагать в первой части докладной записки.

Записки не считаются перепиской в компании.