2.21. Хранение печатей, штампов и бланков

2.21.1. Печати, штампы, бланки документов и бланки строгой отчетности должны храниться в компании в сейфах или закрывающихся металлических шкафах под контролем должностных лиц, ответственных за их сохранность и правильность использования.

2.21.2. Ответственными за использование печатей и штампов являются руководители соответствующих подразделений, в секретариате - зав. секретариатом.

2.21.3. Служебные записки на имя руководителя с просьбами об изготовлении новых печатей или штампов должны быть завизированы руководителем юридической службы и зав. секретариатом.

2.21.4. Учет имеющихся и вновь изготовленных печатей, штампов ведется в журнале для учета оттисков печатей и штампов (приложение 10) зав. секретариатом. Выдача их лицам, ответственным за хранение и использование, производится под расписку.

2.21.5. Печати и штампы при замене новыми или упразднении передаются на уничтожение с составлением акта.

2.21.6. При утере печатей или штампов ответственный за их хранение обязан немедленно сообщить об этом Генеральному или Исполнительному директору.

2.21.7. Чистые бланки находятся в секретариате, который обеспечивает их хранение, выдачу бланков для работы ответственным за делопроизводство. Бланки компании не являются документами строгой отчетности.

2.21.8. Удостоверения личности, командировочные удостоверения, справки с места работы учитываются в журналах отдела кадров Службы. Их выдача производится под расписку. Выдача незаполненных документов запрещается. Уничтожение этих бланков производится по акту.

2.22. Проверка наличия документов

2.22.1. Проверку состояния и выполнения требований настоящего Положения осуществляет ежегодно зав. секретариатом совместно с назначенной Генеральным директором комиссией.

2.22.2. Проверка производится путем сверки учетных данных с фактическим наличием дел, документов и изданий. В состав комиссии включаются лица, хорошо знающие делопроизводство и имеющие отношение к документам.

2.22.3. Проверка проводится в присутствии руководителя подразделения и лиц, ответственных за ведение делопроизводства.

2.22.4. О результатах проверки составляется акт или справка (если недостатки незначительны).

В акте о результатах проверки состояния делопроизводства, наличия документов указывается:

- кем и когда проводилась проверка;

- количество поступивших и отправленных документов (по годам);

- количество проверенных документов;

- количество и номера документов, дел и изданий, не предъявленных при проверке, и за кем они числятся;

- выполнение требований настоящего Положения;

- нарушения в организации и ведении делопроизводства;

- контроль за выполнением постановлений, распоряжений и поручений;

- рекомендации по улучшению ведения делопроизводства;

- сроки устранения недостатков и выполнения предложений.

2.23. Сдача и прием документальных материалов при смене начальника канцелярии или лица, ответственного за документооборот

2.23.1. При увольнении или переводе на другую работу лица, ответственного за ведение делопроизводства (за документооборот), по указанию Генерального директора производится передача дел, служебных документов вновь назначенному на эту должность лицу.

2.23.2. Прием-передача дел, документов и изданий производится путем сверки их наличия по номенклатуре дел и с журналами (карточками) учета, о чем составляется акт, который утверждается Генеральным директором.

2.23.3. В акте отражается количество дел (документов, изданий) и соответствие их записям в номенклатуре и в журналах (карточках) учета, а также недостатки в ведении делопроизводства и другие данные о состоянии работы.

Возможные письменные возражения и объяснения по акту приобщаются к нему как отдельные приложения.

2.23.4. При полной ликвидации компании все документы текущего делопроизводства систематизируются в установленном порядке в соответствующих делах, которые передаются для последующего уничтожения, кроме тех, которые в соответствии с требованиями действующего законодательства передаются для хранения в государственный архив.