2.6. Порядок подготовки материалов к заседаниям Совета директоров

2.6.1. Материалы для рассмотрения на заседании Совета директоров компании подготавливаются в соответствии с планом, утвержденным Генеральным директором.

2.6.2. Материалы, подготовленные к рассмотрению на заседании, должны содержать:

- краткую докладную записку (объемом не более 2-3 страниц) по соответствующему вопросу;

- проект решения или постановления, распоряжения, приказа, в котором должны быть четко изложены сущность рассматриваемого вопроса и предложение по его осуществлению;

- справки согласования проектов решений с заинтересованными подразделениями;

- имеющиеся основания - письма, разработки, договоры, запросы и т.п.;

- списки работников, присутствие которых обязательно при рассмотрении вопроса на Совете директоров.

2.7. Порядок подготовки и проведения оперативных совещаний

2.7.1. Оперативное совещание с руководителями структурных подразделений проводится 3 раза в неделю.

2.7.2. Состав участников оперативного совещания определяется Генеральным директором. Оповещение лиц, приглашенных на совещание, производит секретариат Генерального директора.

2.7.3. На совещаниях рассматриваются и обсуждаются текущие вопросы деятельности структурных подразделений, исполнительская дисциплина, отчеты руководителей подразделений о работе за прошедший период, основные мероприятия подразделений, служб на предстоящий период, а также другие организационные вопросы оперативного характера.

2.7.4. Подготовка материалов для совещания по вопросам исполнительской дисциплины (сводки о прохождении документов) производится секретариатом; по вопросам планирования соответствующей отчетности, кадровым и юридическим вопросам - руководителями соответствующих подразделений и т.д.

2.7.5. Регистрация участников оперативного совещания, ведение и оформление протокола производится секретарем Генерального директора.

2.8. Приказ

2.8.1. Приказ - правовой акт, издаваемый Генеральным директором для решения основных задач, стоящих перед компанией (приложение 7).

2.8.2. Приказы и распоряжения по компании издаются только Генеральным директором. В его отсутствие распорядительные документы подписывает один из его заместителей, на которого возложены обязанности Генерального директора его распоряжением (приказом).

2.8.3. Приказы реализуют внутреннюю деятельность структурных подразделений и должностных лиц и издаются по вопросам структуры, штатного расписания, персонала Службы, утверждения инструкций, положений, порядков, правил, других документов. Приказы печатаются на бланках А4 установленного образца.

2.8.4. Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос: о чем?

2.8.5. Текст приказа, как правило, состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной. Если приказ издается на основании распорядительного документа (чаще всего резолюции генерального директора, решения учредителей и т.п.), в констатирующей его части или заголовке указывается вид акта, его автор, полное название (заголовок), дата.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Каждый пункт приказа начинается с указания исполнителя, конкретного действия и срока исполнения. Исполнителями могут быть структурные подразделения компании или должностные лица. В последнем пункте указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выражений типа: "поднять", "повысить", "усилить", "улучшить", "принять меры", "активизировать" и т.п.

Подготовку проектов приказов осуществляют руководители структурных подразделений с учетом требований настоящего Положения.

2.8.6. Оформление распорядительных документов (по поручению Генерального директора или в инициативном порядке) осуществляют самостоятельные подразделения в соответствии с их функциями и регистрируют в журнале учета приказов компании.

Издание, учет и хранение распорядительных документов осуществляет секретариат с учетом требований настоящего Положения.

2.8.7. Приказы по кадрам готовит отдел кадров компании. Нумерация приказов по личному составу ведется самостоятельно с грифом "К" (кадры). Приказы по кадрам хранятся в отделе кадров компании. Ответственность за это возлагается на начальника отдела кадров компании.

2.8.8. Проект приказа (распоряжения) до подписания подлежит обязательному визированию руководителями структурных подразделений компании, которых он касается, заместителями Генерального директора - кураторами этих структурных подразделений, руководителем юридической службы и зав. секретариатом. Визы ставятся на первом экземпляре проекта приказов. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение.

2.8.9. Приказы тиражируются и рассылаются секретариатом в соответствии со списком (рассылкой) доведения приказа, подготовленным составителем проекта. На обороте первого листа приказа указывается фамилия и отдел исполнителя. Рассылка готовится на отдельном листе и подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения.