2.3. Порядок подготовки и оформления исходящей корреспонденции

2.3.1. Служебные письма должны оформляться в соответствии с установленными требованиями к оформлению документов.

2.3.2. Порядок прохождения исходящих документов состоит в подготовке проекта документа, его печатании, согласовании, визировании, подписании (утверждении), регистрации и отправке.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель обязан тщательно проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу, его адресность и рассылку. В случае необходимости документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

2.3.3. Подготавливаемые к отправке служебные письма печатаются на бланках установленной в компании формы. Ответственным за разработку формы является компьютерный отдел.

2.3.4. Общим требованием, предъявляемым ко всем документам, подготовленным для отправки, является краткость и ясность изложения, тщательное редактирование текста, правильность оформления.

2.3.5. При регистрации в журнале исходящей корреспонденции к каждому документу, отпечатанному на бланке А4, составляется заголовок, а также краткое изложение содержания документа. Заголовок должен отвечать на вопрос: о чем? Заголовок пишется перед текстом с левой стороны. При наличии документа большого объема или затрагивающего несколько вопросов наряду с заголовком составляются подзаголовки, отражающие содержание частей документа.

2.3.6. Исходящие документы, направленные в государственные или любые сторонние организации, подписываются Генеральным директором, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.

2.3.7. Зарегистрированные в журнале исходящих документов (приложение 5) и оформленные документы, предназначенные к отправке, с пометкой упаковывают в конверты (пакеты) и централизованно сдаются секретариатом в отделение связи категории почтового отправления (кроме простых отправлений) с обозначением адреса и почтового индекса адресата.

2.3.8. Корреспонденция, составленная с нарушениями правил, предусмотренных настоящим Положением, к отправке не принимается. О серьезных недостатках в оформлении исходящей корреспонденции докладывается руководителям структурных подразделений.

2.3.9. Руководители подразделений обязаны принимать меры к сокращению служебной переписки, не допуская переписки по вопросам, которые могут быть решены при личном обращении или в результате переговоров по телефону.

Переписка между структурными подразделениями осуществляется посредством внутренней компьютерной почты (e-mail). Обычная служебная переписка между подразделениями не допускается.

2.4. Организация контроля за исполнением документов

2.4.1. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, внутренние и исходящие документы. Контроль за ходом и сроками исполнения документов возлагается на работников секретариата, а также непосредственно на ответственных за делопроизводство работников в структурных подразделениях компании.

2.4.2. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях со времени даты регистрации либо даты, определяемой в тексте документа, либо из резолюции Генерального директора.

Срок исполнения документа может быть продлен лицом, которое его установило. Если в процессе исполнения выявляется невозможность соблюдения указанного срока, исполнитель обязан за 2-3 дня до его истечения продлить срок у руководства или лица, его замещающего, и поставить в известность работника секретариата, ответственного за контроль.

2.4.3. Секретариат должен еженедельно представлять Генеральному директору сводки о прохождении документов в компании.

2.4.4. Все поручения Генерального директора заносятся в компьютер по установленной форме.

2.4.5. Документ считается выполненным, если выполнены предусмотренные в нем мероприятия (задания, поручения, дан ответ корреспонденту, составлен план мероприятий, подготовлен приказ, график, договор, контракт и т.п.), а также получено согласие (виза) руководителя о снятии документа с контроля с пометкой "В дело". Отметка об исполнении заносится в журнал, документ снимается с контроля. Исполненный документ подшивается в дело.

2.4.6. По итогам работы за год секретариат составляет отчет по документам, поступившим в компанию, делает анализ их исполнения в виде доклада Генеральному директору.

2.4.7. В целях проверки обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам любой юридически значимый документ (договор, контракт, соглашение, доверенность, распоряжение), передаваемый на подпись Генеральному директору, должен пройти внутреннее согласование в соответствии с настоящим порядком.

2.4.8. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа следующими лицами:

- исполнителем;

- заинтересованными в документе должностными лицами отделов;

- главным бухгалтером;

- руководителем юридической службы;

- начальником отдела документационного обеспечения.

Виза включает подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату подписания, например:

______________ И.И. Иванов

(подпись)

дата

Визы проставляются на том документе, который остается в делах компании.

2.4.9. При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

______________ И.И. Иванов

(подпись)

дата

В этом случае замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

2.4.10. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае в документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается".

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве - их размещают двумя вертикальными рядами.

2.4.11. Визы проставляются:

- на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.);

- на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита "подпись") копии отправляемого документа (договора).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Допускается полистное визирование документа и его приложений (например, договора). В этом случае визы проставляются на нижней левой стороне обратной стороны каждого листа документа, кроме последнего.