2.9. Распоряжения

2.9.1. Распоряжения издаются по оперативным вопросам, реализующим функции управления в пределах его компетенции, определенной правовыми документами (приложения).

2.9.2. Подготовка и оформление распоряжений осуществляется аналогично и по тем же правилам, что подготовка и оформление приказов (см. п. 2.8).

2.10. Положение (инструкция)

2.10.1. Инструкция - правовой акт, издаваемый в компании в целях установления правил регулирования организационных процессов, правил техники безопасности, должностных требований и иных направлений деятельности компании (ее подразделений), должностных лиц. Инструкция вводится в действие приказом по Компании.

2.10.2. Заголовок инструкции раскрывает ее содержание, например Инструкция по технике безопасности, Должностная инструкция секретаря Генерального директора.

2.10.3. Инструкция должна начинаться разделом "Общие положения", где указываются цели, причины и основания для разработки и издания документа, сведения общего характера.

В остальных разделах излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности организации, подразделения или отдельных должностных лиц.

2.10.4. Инструкция подписывается начальником структурного подразделения, заместителем генерального директора - куратором и утверждается приказом по Компании.

2.10.5. Должностные инструкции на сотрудников утверждаются Генеральным директором по представлению начальника структурного подразделения.

2.11. Положение

2.11.1. Положение - нормативный акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы в компании или в структурных подразделениях.

2.11.2. Положение должно состоять из нескольких разделов: к примеру, "Общие положения", "Управление должностными лицами", "Основные задачи", "Функции", "Взаимоотношения с другими подразделениями", "Права и обязанности руководителя структурного подразделения", "Ответственность руководителя структурного подразделения", "Порядок внесения изменений и дополнений" и т.п.

2.11.3. Положение об управлении и самостоятельных отделах утверждаются Генеральным директором. Положения о структурных подразделениях - их руководителями.

Положения по работе с документами утверждаются Генеральным директором компании.

2.12. Протокол

2.12.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, оперативных совещаниях и заседаниях.

2.12.2. Протокол состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

В протоколах указываются инициалы и фамилия выступающего, основное содержание сообщения в форме прямой речи. При наличии выступления делается сноска "Текст сообщения прилагается". Протокол, содержащий различные вопросы, делится на пункты, которые нумеруются и начинаются с абзаца.

2.12.3. По поручениям, занесенным в протокол, должны быть указаны конкретные исполнители и сроки исполнения.

2.12.4. Протокол подписывается председателем и секретарем данного собрания (заседания).

2.13. Акт

2.13.1. Акт - документ, составляемый несколькими лицами (или одним специально уполномоченным лицом) и подтверждающий установленные факты и события.

Акт готовится по результатам ревизий при приеме-передаче дел, при завершении работ, в случае отказа работника дать письменное объяснение в связи с применением дисциплинарного взыскания или ознакомиться с приказом и т.д.

2.13.2. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются составители и присутствующие, указывается распорядительный документ или устное предписание, перечисляются должности с указанием структурного подразделения Службы, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. При составлении акта комиссией первой печатается фамилия председателя; фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке с перечислением должностей, фамилий лиц, присутствующих при составлении акта.

В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта, существо и характер проведенной работы, установление факта, а также выводы и заключения. Акты допускается оформлять в виде таблиц.

2.13.3. В конце акта печатаются сведения о количестве экземпляров и месте их нахождения.

2.13.4. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в установлении фактов и событий. При подписании акта должности не указываются. Особое мнение членов комиссии следует оформлять на отдельном листке и прикладывать к тексту.