Первичный

документ

Проводка

Отчеты

Книга хозяйственных операций

При вводе первичного документа в программном комплексе БЭСТ-4 бухгалтер имеет возможность одновременно сформировать все необходимые проводки. Все проводки, независимо от места их формирования (Касса, Банк и т.п.), записываются в специальный сводный реестр, называемый книгой хозяйственных операций. Причем в каждом модуле комплекса возможен просмотр только соответствующей этому модулю части книги. Книга хозяйственных операций в полном объеме доступна в модуле «АРМ Главного бухгалтера».

Проводки, записанные в книгу хозяйственных операций, доступны для просмотра, модификации и получения разнообразных отчетов.

При внесении изменений в первичный документ изменяется и проводка в книге хозяйственных операций.

2.2. Начало работы с системой.

Как было отмечено выше, система позволяет на одной копии программы вести бухгалтерский учет нескольких предприятий одновременно. Для каждого предприятия нужно заполнить карточку и создать свою базу данных. Количество баз данных ограничено только наличием свободного места на жестком диске компьютера.

При первоначальной настройке системы необходимо ввести, как минимум одну карточку. После формирования картотеки предприятийпользователь должен провести настройку для каждого предприятия в отдельности в рамках АРМ «Настройка».

10.4.2. Основные характеристики аис парус

"Парус" - комплексная система, которая позволяет организовать бухгалтерский учет в полном объеме, учет основных фондов, материалов и МБП, рассчитывает заработную плату и имеет мощную аналитику. Кроме того, имеются модуль для анализа финансово-хозяйственной деятельности.

Продукты корпорации "Парус" занимают около 7% российского рынка программ данного класса. Стоимость одноместной конфигурации около 1100$, стоимость сетевой версии зависит от количества рабочих мест. В настоящее время выпущена версия Парус-8 на платформе Oraclе которая переводит данную систему в разряд корпоративных систем.

Основные принципы построения

В основу Корпоративной информационной системы ПАРУС заложены следующие базовые принципы:

Архитектура "клиент-сервер":

Важнейшим параметром крупной информационной системы является быстродействие при значительном количестве пользователей, а также надежность, масштабируемость и безопасность. Всё это обеспечивает архитектура "клиент-сервер". Такая архитектура позволяет оптимально распределить работу между клиентскими и серверной частями системы: теперь приложение, работающее на рабочей станции, не читает записи базы данных "напрямую", а посылает запросы на сервер, где они принимаются и последовательно отрабатываются специальными программами. В результате на рабочую станцию поступают только обработанные данные, что радикально сокращает информационные потоки в ЛВС.

Сервер, как правило, - самый мощный и самый надежный компьютер. Он обязательно подключается через источник бесперебойного питания, в нем предусматриваются системы двойного или даже тройного дублирования. В особо ответственных случаях можно подключить вместе несколько серверов так, что при выходе из строя одного из них в работу автоматически включится "дублер". Таким образом, при концентрации обработки данных на сервере надежность системы в целом ограничивается только материальными средствами, которые Вы готовы вложить в техническое оснащение.

Масштабируемость:

Корпоративные системы управления создаются не на один день и должны обладать возможностью легко видоизменяться и адаптироваться к любым структурным изменениям компании и экономическим ситуациям. Поэтому мы наделяем их возможностью масштабироваться, т.е. обладать способностью к наращиванию количества рабочих мест без снижения эффективности работы Системы.

Масштабируемость решений ПАРУСА базируется:

На многоплатформенности технологий, что предполагает оптимальный подбор используемого программного обеспечения в зависимости от конкретной ситуации и допускает, наряду с достижением целей построения корпоративной системы управления, применение на отдельных автоматизируемых участках относительно дешевых и легко сопровождаемых решений на СУБД FoxPro или Btrieve, сопрягаемых с информационным ядром Системы, реализованном на СУБД Oracle.

На принципе построения продуктов ПАРУСа в единую преемственную линию. Так, начав с относительно простой и дешевой Системы 7-й версии, использующей СУБД FoxPro, Вы сможете впоследствии перейти на более мощную "Систему управления ПАРУС" на базе Oracle.

Модульность:

Система ПАРУС является модульной. Многие ее компоненты успешно функционируют автономно. Однако такая работа может быть более или менее оправдана только для некрупных фирм. Для больших предприятий целесообразнее приобретать сразу пакет приложений. В любом случае Вы можете начинать с минимальных комплектаций, добавляя отдельные компоненты Системы по мере надобности и оптимально по Вашим финансовым возможностям.

Заказав проектное или специальное решение, Вы можете получить модифицированное под собственные нужды "коробочное" или совершенно новое приложение, которое информационно и функционально стыкуется с остальными приложениями Системы. Если Вам необходимо использовать программные продукты других фирм, то можно наладить их взаимодействие с Системой ПАРУС. Во многих случаях такое взаимодействие уже реализовано (например, приложение "Фондовый отдел нефтебазы" взаимодействует с программно-аппаратным комплексом для автоматической отгрузки нефтепродуктов).

Интеграция с Web-технологиями:

Интернет, объединив локальные сети во Всемирную паутину, открыл новые возможности для ведения бизнеса в едином информационном пространстве в масштабах компании, отрасли, страны и мира в целом. Развитие новых информационных технологий заставляет по новому взглянуть на стратегию и тактику автоматизации предприятия. Чтобы окончательно и безнадежно не отстать от конкурентов, Корпоративная информационная система класса MRP или ERP должна "научиться" общаться с внешним миром, стать более понятной, удобной и доступной.

ПАРУС-ON-LINE- новое решение, объединяющее учетные и управленческие возможности КИС ПАРУС с коммуникационными возможностями Web-технологий, позволит нашим клиентам по-новому взглянуть на свой бизнес.

В основе ПАРУС-ON-LINE лежит трехуровневая схема, включающая следующие компоненты:

Корпоративный сервер управления данными и соответствующими методами их обработки.

Корпоративный сервер приложений (Web-сервер), отвечающий за взаимодействие с сервером управления данными и обеспечивающий подготовку требуемой информации для визуализации.

Универсальная программа просмотра содержимого Web-узлов (Web-браузер).

На сервере управления данными хранится корпоративная база данных и бизнес-логика, реализованная в КИС ПАРУС.

На сервере приложений хранятся ASP-сценарии (Active Server Pages), позволяющие отображать в html-формате данные из корпоративной базы данных и заносить в эту базу информацию, введенную пользователями через Web-интерфейс.

Благодаря специализированным функциям модуля "Администратор", входящего в состав КИС ПАРУС, пользователь получает возможность интерактивной настройки Web-интерфейсов для любого раздела системы - определять состав, названия и порядок следования отображаемых полей, указывать обязательные для заполнения поля, значения по умолчанию и т.п. Генерация Web-интерфейсов выполняется автоматически на основании пользовательских настроек и asp-сценариев.

Интеграция с программными продуктами других разработчиков:

Система ПАРУС целеустремленно идет по пути интеграции с широко используемыми, а порой - "де-факто" стандартными программными продуктами, например, Microsoft Excel. Подобная практика эффективна по следующим причинам:

Многофункциональность (которую практически невозможно повторить в собственной разработке) и постоянное развитие подобных программных продуктов значительно расширяют возможности Системы.

Сотрудники предприятия, где внедряется Система, часто уже имеют навыки работы со "стандартными" программами. Если это не так, то обучиться работе с ними достаточно легко: ведь они изначально ориентированы на массовое применение.

Отсутствие проблем при передаче подготовленных материалов в электронном виде (в виде файлов самых разнообразных форматов).

Программы Microsoft Word и Microsoft Excel широко известны среди пользователей персональных компьютеров. Фактически они стали международными стандартами текстового процессора и электронных таблиц. Разработчики ПАРУСа всемерно интегрируют Систему с Microsoft Office (в который входят Word и Excel). А потому, когда Вы будете печатать подготовленные в Системе документы, строить графики по отчетам, проводить массовый ввод информации через электронные таблицы, Вы сможете в полной мере использовать разнообразные возможности этих программ.

Система располагает средствами подготовки отчетов практически любого вида. Разумеется, в состав Системы входят все обычно необходимые отчеты. Но Вы можете добавить к ним любые - "под Ваши собственные запросы". В качестве инструментального средства для подготовки шаблонов подобных отчетов используется генератор отчетов Seagate Crystal Reports Professional - лидер в своем классе. Этот программный продукт отличают:

Быстрая разработка шаблонов отчетов благодаря широкому использованию экспертов (проводников) - специальных средств, облегчающих создание шаблонов отчетов в интерактивном режиме. Простая организация среды разработки, ясный интерфейс пользователя.

Мощные средства обработки. Обширная библиотека встроенных функций для проведения расчетов, в том числе специализированные функции статистического и финансового анализа.

Развитые средства разностороннего представления данных (например, динамическое форматирование отчета в зависимости от информации). Возможность включения диаграмм разных типов для наглядного представления информации, получения отчетов презентационного качества.

Разнообразие способов распространения отчетов: по электронной почте; экспорт в HTML для публикации на Web-сервере; экспорт в популярные форматы данных: Excel, Lotus 1-2-3, Microsoft Word, WordPerfect, ODBC, ASCII.

Для обмена информацией между территориально-удаленными рабочими местами может быть использована электронная почта, поддерживающая интерфейс MAPI (например, Microsoft Exchange).

Система интегрируема с любыми приложениями на уровне информационного сопровождения записи (минимальной информационной порции), зарегистрированной в базе данных. Вы можете связать с записью Системы любой файл, а затем оперативно вызвать для этой записи то приложение, которое указано общими установками Microsoft Windows для связанного файла с одновременной загрузкой данных этого файла для их просмотра или коррекции. Вы сможете "привязать" к записи любую, например, сопроводительную, информацию, зарегистрированную в документе Microsoft Word, таблице Microsoft Excel, базе данных Microsoft Access, демо- и мультимедиа файлах и т.п.

Открытость:

Открытость Системы ПАРУС обеспечивается следующими факторами:

Вместе с Системой может поставляться описание структур баз данных, что позволяет формировать самые разнообразные отчеты на базе шаблонов, разрабатываемых Вами при помощи генератора отчетов Seagate Crystal Reports — как при работе с Системой, так и среде самого генератора.

При необходимости, в поставку Системы могут входить информационные модели IDEF и даже исходные тексты программного продукта. Эти меры призваны облегчить специалистам Вашего предприятия развитие и адаптацию Системы своими силами.

Возможность использования открытых API-интерфейсов позволяет интегрировать Систему с программами, созданными силами специалистов Вашего предприятия.

Структура записи (в частности, записи о документе), регистрируемой в Системе, может быть дополнена произвольным количеством характеристик, тип и назначение которых определяется самим пользователем. Благодаря этому Вы сможете проводить отбор и обобщение информации на основании характеристик, учитывающих Ваши специфические требования.

Документооборот:

Документооборот в Системе основан на следующих принципах:

По отношению к зарегистрированному в Системе документу может быть предпринят ряд действий, которые составляют этапы документооборота. Результатом выполнения одного такого этапа может быть модификация данных самого документа, снабжение его дополнительной информацией, регистрация других документов и объектов учета Системы (например, хозяйственных операций бухгалтерского учета).

Однажды выполненный этап документооборота можно отменить, то есть удалить из базы данных все следы его выполнения, в частности, снять с самого документа отметку о выполнении этапа.

Возможность выполнения и отмены каждого этапа можно поставить в зависимость от состояния других этапов (выполнен или нет) для этого же документа. Право выполнять этап может предоставляться ограниченному кругу пользователей.

Для каждого документа Система ведет "Журнал документооборота", куда автоматически записывает всю историю: кто, когда и с какими особенностями проводил этапы. Для каждого документа можно оперативно просмотреть список "родительских" и "дочерних" документов.

Помимо этого, учитывая возросшую потребность заказчиков в организации единого документооборота предприятия (как административно-хозяйственного, так и финансового), специалисты нашей Корпорации изучают возможность сопряжения систем управления документооборотом, например, Novell GroupWise, с Системой ПАРУС.

Возможность глубокого анализа данных:

Вся информация, накопленная в базе данных Системы, может быть выдана Вам в любой момент в полном объеме и в форме, удобной для анализа. Причем Вам нет необходимости дожидаться конца учетного периода или связываться внесистемными способами с различными филиалами и подразделениями. А главное, информация будет абсолютно достоверной и соответствующей тому, что есть сейчас, а не было месяц, неделю или даже день тому назад.

Система ПАРУС располагает большим количеством средств подготовки данных для экономического и финансового анализа. Так, каждому бухгалтерскому счету Вы можете поставить в соответствие неограниченное количество аналитических счетов по пяти различным признакам классификации. Кроме того, для накопления информации по доходам и расходам в разрезе центров ответственности, видов и направлений деятельности и т.п., Вы можете разработать систему особых пометок по десяти различным произвольным признакам. И Вы можете получить полный отчет о движении средств в разрезе любого из этих признаков или любой их комбинации. Для агрегирования данных возможно использование произвольных периодов, планирование финансовой деятельности возможно с точностью до дня и т.п.

Защита данных:

В такой ответственной сфере, как финансово-хозяйственная деятельность, велика опасность как злоупотреблений, так и неумышленной порчи данных. И эта опасность особенно актуальна, когда в одной компьютерной сети с одной базой данных одновременно работает много людей. Поэтому в Системе ПАРУС большое внимание уделено вопросу разграничения прав пользователей. Каждому сотруднику могут быть назначены индивидуальные права доступа, как к разделам информации, так и к функциям Системы.

Так, оператор, занимающийся вводом первичных документов, не сможет получить доступ к обобщенной информации о деятельности фирмы; сотрудники одного подразделения будут работать только со своими документами, не имея доступа к документам других подразделений, и т.д. И только администратор Системы может делать все, в том числе распределять права между пользователями и отслеживать действия, произведенные ими.

Функциональный состав системы:

Управление финансами,

Логистика,

Управление производством,

Управление персоналом,

Управление клиентами,

Управление деловыми процессами.

Рассмотрим более подробно один из модулей системы.

Управление производством

Управление производством, как одно из направлений хозяйственной деятельности предприятия, ставит свои взаимосвязанные специфические задачи:

Планирование выпуска продукции в соответствии с планами продаж.

Формирование производственных планов по всей технологической цепочке создания продукции.

Планирование потребностей в материалах, сырье, комплектующих, рабочей силе, оборудовании.

Расчет затрат на производство и его рентабельности.

Оперативное управление производством и диспетчирование.

Производственный учет - учет движения материалов в производстве.

Учет затрат на производство продукции и калькуляция ее фактической себестоимости. Анализ полученных данных.

Если вопросы производственного планирования, оперативного управления и диспетчирования обычно сильно связаны со спецификой технологии конкретного производства и не имеют стандартных общепринятых решений, то планирование затрат и их учет, а также производственный учет имеют достаточно проработанную и часто законодательно утвержденную основу, общую для широкого круга производственных предприятий.

Общность "тиражируемой" части поддерживается самыми разнообразными ее настройками. Поэтому Корпорация ПАРУС предлагает автоматизацию управления производством с общей "тиражируемой" частью, которая дополняется специальными приложениями, учитывающими "нестандартизируемые" аспекты управления производством:

Подчеркнем, что "постоянство" тиражируемой части Системы не является догмой: если Вас не удовлетворят готовые приложения, то мы готовы разработать новые в рамках специальной разработки.

Отличительными чертами предлагаемого решения являются:

Глубокая интеграция приложений автоматизации управления производством с другими приложениями Системы (см. рисунок на следующей странице: обратите внимание на связи приложений управления производством с приложениями управления персоналом и финансами).

Гибкость и настраиваемость. В основу Системы закладываются: математическая модель производства, элементами которой являются производственные процессы, имеющие входы (сырье, оборудование, труд) и выходы (продукция, отходы), что создает широкие возможности адаптации к различным видам предприятий путем описания соответствующей модели; настраиваемые алгоритмы модели распределения накладных расходов и т.п.

Обеспечение управления в особых (сложных) случаях: учета образования побочных продуктов в производстве (газа, обрата, ...); калькуляции себестоимости по заказам; исключения из расчета себестоимости затрат на производство полуфабрикатов, предназначенных для реализации на сторону, и т.п.

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ УЧЕТ

Производственный учет проводится в Системе на базе приложения "Склад", которое обеспечивает:

Автоматизацию всех учетных операции по отпуску материалов, сырья и комплектующих в производство, по оприходованию готовой продукции, брака, отходов, побочной продукции и т.п.

Ведение единых карточек складского учета.

Учет приходных ордеров и актов недостачи.

Учет расходных накладных.

Учет накладных на внутреннее перемещение продукции (сырья, материалов) между складами предприятия и внутри склада между материально-ответственными лицами.

Поддержка комплектов продуктов производства и учет накладных на их комплектование и раз-укомплектование.

Учет актов списания.

Учет инвентаризационных описей и генерацию актов рассогласования.

Формирование отчетов о запасах продукции (сырья, материалов) по складам, продуктам, группам продуктов, партиям, модификациям и т.п.

УЧЕТ ЗАТРАТ И КАЛЬКУЛЯЦИЯ СЕБЕСТОИМОСТИ

Приложение "Учет затрат и калькуляция себестоимости" обеспечивает автоматизацию функций бухгалтерии производственного предприятия. Это приложение предназначено для использования бухгалтерами производств (цехов) и калькуляционных отделов (секторов, групп).

Сбор данных о выпуске продукции и расходе ресурсов на производство- это:

Учет производственных отчетов о производстве продукции отдельными подразделениями (цехами, участками, бригадами) за определенный период.

Ручной ввод в производственный отчет данных о выпуске продукции или их автоматизированное формирование на основе учета готовой продукции в складском приложении.

Классификация ресурсов и продукции в различных разрезах: по типам (материалы, время работы людей и оборудования, услуги); группам ресурсов (сырье, основные и вспомогательные материалы, полуфабрикаты, основная и побочная продукция, отходы, брак); конкретным видам ресурсов (материал, вид оборудования, профессия рабочего); разновидностям ресурса: качественным (цвет, рисунок) или количественным (ширина ткани, число листов книги); по фактическому расходу или по норме.

Учет норм расхода ресурсов по периодам действия.

Автоматизированное формирование по производственным отчетам расхода ресурсов по нормам. Ручной ввод ненормативного расхода ресурсов.

Автоматизированное формирование: акта на списание материалов в производство в складском приложении на основе данных расхода в производстве; приходного ордера на выпущенную продукцию в складском приложении на основе данных производственных отчетов.

Расчет прямых затрат производства - это:

Отработка в бухгалтерском учете производственных отчетов по выпуску полуфабрикатов и приходных ордеров по выпуску готовой продукции (из складского приложения через товарные отчеты).

Отработка в бухгалтерском учете расходных накладных на отпуск в производство (из складского приложения через товарные отчеты) и актов расхода в производстве.

Отработка в бухгалтерском учете результатов инвентаризации производства - непосредственным учетом или отработкой актов списания недостач / приходования излишков (из складского приложения через товарные отчеты).

Расчет цен списания материалов в производство в соответствии с принятой учетной политикой.

Расчет отклонений фактической себестоимости полуфабрикатов от учетных (нормативных) цен, по которым производился учет их выпуска, и отражение этих отклонений в бухгалтерском учете.

Циклический пересчет отклонений в полуфабрикатах последующих переделов, вплоть до расчета отклонений фактической себестоимости готовой продукции от нормативных цен; отражение этих отклонений в бухгалтерском учете.