Информатика. Методички. OpenOffice. Текстовый редактор. Основы работы с OpenOffice часть 1

Работа с файлами

О файлах OpenOffice.org

В OpenOffice.org принят формат файлов OpenDocument Format (ODF, сокращенное от OASIS Open Document Format for Office Application —

открытый формат документов для офисных приложений) — открытый формат файлов документов для хранения и обмена редактируемыми офисными документами, в том числе текстовыми документами (такими как заметки, отчеты и книги), электронными таблицами, рисунками, базами данных, презентациями.

Стандарт был совместно и публично разработан различными организациями, доступен для всех и может быть использован без ограничений. OpenDocument представляет собой альтернативу частным закрытым форматам, (включая Word (.doc), Excel (.xls) и PowerPoint (.ppt) – форматы, используемые в Microsoft Office), а также формату Microsoft Office Open XML.

Стандарт был разработан индустриальным сообществом OASIS и основан на XML-формате. Каждый документ ODF представляет собой архив zip, поэтому, чтобы проникнуть внутрь этого документа, достаточно переименовать расширение документа на zip и открыть этот архив любым zip -архиватором. После этого можно увидеть, как минимум, пять xml-файлов и несколько папок.

В xml-файлах, кроме непосредственного содержания документа, имеются так называемые метаданные. Это дополнительная информация, которая позволяет задать тексту определѐнные параметры. Например, тип и размер шрифта, положение на странице, параметры печати или вывода на экран монитора.

Помимо OpenOffice.org, OpenDocument Format поддерживается многими приложениями разных разработчиков: Zoho Writer, Google Docs, Ajax Write, IBM Workplace и др. С ODF-файлами можно работать в приложениях Microsoft

Office 2010.

ODF принят в качестве международного стандарта. 1 мая 2006 года принят стандарт ISO/IEC 26300 "Information technology -- Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0".

Многие страны (Италия, Швеция, Бразилия, Хорватия и др.) используют данный формат в качестве государственного стандарта. Еще большее количество стран, международных организаций и компаний активно применяют формат OpenDocument.

ВРоссийской Федерации с 01.06.2011 вводится в действие ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010. "Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v1.0".

ВOpenOffice.org 3.3 используются следующие форматы файлов:

Инструменты для работы с файлами в OpenOffice.org

Для работы с файлами в OpenOffice.org Writer используют кнопки панели инструментов Стандартная (рис 2.1) и команды меню Файл (рис 2.2).

Рис. 2.1. Кнопки панели инструментов Стандартная для работы с файлами

Рис. 2.2. Меню Файл Кроме того, для работы с файлами используют окно быстрого запуска

OpenOffice.org (рис 2.3). Обычно эта функция устанавливается по умолчанию при инсталляции OpenOffice.org.

Рис. 2.3. Окно быстрого запуска OpenOffice.org

Окна для работы с файлами в OpenOffice.org

В большинстве операционных систем при работе с файлами можно использовать либо файловые диалоговые окна системы, либо диалоговые окна OpenOffice.org. Для смены типа окон следует в меню Сервис выбрать команду Параметры, а на странице OpenOffice.org/Общие (рис 2.4) установить соответствующий флажок.

Рис. 2.4. Переход к окнам OpenOffice.org

Диалоговые окна OpenOffice.org поддерживают загрузку и выгрузку файлов с использованием безопасных соединений https.

Внешний вид окон для открытия, сохранения, вставки и др. примерно одинаков и различается только деталями. Некоторые из окон показаны на рис

2.5.

Рис. 2.5. Окна для работы с файлами

Для перемещения по папкам компьютера используют кнопки На уровень выше (1 на рис 2.6) и Домой (3 на рис 2.6).

Рис. 2.6. Окно для работы с файлами Однократный щелчок по кнопке На уровень выше (1) (см. рис 2.6)

позволяет перейти в вышерасположенную папку. Для быстрого перехода на несколько уровней вверх следует нажать и удерживать эту кнопку. При этом отобразится список всех вышерасположенных папок (рис 2.7), в котором можно выбрать нужный уровень.

Рис. 2.7. Переход в другую папку на несколько уровней вверх Кнопка Домой (3) (см. рис 2.6) позволяет перейти к папке, установленной

по умолчанию для сохранения документов.

Для быстрого перемещения по папкам можно использовать поле Имя файла (см. рис 2.6) и функцию автозаполнения, которая активизируется в текстовых полях и списках. Например, можно ввести в D:\И и функция автозаполнения выведет первый файл или папку на диске D:\, название которого начинается на букву " И ".

Файлы в окне папок отображены в виде таблицы. Щелкая заголовки столбцов, папки и файлы можно сортировать, при этом папки в любом случае отображаются в верхней части окна.

При желании можно воспользоваться подстановочными знаками в поле Имя файла, чтобы отфильтровать отображаемый список файлов. Знак " * " (звездочка) заменяет любое число любых символов, а знак " ?" (знак вопроса) заменяет один любой символ.

Например, чтобы включить в список все файлы OpenOffice.org Writer, следует ввести подстановочный знак " * " (звездочка) с расширением текстового файла (*.odt) и нажать кнопку Открыть. Или, например, если в

поле Имя файла указать " ?а*.doc ", то будут отображены только файлы Microsoft Word, в которых вторым символом является буква "а".

Открытие файлов

Для открытия файла выполните следующие действия.

В панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Открыть (см. рис

2.1), или в меню Файл выберите команду Открыть (см. рис 2.2), или нажмите кнопку Открыть окна быстрого запуска (см. рис 2.3).

В окне Открыть (см. рис 2.6) перейдите к папке, содержащей нужный файл, и щелкните два раза по значку открываемого файла или выделите этот файл и нажмите кнопку Открыть. При необходимости можно открыть сразу несколько файлов одной папки. Выделите значки требуемых файлов и нажмите кнопку Открыть.

Чтобы ограничить отображение файлов в окне Открыть каким-то определенным типом, в раскрывающемся списке Тип файла (см. рис 2.6) выберите нужный тип. Чтобы вывести полный список файлов, выберите параметр Все файлы (*.*).

Для открытия одного из последних файлов, с которыми работали в OpenOffice.org, можно воспользоваться меню Файл. Откройте меню Файл и выберите команду Предыдущие документы (рис 2.8). Щелкните мышью по имени открываемого файла.

Рис. 2.8. Открытие одного из последних файлов

Открыть файл OpenOffice.org Writer можно также двойным щелчком по его значку в окне папки. Обычно все документы открываются с положением курсора в начале документа. Исключение составляют случаи сохранения или повторного открытия автором текстового документа OpenOffice.org Writer: курсор устанавливается в ту же позицию, в которой он находился при сохранении документа.

Следует обратить внимание, что при попытке открыть файл другого компонента OpenOffice.org, будет запущен именно этот компонент. Например, если в окне Открыть (см. рис 2.6) выбрать файл OpenOffice.org Calc, то файл будет открыт в приложении OpenOffice.org Calc.

Если после открытия файла в нем были произведены крайне нежелательные изменения и требуется отказаться от всех этих изменений, можно перезагрузить файл. В меню Файл выберите команду Перезагрузить (см. рис 2.2). В окне запроса об отмене всех изменений нажмите кнопку Да. Все изменения, произведенные после последнего сохранения документа, будут отменены.

Создание документов