Посібник помічника судді загального суду

Друга група інструментів тайм-менеджменту – це прийоми, правила і техніки, які важливо використовувати помічнику судді і дотримуватись протягом дня, щоб найбільш ефективно організувати свій робочий час та не вибитись з запланованого графіку.

Перше правило, яке необхідно ввести в свою діяльність кожному помічнику судді– цезранкуплануватисвійробочийдень. Дляцьогосліддотримуватись наступного алгоритму:

1. Письмово скласти перелік всіх завдань на день.

Це дасть змогу оцінити обсяг робіт на сьогодні.

2.Визначити, скільки часу знадобиться для вирішення кожного завдання. Так, принаймні, буде зрозуміло, чи можливо взагалі виконати сьогодні, те, що заплановано, адже робочий день не гумовий, а залишатись після закінчення робочого часу не є виходом з ситуації. Залишаючись довше на роботі, доведеться забирати час у інших областей життя (сім’я, відпочинок, хобі та ін.). Тому варто планувати стільки завдань, щоб мати змогу їх виконати до кінця робочого дня.

3.Визначити пріоритетні завдання.

Часто виходить так, що склавши перелік справ на сьогодні і визначивши кількість часу на виконання кожної справи, ми розуміємо, що такий об’єм ми не зможемо осилити за 8 годин робочого часу. Що ж робити? Є принаймні три варіанти:

1.Залишитись після закінчення робочого дня і доробити.

2.Взяти з собою додому і доробити.

3.Визначити найголовніші справи, і виконати їх, а інші виконати завтра.

Перші два способи є найулюбленішими у багатьох працівників, але водночас вони є найменш ефективними. Про це ми вже говорили раніше.

Третій варіант найбільш продуктивний. Розглянемо його більш детально. Найголовніша справа - це та, яка має фіксований термін, тобто Ви не можете впливати на кінцевий час виконання, крім того, невиконання цієї справи спричинить серйозні наслідки.

Отже, щоб визначити, пріоритетна справа, чи ні, перед тим, як братись за діло, треба відповісти на два питання:

1.Чи можу я впливати на термін виконання?

2.Як ця справа вплине на діяльність судді або суду взагалі?

110	ПОСІБНИК ПОМІЧНИКА СУДДІ ЗАГАЛЬНОГО СУДУ

Виходячи з відповіді, вибираємо один з варіантів:

1)приступаємо негайно до справи;

2)плануємо час для її виконання;

3)вирішуємо, чи будемо ми взагалі її виконувати.

Існує багато різних методів визначення пріоритетів. Розглянемо два основні, найпоширеніші та найбільш застосовні на практиці:

•АВС – аналіз

Метод класифікації завдань на три групи по двом критеріям (терміновість і важливість).

Група A

Висока ступінь пріоритетності - і термінове і важливе завдання. Це саме ті 20%, що принесуть 80% результату. Ця група основна і потребує підвищеної уваги. Ці завдання необхідно виконувати самостійно і не зволікати.

Група B

Середня ступінь пріоритетності - або термінова, або важлива справа. Завдання цієї групи виконуються в другу чергу, або можуть делегуватися, так як містять лише один критерій. Ми або можемо вплинути на термін, або це завдання нас не просуває до стратегічної мети.

Група C

Низька ступінь пріоритетності - найменш термінові, найменш важливі завдання. Якщо Ви не виконаєте ці завдання протягом тижня, це ніяк не вплине на Вашу результативність.

Щоб організувати свій робочий день та розставити пріоритети в щоденних справах, помічник судді має вранці кожного дня виписувати всі справи на сьогодні, аналізувати їх на наявність двох критеріїв і об’єднувати в три групи. В першу чергу необхідно виконувати справи з групи А. Виконання саме цих завдань принесе найбільший результат. Потім можна переходити до виконання завдань групи В, і тільки, якщо залишиться час, справи з групи С.

•Матриця Ейзехауера

Дуайт Девід Ейзенхауер, американський військовий і державний діяч - 34-й Президент США, один з головних американських воєначальників

РОЗДІЛ 3

111

Другої світової війни, генерал армії США - винайшов спосіб, що допомагає концентруватись на головному і ефективно досягати цілей.

В основі способу лежать все ті ж два критерії: терміновість і важливість. Побудувавши графік, отримуємо чотири квадранти (табл.).

Терміново

3 (С)

1 (А)

	Менш	4 (D)	2 (В)
	терміново

Менш Важливо важливо

Візьміть за приклад свій типовий робочий день. Спробуйте віднести кожну справу чи завдання. що Ви виконуєте протягом дня, до одного з квадрантів. Підрахуйте, приблизну кількість часу, що Ви проводите в кожному з квадрантів. У Вас визначиться квадрант – лідер, в якому Ви проводите більшість часу.

Робіть висновки самі:

Квадрант 1 (А) — термінові і важливі завдання, які вже сигналізують «червоноюлампочкою». Їхнеобхідновиконувативпершучергу. Длябагатьох людей цей квадрант звичний спосіб життя, вони знаходяться в постійному авралі, «гасять пожежі».

Основна діяльність:

•Кризові ситуації

•Невідкладні проблеми

•Проекти, з термінами, що «горять»,

•Наслідки проблем, які потребують ліквідації.

Квадрант 2 (В) — не термінові, але важливі завдання. Вони просувають нас до стратегічної мети, але ми можемо підготуватися до їх вирішення.

112	ПОСІБНИК ПОМІЧНИКА СУДДІ ЗАГАЛЬНОГО СУДУ

Їх необхідно запланувати. Люди, що більшість часу знаходяться в цьому квадранті мають переваги, хоча б тому, що можуть не кваплячись, більш якісно вирішувати питання.

Основна діяльність:

•Формування стосунків

•Пошук нових можливостей

•Планування

•Відпочинок

•Самовдосконалення

Квадрант 3 (В) — термінові, але неважливі завдання, важливість яких невисока, але вже підтискають терміни їх виконання. Їх необхідно виконати, можливо навіть делегувати і в подальшому впливати на термін. Люди з цього квадранту постійно щось роблять, але результати мізерні.

Основна діяльність:

•Перешкоди, різні дзвінки

•Рутинна кореспонденція, звіти

•Термінові, неважливі справи

•Рутинні зустрічі, збори

Квадрант 4 (D) — не термінові і неважливі завдання. Якщо можна, краще від таких завдань, позбавитися! Це найприємніші завдання. Цікаво, що люди, які більшість часу проводять у Квадранті 1 (А), є частими гостями у Квадранті 4

(D) – в невеличких перервах між «запаркою», вони там відпочивають.

Основна діяльність:

•Приємні заняття

•Викрадачі часу

Задача кожного працівника поступово переміщуватись в Квадрант 2 (В), тому що результатом знаходження в цьому квадранті є:

•Бачення, перспектива

•Рівновага

•Дисципліна

•Контроль

Як знаходити час для Квадранту 2 (В):

РОЗДІЛ 3

113

1.Відібрати його від квадрантів 3 і 4.

2.Ви не можете ігнорувати справи з квадранта 1, хоча з часом їх об'єм зменшиться, оскільки Ви станете проводити більше часу в квадранті 2, готуючись і проводячи профілактичні дії.

3.Вчіться конструктивно говорити “ні”.

Прийоми підвищення продуктивності протягом робочого дня

Окрім алгоритму планування робочого дня важливо пам’ятати про деякі правила, дотримуючись яких на практиці, кожен працівник зможе суттєво підвищити свою продуктивність протягом робочого дня. Це певні звички, які важливо привити у себе помічникові судді:

•Ранкове та вечірнє планування

Найбільш ефективно починати і закінчувати день плануванням. Ввечері, щоб підбити підсумки, проаналізувати свою діяльність, подумати, як її покращити. Вранці, щоб скоригувати день, оптимально спланувати всі завдання.

•«Закрита година»

Це правило означає, що виконуючи найбільш пріоритетне завдання, ви не реагуєте більше ні на що. Одне відволікання становить від 1 до 6 хвилин, людина не може миттєво переключитись на іншу справу, потрібен час. А якщо таких відволікань п’ять, то мало того, що Ви затримуєтесь на 30 хвилин, може страждати якість виконуваної роботи. А цього допустити не можна, адже це завдання високої пріоритетності. Для впровадження цього правила необхідно вміти конструктивно говорити «ні». Порівняйте такі варіанти відмови:

а) «Я не можу це зробити» б) «Я не можу це зробити зараз, виконую ___________ завдання».

в) «Я не можу це зробити зараз, виконую ___________ завдання, давай об 11.00. Влаштовує?»

Саме варіант в) не образить співбесідника, пояснить, чому йому відмовляють, крім того дасть зрозуміти, коли йому готові допомогти. Це і є конструктивна відмова.

•«60/40»

Доцільно складати план лише на 60% робочого часу, а інші 40% залишити недоторканими. Вільний час може піти на непередбачені

114	ПОСІБНИК ПОМІЧНИКА СУДДІ ЗАГАЛЬНОГО СУДУ

зустрічі, відвідувачів, телефонні розмови і тому подібне.

•«Серійне виробництво»

Однотипні завдання краще групувати і виконувати за один підхід. Якщо, наприклад, у Вас заплановано декілька завдань, що відносяться до одного виду діяльності – декілька телефонних розмов, декілька зустрічей, то краще дзвінки виконати окремо, зустрічі теж окремо. Таким чином, економиться час на переключенні з одного виду діяльності на інший.

•Поглиначі часу

Поглиначі, пастки, викрадачі – це різноманітні відволікання від основної справи. Поглиначі є двох видів:

«Внутрішні»

1.Нечітка постановка цілей.

2.Відсутність пріоритетів при виконанні завдань.

3.Спроба надто багато зробити за один раз.

4.Погане планування трудового дня.

5.Відсутність самодисципліни.

6.Невміння довести справу до кінця.

7.Недостатня підготовка до бесід і обговорень.

8.Непомірність ділових записів.

9.Синдром «відкладання».

10.Бажання знати всі факти.

11.Тривалі чекання (наприклад, обумовленої зустрічі).

12.Поспіх, нетерпіння.

13.Дуже рідке делегування (передоручення) справ.

14.Недостатній контроль за передорученими справами.

«Зовнішні»

1.Телефонні дзвінки, що відривають від робочих справ.

2.Незаплановані відволікання для приватних бесід (колеги, рідні).

3.Нездатність сказати «ні».

4.Неповна інформація, що запізнилася.

РОЗДІЛ 3

115

5.Відволікання (шум).

6.Затяжні наради.

Для того, щоб позбавитись від поглиначів, необхідно:

1.Проглянути перелік внутрішніх та зовнішніх поглиначів, виділити «свої» п'ять найважливіших

2.Знайти хоча б три рішення на кожен поглинач.

3.Притримуватись дисципліни протягом робочого дня.

Використовуючи в своїй робочій діяльності вищезгадані правила та методи планування, кожен помічник судді зможе грамотно організувати свій робочий час та підвищити ефективність виконання різноманітних завдань.

3.1.3.Взаємодія помічника судді з апаратом суду

Апарат суду

Апарат суду утворюється відповідно до статті 149 Закону України «Про судоустрійтастатуссуддів» іздійснюєорганізаційнезабезпеченнядіяльності суду. Апарат суду очолює керівник апарату суду. Контроль за ефективністю діяльності апарату суду здійснює голова суду.

Організаційне забезпечення становлять заходи фінансового, матеріально

– технічного, кадрового, інформаційного, та організаційно – технічного характеру, спрямованінастворенняумовдляповногоіналежногоздійснення правосуддя.

Апарат у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України «Про судоустрій та статус суддів», «Про державну службу», «Про боротьбу з корупцією» («Про засади запобігання та протидії корупції»), «Про звернення громадян» та іншими законами України, рішеннями Конституційного Суду України, Указами Президента України, Постановами Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів, Положенням про Державну судову адміністрацію України, Положенням про територіальні управління державної судової адміністрації, постановами колегії, наказами, інструкціями і рекомендаціями Державної судової адміністрації України та відповідного територіального управління державної судової адміністрації, Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, Інструкцією про порядок фіксування судового процесу технічними засобами в загальних

116	ПОСІБНИК ПОМІЧНИКА СУДДІ ЗАГАЛЬНОГО СУДУ

судах України, Інструкцією щодо користування персональним комп’ютером, Інструкцією користувача автоматизованої системи документообігу суду «Документообіг загальних судів», Положенням про порядок користування автоматизованою системою документообігу у загальному суді, Загальними правилами поведінки державного службовця, Правилами поведінки працівника суду, Правилами внутрішнього трудового розпорядку для працівників суду, іншими нормативно-правовими актами та посадовою інструкцією.

Відповідно до ст. 149 Закону України «Про судоустрій та статус суддів» керівник апарату суду призначає на посаду та звільняє з посади працівників апарату суду, застосовує до них заохочення та накладає дисциплінарні стягнення. Добір працівників апарату суду здійснюється на конкурсній основі. Правовий статус працівників апарату суду визначається Законом України «Про державну службу». Умови оплати праці, матеріальнопобутового, медичного, санаторно-курортного і транспортного забезпечення працівників апарату суду визначаються на засадах, що встановлені для відповідної категорії працівників апаратів центральних та місцевих органів виконавчої влади. Структура і штатна чисельність апаратів місцевих судів за погодженням з головою суду затверджуються відповідним територіальним управлінням Державної судової адміністрації України, апаратів апеляційних судів - Державною судовою адміністрацією України за погодженням із головою суду, в межах видатків на утримання відповідного суду.

Функції, обов'язки, права, підпорядкованість, відповідальність працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом керівника апарату суду.

Апарат суду під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з територіальним управлінням Державної судової адміністрації відповідної області, правоохоронними та іншими державними органами, органами місцевого самоврядування, органами суддівського самоврядування, спеціальним підрозділом судової міліції «Грифон», іншими установами й організаціями, засобами масової інформації з питань забезпечення діяльності суду.

Приймання та звільнення з роботи працівників апарату, присвоєння їм рангів державних службовців, заохочення та накладення дисциплінарних стягнень здійснюється керівником апарату суду.

Основними завданнями апарату є організаційне забезпечення та розробка пропозиційстосовновдосконаленняорганізаційногозабезпеченнядіяльності суду.

Апарат відповідно до покладених на нього завдань:

РОЗДІЛ 3

117

•Здійснює організаційне, експертне, інформаційно-довідкове та документальне забезпечення підготовки справ розгляду суддями

•Виконує доручення голови суду, його заступників та керівника апарату суду, розглядає пропозиції суддів щодо організації підготовки справ до розгляду, здійснює контроль за своєчасним надходженням інформації, матеріалів, іншим чином сприяє суддям у здійсненні їхніх повноважень

•Разом з суддями організовує і проводить роботу з вивчення й узагальнення судової практики, судової статистики

•Береучастьуздійсненніаналізупрактикизастосуваннязаконодавства і поданні пропозицій щодо його вдосконалення

•Веде облік особових справ працівників апарату суду

•Організовує підвищення кваліфікації працівників апарату суду

•Організовує приймання громадян у суді, з метою створення оптимальних умов для реалізації громадянами своїх законних прав та інтересів. А також здійснює попередній розгляд звернень громадян та представників підприємств, установ та організацій щодо діяльності суду

•Організовує роботу приймання громадян з питань роботи суду головою суду або його заступниками, а також керівником апарату суду

•Готує аналітичні матеріали, огляди вітчизняного та зарубіжного законодавства

•Проводить узагальнення роботи суду з розгляду судових справ (узагальнення судової практики), здійснює підготовку статистичних даних та складання звітів, узагальнень суду про кількість та стан розгляду судових справ усіх категорій

•Веде статистику та готує статистичні звіти руху і розгляду справ у суді

•Готуєвисновки, аналітичні, довідковітаіншіматеріали, задорученням голови суду, його заступників та керівника апарату суду

•Здійснює систематизацію законодавства та судової практики, рішень КонституційногоСудуУкраїни, обліктазберіганняактівзаконодавства та судової практики

•Інформує працівників суду про зміни в чинному законодавстві України та судовій практиці судових органів вищого рівня

•Проводить узагальнення роботи суду із звернення судових рішень до виконання

118	ПОСІБНИК ПОМІЧНИКА СУДДІ ЗАГАЛЬНОГО СУДУ

•Організовує роботу бібліотеки суду, підбір літератури для працівників суду

•Здійснює заходи щодо забезпечення належних умов діяльності суддів та працівників апарату суду, умов оплати їх праці, належного фінансування суду, інформаційно-нормативного забезпечення судової діяльності

•Забезпечує ведення діловодства у суді, а також дотримання режиму таємності

•Здійснює облік печаток і штампів та контроль за їх зберіганням і використанням

•Налагоджує роботу із впровадженням у практику діяльності суду комп’ютерних інформаційних технологій, сучасної організаційної техніки, наукових розробок у організації праці

•Організовує роботу з гарантування безпеки суддів та працівників апарату, в тому числі і в умовах надзвичайних ситуацій

•Здійснює виконання інших завдань щодо організаційного забезпечення діяльності суду відповідно до наказів та розпоряджень керівника апарату суду, постановами колегії, наказами, інструкціями, рекомендаціямитаіншимикерівнимиматеріаламиДержавноїсудової адміністрації України тощо.

Структура і штатна чисельність апарату суду, за поданням керівника апарату суду, затверджується відповідним територіальним управлінням Державної судової адміністрації України за погодженням з головою суду, в межах видатків на утримання відповідного суду.

Взаємодія в апараті суду

Що таке апарат, як формується, чим керується в роботі, основні завдання та функції апарату суду - ці питання нами розглянуті вище. А що таке взаємодія? Про це та інше поговоримо далі.

Взаємодія це двоабо багатосторонній процес обміну певними діями між людьми, під час реалізації ними своїх прав або виконання обов’язків. Це систематичне стійке виконання якихось дій, спрямованих на партнера для того, щоб викликати певну очікувану у відповідь реакцію з його боку, яка в свою чергу викликає нову реакцію.

Взаємодія між працівниками апарату суду є способом, за допомогою якого вони можуть узгоджувати свої дії для досягнення спільних цілей в роботі суду, тобто в здійсненні правосуддя.

РОЗДІЛ 3

119