Посібник помічника судді загального суду

2. Завдання

2.1. Здійснює судові виклики та повідомлення в справах, які знаходяться у провадженні судді не пізніше наступного дня з моменту призначення дати розгляду; оформлює заявки до органів внутрішніх справ, адміністрації місць попереднього ув'язнення про доставку до суду затриманих та підсудних осіб, готує копії відповідних судових рішень.

2.2.Здійснює оформлення та розміщення списків справ, призначених до розгляду.

2.3.Перевіряє наявність і з'ясовує причини відсутності осіб, яких викликано до суду, і доповідає про це головуючому судді.

2.4.Здійснює перевірку осіб, які викликані в судове засідання, та зазначає на повістках час перебування в суді.

2.5.Забезпечує фіксування судового засідання технічними засобами згідно з Інструкцією про порядок фіксування судового процесу технічними засобами.

2.6.Веде журнал судового засідання, протокол судового засідання.

2.7.Здійснює внесення даних щодо дати попереднього та судового розгляду, а також причин не розгляду справи до статистичної карки автоматизованої системі «Документообіг загальних судів».

2.8.Приєднує до судової справи відповідні матеріали.

2.9.Виготовляє копії судових рішень у справах, які знаходяться в провадженні судді.

2.10.Здійснює заходи щодо вручення копії вироку засудженому або виправданому відповідно до вимог Кримінальнопроцесуального кодексу України, за дорученням судді здійснює заходи щодо дачі підсудним або засудженим підписки про невиїзд.

2.11.Здійснює оформлення для направлення копій судових рішень сторонам та іншим особам, які беруть участь у справі й фактично не були присутніми з судовому засіданні при розгляді справи.

130	ПОСІБНИК ПОМІЧНИКА СУДДІ ЗАГАЛЬНОГО СУДУ

2.12.Готує виконавчі листи у справах, за якими передбачено негайне виконання.

2.13.Оформлює матеріали судових справ і здійснює передачу справ до канцелярії суду.

2.14.Виконує інші доручення судді, керівника апарату суду, помічника судді, що стосуються організації розгляду судових справ.

3.Обов’язки

3.1.Вірно служити народові України, суворо дотримувати Конституції, Законів України «Про державну службу», «Про судоустрій України», інших актів законодавства, сприяти втіленню їх у життя, зміцнювати їх авторитет, охороняти права, свободи і законні інтереси громадян, з гідністю нести високе звання державного службовця, сумлінно виконувати свої обов’язки

3.2.Сумлінно виконувати службові обов’язки.

3.3.Підтримувати рівень кваліфікації, необхідний для належного виконання службових обов’язків.

3.4.Виконувати посадові завдання та обов’язки у відповідності до Посадової інструкції, виконувати накази, розпорядження та вказівки вищестоящих, у порядку підпорядкованості, керівників, віддані в межах їхніх посадових повноважень, за винятком незаконних.

3.5.Не розголошувати відомості, що становлять державну або іншу охоронювану законом таємницю, а також відомості, що стали йому відомими у зв’язку з виконанням посадових обов’язків, у тому числі відомості, що стосуються приватного життя й здоров'я громадян або що зачіпають їхні честь та гідність.

3.6.Берегти державне майно, у тому числі надане йому для виконання посадових обов’язків.

3.7.При виконанні посадових обов’язків дотримуватися норм і

РОЗДІЛ 3

131

правил по охороні праці й техніки безпеки.

3.8.Надавати у встановленому порядку відомості щодо себе та членів своєї сім’ї.

3.9.Надавати у встановленому порядку відомості про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан щодо себе та членів своєї сім'ї.

3.10.Дотримуватися обмежень, пов’язаних із прийняттям на державну службу та її проходженням.

3.11. Повідомляти голову суду про особисту зацікавленість при виконанні посадових обов’язків, яка може призвести до конфлікту інтересів, приймати міри по упередженню означеного конфлікту.

3.12.Дотримуватися вимог Загальних правил поведінки державного службовця.

3.13.Дотримуватися вимог Правил поведінки працівника суду.

3.14.Дотримуватися вимог Правил внутрішнього трудового розпорядку для працівників Приморського районного суду м. Одеси.

3.15.Шанобливоставитисядогромадян,керівниківіспівробітників, дотримуватися високої культури спілкування.

3.16.Не допускати дій і вчинків, які можуть зашкодити інтересам державної служби чи негативно вплинути на репутацію державного службовця.

3.17.Дотримуватися вимог інших нормативно-правових актів та цієї посадової інструкції.

4.Права

4.1.Користуватися правами і свободами, передбаченими Конституцією України, КЗпП України, Законами України «Про державну службу», «Про судоустрій України» та іншими актами законодавства.

132	ПОСІБНИК ПОМІЧНИКА СУДДІ ЗАГАЛЬНОГО СУДУ

4.2. На соціально-правовий захист відповідно до свого статусу.

4.3. Уточнювати суть процесуальної дії з метою її правильного відображення в журналі судового засідання (протоколі судового засідання).

4.4.Уносити пропозиції та керівникові апарату суду та помічнику судді, секретарем якого він є, щодо удосконалення роботи із забезпечення діяльності секретарів судового засідання, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.

4.5.Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов'язків.

4.6.Брати участь у нарадах та зборах трудового колективу суду.

5.Відповідальність

5.1.Секретар судового засідання відповідно до Кодексу законів про працю України, Законів України «Про державну службу» та «Про боротьбу з корупцією» несе відповідальність:

•за порушення трудової та виконавської дисципліни

•за неякісне або несвоєчасне виконання посадових завдань та обов'язків

•за дії або бездіяльність, які призведуть до порушення прав та законних інтересів громадян

• за розголошення відомостей, що становлять державну або іншу охоронювану законом таємницю, а також відомості, що стали йому відомими у зв’язку з виконаннямпосадовихобов’язків, утомучислівідомості, що стосуються приватного життя й здоров'я громадян або що зачіпають їхні честь та гідність

•за невчасне виконання або невиконання наказів, розпоряджень та вказівок вищестоящих, у порядку підпорядкованості, керівників, віддані в межах їхніх посадових повноважень, за винятком незаконних.

•за надання судді недостатньої або необ’єктивної інформації в межах його повноважень

РОЗДІЛ 3

133

•порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов'язаних із прийняттям на державну службу та її проходженням.

5.2.Відповідно до вимог статті 38 Закону України «Про державну службу», особи, винні у порушенні законодавства про державну службу, несуть цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність згідно із чинним законодавством.

6.Взаємовідносини за посадою

6.1.Секретар судового засідання безпосередньо підпорядкований керівнику апарату суду та судді, з яким працює відповідно до внутрішнього розподілу обов'язків, координує свою діяльність з помічником судді.

6.2.Секретарсудовогозасіданнябезпосередньопідпорядкованих працівників апарату суду не має.

6.3.Секретар судового засідання отримує доручення безпосередньо від керівника апарату суду та судді, з яким працює відповідно до внутрішнього розподілу обов'язків та помічника судді.

6.4.Документи на опрацювання секретарю судового засідання передаються за резолюцією голови суду, керівника апарату суду та судді, з яким працює відповідно до внутрішнього розподілу обов'язків.

6.5. Секретар судового засідання під час виконання своїх обов’язків та завдань взаємодіє з іншими працівниками апарату суду, територіального управління державної судової адміністрації, та за дорученням керівника апарату суду та судді, з яким працює відповідно до внутрішнього розподілу обов'язків, з органами державної влади, підприємствами, установами, організаціями.

134	ПОСІБНИК ПОМІЧНИКА СУДДІ ЗАГАЛЬНОГО СУДУ

Крімпереліченоговище, більшебудь-якихнормативно– правовихдокументів, методичних рекомендацій, які б врегулювали професійні відносин між помічником судді та секретарем судового засідання не існують. Також не існує єдиної універсальної моделі організації співпраці між помічником судді та секретарем судового засідання. На сьогоднішній день все вирішується на місцевому рівні і в основному усе залежить від волі судді, керівника апарату суду та голови суду.

На практиці помічник судді та секретар судового засідання місцевого суду працюють безпосередньо з суддею, тому обсяг їх обов’язків та характер роботи залежать від специфіки діяльності судді.

Між тим, помічник судді здійснює допомогу судді в підготовці та організації судовогопроцесу, аленевправівиконуватифункціїізздійсненняправосуддя. Тобто, помічник не вправі здійснювати дії, які тягнуть за собою виникнення, зміну та припинення прав та обов’язків осіб, що беруть участь у справі, чи інших учасників судового процесу. Таким чином, ціллю діяльності помічника судді є надання правової та технічної допомоги судді в здійсненні правосуддя, а також виконання інших задач, що покладені на місцевий суд, у зв’язку з чим координування діяльності секретаря щодо виконання покладених на нього обов’язківєдосить відповідальним завданням.

Основу вимог до організації роботи секретаря судових засідань становлять повага до людей, уважність і чуйність до їхніх потреб, раціональне використанняпраціічасупрацівниківігромадян, підвищенавідповідальність, високий професіоналізм, старанність і акуратність, постійне подолання формально-бюрократичних елементів у праці.

Ефективностітарезультативністьпрофесійноїслужбовоїдіяльностівказаних осіб оцінюється за якісною та своєчасною обробкою службових документів, за організацією здійснення контролю виконання документів, що надійшли, наявність скарг на результати виконання службових функцій, своєчасність та якість виконання покладених задач, належне оформлення справ.

Розглядаючи перелік обов’язків секретаря судового засідання, відповідно до Посадової інструкція секретаря судового засідання місцевого загального суду, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України 20.07.2005 N86, можливо розподілити напрямки контролю їх виконання. На наш погляд, щоденно помічник судді повинен перевіряти:

1. Здійсненя судових викликів та повідомлення у справах, які знаходяться у провадженні судді;

2.Здійснення оформлення та розміщення списків справ, призначених до розгляду.

3.Ведення журналу судового засідання, а саме відповідно п.5.3.6

РОЗДІЛ 3

135

Інструкції про порядок фіксування судового процесу технічними засобами після закінчення судового засідання секретар повинен зберегти журнал (у разі використання спеціальної програми звукозапису); підписати журнал, передати для долучення до справи; створити архівну та робочу копії фонограми.

4.Перевірка оформленя матеріалів судових справ перед початком судового засіданням (уточнюються відомості про вручення судових викликів, повідомлень, судових повісток та інших матеріалів, про що доповідається судді).

Не рідше одного разу на тиждень помічник має:

1.Перевіряти терміни передачі справ до канцелярії суду

2.Перевіряти правильність та повноту оформлення журналу розгляду судових справ і матеріалів суддею про результати розгляду справ і матеріалів, які розглядались суддею протягом робочого дня.

За надходженням, контролювати терміни у відповідності до норм діючого законодавства:

1.Виготовлення копій судових рішень у справах, які знаходяться в провадженні судді.

2.Здійснення оформлення для направлення копій судових рішень сторонам та іншим особам, які беруть участь у справі й фактично не були присутніми в судовому засіданні при розгляді справи.

3.Підготовка виконавчих листів у справах, за якими передбачено негайне виконання.

4.Виконання інших доручень судді, керівника апарату суду, що стосуються організації розгляду судових справ.

Таким чином, належна та якісна підтримка судді, залежить від належної організації роботи та взаємодії помічника судді з секретарем судового засідання.

136	ПОСІБНИК ПОМІЧНИКА СУДДІ ЗАГАЛЬНОГО СУДУ

3.2.Основи професійного спілкування помічника судді

3.2.1.Спілкування з суддею, працівниками апарату суду та громадянами

У своїй повсякденній діяльності помічники суддів доволі часто мають необхідність спілкуватися з різними категоріями осіб – громадянами, прокурорами, адвокатами, своїми колегами по роботі тощо. Для будьякої особи від уміння спілкуватися залежить кар’єра, успіх у особистому житті та загалом якість життя. Було встановлено, що близько 50 % часу помічник судді витрачає на безпосереднє спілкування з суддею, колегами та громадянами. Для простих громадян – відвідувачів судів, помічники суддів є ототожненням судової влади в цілому. Від ставлення до громадян і вміння спілкуватися залежить сприйняття громадянами судової влади, формується відношення громадян до суду і в решті створюється репутація конкретного суду та судової системи в цілому в очах громадськості.

Помічники суддів працюють у суді, а суд – це в першу чергу організація, яка функціонує за певними правилами. Будь-яка організація — це люди, які в ній працюють. І саме вони є носіями культури та етики спілкування. Тобто культура в організації формується поведінкою, взаємодією та спілкуванням, переконаннями та цінностями, яких дотримуються ті люди, що працюють у ній.

За своїм змістом професійна культура є системою цінностей, правил та норм поведінки в конкретній організації, це система взаємин і спілкування людей, що в ній працюють. У теперішній час все яскравішою є тенденція, згідно якої процвітаючі та прогресивні організації приділяють багато уваги формуванню внутрішньої культури організації, певним нормам, цінностям та керівним принципам — у комунікаціях (спілкуванні) в тому числі.

Важливим елементом комунікативної культури є приділення уваги не лише «зовнішнім клієнтам» організації (громадянам), але й «внутрішнім» (співробітникам самої організації). Ставлення до співробітника як до «внутрішнього клієнта», означає шанобливі стосунки між колегами, взаємодопомогу, повагу, підтримку позитивного та «здорового» середовища в колективі. Загалом, можна виділити наступні етичні принципи комунікації та взаємодії між співробітниками:

1)Ввічливість та доброзичливість. Навряд чи можна розраховувати, що секретарі судових засідань, помічники суддів чи співробітники канцелярії будуть ввічливими з громадянами, якщо ввічливість

РОЗДІЛ 3

137

не є нормою спілкування у колективі. Якщо керівник ставиться недоброзичливо до підлеглого, той обов’язково «поділиться» таким ставленням з громадянами. Ми всі вчимося на моделі. Тому, якщо нормою спілкування у колективі є вживання таких висловів, як: «Прошу», «Дякую», «Візьміть будь-ласка», «Скажіть, будь – ласка», «Навседобре!», «Якщовашаласка», «Дякуюзарозуміння», «Вибачте за незручності», «Успіхів Вам», «Усього Вам найкращого..», «Мені дуже шкода, що так сталося..», «Вельми вдячний Вам», «Доброго дня», «До побачення» і т.д., - то можна впевнено очікувати, що у спілкуванні з громадянами ці слова також обов’язково прозвучать.

2)Взаємодопомога, що проявляється у простих діях, спрямованих на те, щоб у щоденних ситуаціях бути корисними один одному, допомагаючи у простих речах: замінити, донести, не забути передати повідомлення, виручити.

Спілкуватися ми можемо як ефективно так і не ефективно. Наприклад, коли ми спілкуємося з незадоволеним громадянином, що хоче взнати коли ж буде нарешті розглянута його справа, ми можемо точно сформулювати усі запитання до нього, коротко та зрозуміло пояснити стан справи, бути ввічливим коректним та позитивним, і, таким чином сприяти формуванню позитивного іміджу як власного, так і загалом судової системи. Однак так само можна зреагувати на незадоволений тон, використавши професійний сленг, незрозуміло дати відповідь на питання, бути не ввічливим і в результаті, як казав один помічник судді, «не лише нічим не допомогти, а ще й трохи нашкодити».

Увесь процес спілкування можна розбити на цілий ряд різних умінь. Ось далеко не повний перелік тих умінь, які слід розвивати помічнику судді:

1.Уміння налагоджувати контакти, викликати симпатію та довіру. Легко та невимушено розпочинати розмову з будь якими людьми.

2.Уміння правильно запитувати. Знання того, які запитання слід задати у кожній конкретній ситуації комунікації для того, щоб отримати необхідну інформацію та допомогти партнеру висловитися.

3.Уміння «вловити суть» розмови та коротко резюмувати сказане.

4.Уміння регулювати емоційну напругу в розмові. Здатність комунікативно, тобто лише за допомогою слів, стишити емоції партнера. Уміння уникати слів – конфліктогенів та використовувати слова – пом’якшувачі негативних емоцій

5. Уміння управляти розмовою. Здатність за допомогою запитань та резюмування згортати та розгортати діалог. Уміння коректно завершувати неконструктивний діалог.

6. Уміння впливати та переконувати. Знання технік аргументації. Уміння

138	ПОСІБНИК ПОМІЧНИКА СУДДІ ЗАГАЛЬНОГО СУДУ

підібрати найкращі та найпереконливіші аргументи для партнера зі спілкування. Вміння звучати переконливо.

7.Уміння емоційно підтримувати у складній ситуації. Здатність співчувати, співпереживати, але не «западати» у негативні емоції самому. Уміння знайти правильні слова.

8.Уміннянадихатинапозитивнідіїтапокращуватинастрій. Уміннязнайти слова, які підбадьорять у складну хвилину, які стимулюватимуть до позитивних дій.

9.Уміння проводити збори та наради. Притримуватися логіки викладу питань, що розглядаються. Знання структури проведення нарад.

10.Уміння фасилітувати (удобрювати, розгортати) дискусію. Знання того, як утримувати розмову у конструктивному руслі.

11.Уміння виступати перед публікою та проводити презентації

12.Уміння відповідати на складні запитання так, щоб і нікого не образити і гарно виглядати.

13.Уміння конструктивно говорити про те, що не подобається у поведінці інших людей. Уміння висловлювати прямо та конструктивно не лише те, чого не хотілося б, а й свої побажання стосовно поведінки інших людей.

14.Уміння говорити «ні», коли це потрібно, не ображаючи інших і не відчуваючи себе винними.

15.Уміння говорити про свої почуття, як позитивні так і негативні.

16.Уміння зрозуміло пояснювати, уживаючи приклади, порівняння, що допоможуть сприйняти складну інформацію.

17.Вміння говорити коротко, чітко і конструктивно.

Для ефективного спілкування, в результаті якого досягається конкретна мета, найважливішим є вміння не стільки красиво говорити, скільки уважно слухати. Психологи пропонують два найважливіших правила того, як бути гарним співрозмовником.

ПРАВИЛО ПЕРШЕ:

Кращий співрозмовник не той, хто вміє добре говорити, а той, хто вміє добре слухати.

ПРАВИЛО ДРУГЕ:

Люди схильні слухати іншого тільки після того, як вислухали їх.

РОЗДІЛ 3

139