Тема 6. Управление закупками

6.1. Основные функции и методы управления закупками

Главной целью логистического менеджмента закупок является надежное и качественное обеспечение производственных подразделений предприятия материальными ресурсами (МР), необходимыми для выполнения заданной производственной программы и заказов потребителей. Кроме того, необходимо решить проблему МОВ (Make-or-Buy – «сделать или купить»). Сущность ее состоит в выборе одной из альтернатив: сделать комлектующее изделие с помощью ресурсов фирмы и не зависить от колебаний рыночной конъюнктуры или купить его у специализированных поставщиков, которые гарантируют высокое качество МР по разумным ценам. Преобладающая часть отечественных и зарубежных компаний принимают решение купить. Решение в пользу «сделать самому» принимается в том случае, когда потребность в комплектующем изделии постоянна и достаточно велика, есть квалифицированный персонал и соответствующее оборудование.

К основным логистическим функциям, реализуемым в цикле управления закупками, относятся:

1.Планирование потребности в МР − определение вида, объема и срока закупки МР, времени их оплаты, а также планирование условий поставок − цен, лизинговых и авансовых платежей, скидок, условий кредита, доставки МР и частоты закупок (разовые, регулярные или эксклюзивные).

2.Выбор стратегии и метода закупок.

3.Исследование рынка закупок с целью определения потенциальных поставщиков, а также затрат на приобретение и доставку необходимых МР.

4.Оценка потенциальных поставщиков, разработка политики коммуникации (установление контактов) и выбор оптимального поставщика.

5.Подготовка и размещение заказов на закупку у конкретных поставщиков на основе разовых контрактов, генеральных договоров на несколько поставок, долгосрочных договоров и открытых контрактов, выбор каналов движения МР от поставщика к потребителю.

6.Формирование бюджета и финансового плана закупок материалов с последующим контролем их реализации.

7.Осуществление закупок − оплата, погрузка и доставка МР от поставщика на склад предприятия с максимальным использованием грузовместимости транспортных средств и минимальными тарифами.

8.Сопутствующий сервис (приемка, тарирование, складирование, хранение, транспортировка к цехам, участкам и рабочим местам).

9.Контроль запасов МР и своевременности их пополнения.

10.Контроль поставок и оценка выполнения условий договоров по количеству, цене и качеству МР, срокам и параметрам сервиса поставок.

Второстепенными функциями в управлении закупками являются:

–устранение потерь при доставке МР, потерь от брака в производстве готовой продукции;

41

–максимальное сокращение отходов производства и эффективное использование вторичных материальных ресурсов;

–транспортировка возвратной тары;

–исключение промежуточного складирования и минимизация уровня запасов МР на складах предприятия.

Реализация каждой функции сопровождается определенными затратами. Общие издержки закупочной деятельности складываются из затрат на выполнение всех операций логистического цикла управления закупками:

Сзд = Сзак + Смр + Ссер ,

где Сзак - затраты на обработку заказов потребителей; Смр − издержки на приобретение и доставку МР; Ссер − сервисные затраты.

Оптимизация общих затрат в данном цикле – главная цель менеджмента закупок.

На первом этапе управления закупками логистический менеджер выбирает эффективную стратегию и оптимальный метод закупки. К основным стратегиям закупок относятся:

1.Стратегии поиска материальных ресурсов в зависимости от количества поставщиков − один, два, или множество поставщиков.

2.Стратегии, учитывающие объект закупки − закупка отдельных элементов или комплектов МР.

3.Стратегии, в зависимости от географической зоны охвата − локальные или глобальные закупки.

4.Стратегии, учитывающие время поставки:

а) JIT (Just In Time) − закупка МР к моменту их непосредственного использования, требующая надежных поставщиков, которые обеспечивают фирму материальными ресурсами высокого качества в указанный срок. При реализации данной стратегии поставки с избытком или недостатком практически исключаются, поскольку рассчитывается оптимальный объем заказа. Поставщики должны использовать стандартную тару и упаковку, обеспечивающие сохранность МР;

б) стратегия форвардной сделки − приобретение МР вперед с отсрочкой поставки, в результате которой фирма страхует себя от возможного повышения цен на материальные ресурсы в будущем;

в) стратегия осреднения цены − закупки осуществляются с фиксированными в году интервалами (например, раз в квартал) по цене средней за интервал. Это наиболее распространенная стратегия закупок в России.

В соответствии с избранной стратегией определяют метод закупок. Сравнительный анализ методов закупок представлен в табл. 2.3.2.

Одним из главных критериев выбора оптимального метода закупок является принцип минимизации затрат на закупки МР и содержание складских запасов. Для его реализации логистический менеджер использует различные эконо- мико-математические и статистические методы (модели). Рассмотрим два основных метода.

42

Таблица 2.3.2

Сравнительный анализ методов закупок материальных ресурсов

Наименование		Сущность			Преимущества	Недостатки
Закупка	по	Частные	поставки	МР	Ускорение оборота ка-	Жесткие требования к ка-
долгосрочно-		по мере необходимости			питала, снижение уров-	честву МР, срокам и объ-
му контракту		в производстве			ня запасов до нулевого	емам поставки
Оптовые		Поставка МР большой			Торговые скидки, гаран-	Большая	потребность в
закупки		партией за один раз			тия поставки всей пар-	складских	помещениях,
					тии, упрощение доку-	рост запасов и затрат, за-
					ментооборота	медление оборотакапитала
Регулярные		Поставка МР мелкими			Ускорение оборота ка-	Рост затрат и вероятность
закупки		партиями	в течение		питала, экономия пло-	заказа избыточного коли-
		заданного периода			щади склада	чества МР
Оперативные		Поставка дешевых, час-			Ускорение оборота ка-	Постоянный контроль
закупки по ко-		то используемых		МР	питала, своевременность	уровня запасов МР
тировочным		заданного объема			доставки, снижение за-
ведомостям					трат на хранение МР
Закупка с	не-	Поставка редко исполь-			Своевременность и точ-	Рост затрат, связанных с
медленной		зуемых МР различными			ность поставки, сниже-	детальным	оформлением
сдачей		поставщиками			ние затрат на хранение	документов при заказе

Модель АНМ разработали американские ученые Arrow, Harris,Marshak. Она предназначена для определения оптимального объема поставки материалов и количества поставок в году. Данная модель базируется на принципе минимизации общих годовых затрат, которые складываются их постоянных (на закупку) и переменных (на обслуживание складских запасов МР). Функция общих затрат записывается в виде уравнения:

TC (Q) = M / QK +0,5×QP ×(r +1) /100,

где Р − цена единицы материала, ден. ед.; n − количество поставок в году, партий;

М - годовая потребность в материале, физ.ед.; К − постоянные расходы на приобретение партии материалов, ден.ед.;

Q − объем партии поставки материалов − это постоянное количество материалов, которое нужно закупать через равные промежутки времени, физ.ед.;

l − норма расхода на хранение материала, %;

r − альтернативная стоимость хранения материалов на складе, равная ставке банковского процента по депозиту, %.

В результате дифференцирования данной функции получают оптимальный объем поставки (или заказа) материалов:

Qопт =	200M ×K
	P ×(r +1)

Тогда количество поставок в году составит: n = M / Qопт .

В экономике давно известно правило В. Парето 20/80, согласно которому 20% объектов обеспечивает примерно 80% результата, поэтому управленческие ресурсы должны быть направлены на эти важные объекты. В логистике применяется более широкая трактовка данного принципа, на основе которого разрабо-

43

тана модель АВС-анализа. Сущность данного метода заключается в дифференциации всей номенклатуры закупаемых материалов по степени распределения их общей стоимости на группы А, В и С. В процессе АВС-анализа определяется количественная и стоимостная структура потребности в закупаемых материалах и выявляются резервы повышения эффективности закупочной деятельности, например, сокращение величины запасов материалов и снижение издержек, связанных с их хранением.

Результаты анализа графически представляют кривой распределения Лоренца (рис. 2.3.2). По оси Х показывают долю данного вида материала в общем числе закупаемых материала (%), по оси У − долю стоимостной оценки годовой отребности в каждом виде материала в общей стоимости всех закупаемых материалов (%).

Y,%

100

75

A	B	C
0 15	50	100	X,%

Рис. 2.3.2. Кривая распределения Лоренца

Анализ графика показывает, что:

1.В группу А входят материалы, количество видов которых невелико (до 15%), но на них приходится 60-75% общей стоимости закупаемых материалов. Это наиболее дорогие и значимые материалы с продолжительным циклом заказа, уровень запасов которых постоянно контролируют, поскольку их недостаток приводит к негативным финансовым последствиям. Закупки материалов данной группы осуществляются регулярно и в оптимальном объеме.

2.В группу В включаются материалы, количество видов которых составля-

ет 15-50% от общего числа закупаемых материалов, а доля в общей стоимости − около 20%. Запасы этих материалов подвергаются обычному ежемесячному контролю, поскольку имеют меньшую значимость в обеспечении бесперебойного снабжения производства. Закупки материалов данной группы осуществляются с фиксированным интервалом времени между заказами, как правило, один раз в месяц, в объеме, необходимом для выполнения производственной программы за этот период.

3. В группе С находятся материалы, количество видов которых велико (до 50%), а доля в общей стоимости небольшая (2-5%). Это дешевые, второстепенные материалы, объем закупок которых весьма значительный, поэтому контроль уровня их запасов проводится один раз в квартал.

44