3. Роль брифінгу та дебрифінгу в судновій діяльності

Робота суднового офіцера пов’язана з розробкою та передачею інформації. Цей процес може бути усний, письмовий або протокольний. Усний – проведення брифінгів, нарад, інструктажів, телефонні переговори. Письмовий – ведення ділової переписки. Протокольний – складання наказів, розпоряджень, інструкцій. Важливе місце в процесі безпечної експлуатації судна посідає брифінг.

Брифінг – короткий інструктаж, інструктивна, інформаційна нарада з обговорення основних питань справи, в межах якої формулюється мета та завдання. Його мета полягає у прийнятті колективного рішення. Брифінг включає три етапи:

• підготовку до проведення;

• проведення брифінгу;

• контроль виконання рішень за результатами брифінгу.

Однією з вимог Системи управління безпекою компанії (Safety Management System Company), яка створюється у відповідності до Міжнародного Кодексу управління безпекою компанії (ISM code), є положення про проведення брифінгів (Safety Committee Meeting) з участю членів комітету безпеки: капітан, старший помічник, старший механік та інші. Якщо розглядається питання, яке стосується всього екіпажу, всі члени суднової команди мають бути присутніми. Підтвердженням присутності усіх моряків на брифінгу є протокол з підписами всіх членів екіпажу. Такі брифінги мають проводитися не рідше одного разу на місяць.

На брифінгах обговорюються питання відносно техніки безпеки, охорони судна, плану переходу, безпеки перевезення небезпечних вантажів, підготовки екіпажа по тривогам та всі інші питання суднового життя.

Основні вимоги до підготовки брифінгу:

1. Виносити на обговорення тільки ті питання, які не можна вирішити оперативно, в робочому порядку;

2. Запрошувати мінімальну кількість людей;

3. Чітко та докладно формулювати проблеми, які виносяться на розгляд.

Рекомендації до проведення брифінгу:

• встановити регламент;

• забезпечити чітку структуру брифінгу;

• проводити у формі діалогу, що створить умови для висловлювання та врахування думок усіх учасників брифінгу;

• визначити обов’язки;

• використовувати схему «замкненого кола»;

• починати з проблем, які легше вирішити;

• виділити питання, які можуть викликати дискусію;

• створити позитивний психологічний клімат;

• надавати можливість для формулювання запитань, якщо вони виникають [44].

Конкретні поведінкові обов’язки учасників брифінгу [44]:

Капітан повинен:

1. Проводити інструктаж перед відходом судна з порту, який включає:

• презентацію плану маршруту;

• встановлення чітких вимог;

• визначення можливих слабких місць під час маршруту;

• встановлення стандартів та рекомендацій на час переходу;

• створення умов для ефективної командної роботи.

2. Інформувати лоцмана про характеристики судна та обладнання, користуючись карткою лоцмана.

3. Вимагати від лоцмана інструктажу щодо плану проводки та короткої інформації про особливості шляху, яким направляється судно.

Обов’язки капітана щодо екіпажа:

1. Відповідальне відношення до інформування команди і координації операційних дій.

2. Встановлення відкритого стилю спілкування зі зворотнім зв’язком (закрита петля).

3. Інформування команди під час рейсу стосовно будь-якої серйозної ситуації, що трапилася.

4. Проводити з командою аналіз ситуацій, що трапилися.

Лоцман повинен:

Показати план лоцманської проводки (Pilotage) та маршруту: пояснити свої плани і надати можливість команді мостика слідкувати за просуванням судна за запланованим напрямом. (Команда містка повинна вести контроль за діями, командами, зв’язком, інформацією лоцмана. У випадку, коли капітан, вахтовий помічник або рульовий, або хто інший з команди засумніваються у діях лоцмана, вони повинні невідкладно зробити своє зауваження).

Наприклад: Безпечний курс при підході до точки зміни курсу повинен бути 190. Лоцман при підході до даної точки дає команду рульовому через капітана «Курс 180». Вахтовий помічник, маючи сумнів, доповідає капітану: «наступний курс 190», і продовжує контролювати місце судна, доповідаючи результати капітану. Далі обов’язок капітана вирішити цей сумнів на користь безпеки судна, але все ж таки під дублюючим контролем помічника.

1. Інформувати команду мостика про місцеві умови та правила руху.

2. Завчасно інформувати команду мостика про зміни курсу або швидкості.

3. Інформувати команду мостика про будь-які зміни або очікувані зміни стосовно руху транспорту, погоди, видимості, течій тощо.

4. Якщо принципи належного інформування і спілкування не застосовуються капітаном/командою мостика, лоцману слід дипломатично вказати на це.

Слід зазначити, що у загальній аварійній статистиці світового морського флоту 5% аварій на рахунку лоцмана.

Член команди повинен:

1. Брати участь у всіх інструктажах і аналізі ситуацій.

2. Дотримуватися правил зміни вахти та здійснювати чіткий інструктаж.

3. Використовувати ефективні принципи спілкування.

4. Дотримуватися принципу коректності та не порушувати субординацію.

5. Якщо принципи належного інструктажу та спілкування не застосовуються капітаном або лоцманом, вахтовому офіцеру слід дипломатично вказати на це, щоб не порушити питання лідерства або субординації.

Ефективність брифінгу залежить від вміння і бажання учасників активно сприймати інформацію та психологічного клімату. Крім того, у брифінзі важливе значення має і зворотний зв'язок, який можна визначити як дебрифінг.

Дебрифінг – це реакція на поставлені завдання; усвідомлення поставленої мети чи, навпаки, непорозуміння у ключових моментах зазначеної проблеми; можливість висловити сумнів, проаналізувати ситуацію тощо.

Аналіз ситуацій має бути справою команди чи визначеної кількості членів екіпажу, а також вказувати:

• на позитивні та негативні моменти ситуації що склалася;

• на причини, що детермінували певну ситуацію.

Дебрифінг має декілька особливостей проведення:

• бажано проводити одразу після подій, які стали причиною для його проведення;

• слід починати з себе, а потім надати можливість висловитися усім;

• заборонено, при аналізі ситуації, обвинувачувати окремих людей;

• аналіз має стати позитивним досвідом, набутим на основі помилок;

• треба зацікавити кожного члена екіпажу його роботою;

• підводьте підсумки.

Питання для самоперевірки:

1. Визначте особливості комунікаційних процесів у судновому екіпажі (вербальна та невербальна комунікація).

2. Проаналізуйте роль «зворотного комунікативного зв’язку» в професійній діяльності моряка.

3. Вкажіть основні закони спілкування. Обґрунтуйте їх значення.

4. Обґрунтуйте значення проведення брифінгів.

5. Особливості проведення дебрифінгів.