4.4.2. Виды контроля

Существует три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. Предварительный контроль проводится до начала работ. Он осуществляется в трех областях: человеческие, материальные и финансовые ресурсы. В отношении человеческих ресурсов предварительный контроль включает анализ деловых и профессиональных знаний и навыков. Как вариант подобного вида контроля можно рассматривать вступительные экзамены в вуз, набор в спортивную секцию и т.п. При приеме на работу устанавливают минимально допустимый уровень образования (спортивную квалификацию, ученую степень, звание и т.п.), стаж работы. Элементами предварительного контроля являются проверка документов, рекомендаций, пси­хологические тесты, разного рода собеседования. Этот вид контроля весьма важен, так как именно люди являются основ­ным внутренним фактором деятельности любой организации. Допущенные ошибки на этом этапе контроля могут дорого обойтись в будущем. Любой тренер знает по опыту, что неудач­но проведенный набор в группы начальной подготовки может свести на «нет» всю многолетнюю дальнейшую работу.

В организациях, связанных с производственной деятельно­стью, внимание уделяется предварительному контролю в от­ношении материальных ресурсов. Для выпуска качественной продукции необходимо качественное сырье. Контроль осу­ществляется путем выработки стандартов минимально допу­стимых уровней качества и проведения физических проверок поступающих материалов. Основным средством предвари­тельного контроля финансовых ресурсов является бюджет. Этот документ устанавливает предельно допустимые значения финансовых затрат.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Как правило, его объектом являются подчиненные сотрудники (в спорте - спортсмены). На практике текущий контроль про­водится в форме регулярной проверки работы подчиненных, обсуждения возникающих проблем, предложений по совер­шенствованию работы. Текущий контроль над деятельностью работников осуществляет непосредственный начальник. Осо­бенностью этого вида контроля является установление четкой обратной связи.

Заключительный контроль проводится после завершения работ, суть его - сравнение полученных результатов с тре­буемыми нормативами. Видом заключительного контроля являются экзамены в вузе после окончания семестра, государ­ственные экзамены после завершения учебы. Заключительный контроль выполняет две важные функции: позволяет руковод­ству организации собрать информацию, необходимую для пла­нирования, если аналогичные работы будут проводиться в бу­дущем; получить информацию для усиления мотивации, чтобы сформировать у сотрудников организации будущие ожидания о существовании связи между фактическими результатами ра­боты и вознаграждением. Продолжая наш пример, напомним, что именно результаты сессии являются основанием для на­значения как обычных, так и повышенных стипендий.

Особенностью контроля является то, что его основным и неотъемлемым элементом всегда и везде будут люди. Поэто­му при проведении контроля очень важно принимать во внима­ние их поведение. Причем влияние в данном случае обоюдное: людей - на процедуры контроля, на разработку стандартов, и контроля - на поведение людей. Опытные руководители умеют хорошо использовать последний аспект (кстати, так по­ступают и бывалые тренеры): процесс контроля делают наро­чито видимым и гласным. Например, каждый служащий банка предупреждается, что все расчеты будут перепроверены; каж­дый рабочий предупреждается, что проверка качества деталей проводится регулярно; тренер, предупреждая воспитанников о постоянном контроле за качеством выполняемых упражнений, добивается более профессионального отношения к трени­ровке. Главная идея такого контроля состоит не в том, чтобы обнаружить ошибки и сурово за них покарать, а чтобы предот­вратить их. Контроль, как правило, вызывает негативное от­ношение, поэтому остановимся подробнее на поведенческих аспектах людей.

Надо иметь в виду, что подчиненные обычно выполняют то, что руководство желает увидеть от них при проверке. Други­ми словами, при таком отношении к делу всячески подчеркива­ется работа, где проводятся контрольные измерения, а та часть работы, где подобные измерения не проводятся, игнорируется. Такое поведение называется ориентированным на контроль. Оно в основном направлено на то, чтобы хорошо «выглядеть» при проведении контрольных измерений, а не на достижение целей организации.

Еще одним аспектом поведения людей при проведении контрольных измерений является поведение, ориентированное на выдачу неточной информации. Установление заниженных целей увеличивает вероятность их достижения и получения вознаграждения. Заниженные цели (или, наоборот, завышенные заявки на ресурсы организации) оставляют различные лазейки для подразделений и отдельных сотрудников. Это может привести к отсутствию точной информации о возможном потенциале организации, что способно лишить ее возможности развития.

Для преодоления негативных поведенческих аспектов контроля следует учитывать, что:

• стандарты должны полно и объективно отражать работу;

• руководство организации должно обсуждать их с исполнителями;

• контроль не должен быть чрезмерным;

• стандарты должны быть достижимыми;

• за достижение стандарта должно следовать вознаграждение.