5.5. Содержание делопроизводства в деятельности спортивной организации11

Делопроизводством называют деятельность, связанную с документооборотом и организацией работы с документами в процессе осуществления функций менеджмента. Система делопроизводства включает следующие рабочие операции:

• составление документов;

• обработку документов (прием, регистрация, контроль за исполнением, комплектование дел);

• хранение документов;

• использование документов.

Документы принято классифицировать по следующим группам:

• служебные и личные;

• внешние и внутренние;

• по наименованию (например, приказы, протоколы, акты и т.п.);

• индивидуальные и типовые;

• оригиналы и копии;

• долговременного хранения (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет).

В государственных спортивных организациях существуют структуры делопроизводственной службы, в функциональные обязанности которых входит: прием, регистрация, распределе­ние документов, доставка их исполнителям, отправка исходя­щей корреспонденции, размножение документов, контроль за их исполнением, формирование и хранение дел, методическое руководство в подразделениях организации.

Правила оформления и составления служебных документов касаются как полей документа, так и набора определенных реквизитов, порядка и места их расположения. Реквизит - это обязательный элемент, присущий тому или иному виду доку­мента. Их совокупность и установленная последовательность называется формуляром. Реквизитами документов могут быть: герб, эмблема, наименование организации, название докумен­та, подпись, дата, резолюция начальника и т.п.

Служебная документация спортивной организации подраз­деляется на четыре основные группы:

• организационная;

• распорядительная;

• справочно-информационная;

• документы личного состава.

К организационным документам относятся положения и ус­тавы, определяющие деятельность организации, а также ин­струкции, которые регулируют организационные, техноло­гические, финансовые и другие стороны работы спортивной организации. Разновидностью инструкций является должност­ная инструкция, которая разрабатывается на основе типовой и включает три основных раздела: «должностные обязан­ности», «квалификационные требования» и раздел «должен знать». Должностная инструкция разрабатывается начальни­ком организации и должна давать ответы на следующие во­просы: цель и задачи работы должностного лица, кем он на­значается и кем может быть освобожден от должности, какими документами он должен руководствоваться в работе, перечень его функциональных обязанностей, права, ответственность.

К распорядительным документам относятся: приказы, рас­поряжения, решения. Приказ может издаваться только ру­ководителем учреждения в следующих случаях: во исполнение директивных указаний вышестоящих организаций, по собственной инициативе, по инициативе структурных подразделений. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой части излагаются факты и соображения, являющиеся основанием для приказа, во второй - предписанные действия, которые начинаются со слов «приказываю», с указанием исполнителей, самих действий и сроков исполнения. Распоряжение издается так же, как и приказ, единолично, но не начальником организации, а его заместителями. Этот документ также имеет две части, но распорядительная часть начинается со слова «предлагаю». К решениям относятся правовые акты, принимаемые в коллегиальном порядке. Текст решения также состоит из двух частей констатирующей и распорядительной. Вторая часть документа начинается со слова «решил (и)». Решение подписывает пред­седатель и секретарь коллегиального органа (коллегии, совета и т.п.), которые не вправе менять текст.

К числу документов справочно-информационного характера относятся: деловые письма, служебные и докладные записки, справки, протоколы. Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения на собраниях, заседаниях, конференциях и т.п. В нем отражаются выступления участников прений, принятые решения. Текст состоит из двух частей: вводной и основной. Первая содержит название документа, дату, список присутствующих и заканчивается повесткой заседания. Основная часть протокола строится по схеме «слушали - выступили - постановили» по каждому вопросу заседания. Вопросы к докладчику фиксируются в раз­деле «выступили». Протокол подписывается председателем и секретарем.

К документам личного состава относятся личные карточки и личные дела работников, приказы руководства по личному составу. Личная карточка заводится на всех работников ор­ганизации на основании приказов. В личное дело входят до­кументы: опись документов, заявление о приеме на работу, направление или представление, анкета, листок по учету ка­дров, автобиография, документ об образовании, выписки из приказов по данному работнику. Приказы по личному составу оформляются на бланках учреждения, а его пункты располага­ются в следующем порядке: назначение на должность, принятие на работу, освобождение от работы, предоставление отпу­ска. Каждый пункт начинается с фамилии, затем указывается должность работника, наименование подразделения, действия, предписываемые приказом.

Поступающие в организацию документы должны проходить регистрацию и индексацию. Регистрация - это запись необхо­димых сведений о документе, с проставлением индекса и даты. Индексация - это проставление порядкового номера документа и условных обозначений, указывающих место исполнения и хранения. Индекс документа состоит из индекса дела по но­менклатуре и номера регистрации. Например, индекс 03-12/4 означает следующее: 03 - индекс структурного подразделения, 12 - номер дела по номенклатуре, 4 - порядковый номер дан­ного документа при регистрации.

Номенклатура дел представляет собой перечень заголовков дел, заводимых в организации на год. Она служит указателем индексации документов и дел, определяет систему хранения и использования документов. Заключительным этапом делопро­изводства является подготовка дел к сдаче в архив учреждения для последующего хранения и использования. В архив сдаются дела после установленного срока хранения в подразделениях по описям и номенклатуре дел. До передачи в госархивы доку­менты, подлежащие хранению, находятся в архивах организа­ций 5 лет, а материалы по личному составу должны храниться и архивах организаций в течение 40 лет.