15. Контроль. Сущность и виды контроля. Процесс контроля

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

. Сущность и виды контроля

Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировки в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Весь процесс контроля делится на три основных этапа или вида: предварительный контроль, текущий контроль и заключительный контроль. (Рис. 8.1.)

Предварительный контроль. Его основным средством является реализация (на создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции; эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат высококвалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано.

В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим,  материальным и финансовым ресурсам.

Человеческие ресурсы. Здесь предварительный контроль заключается в анализе необходимых для работы деловых качеств и наборе наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Это достигается установлением образовательного ценза, стажа работы, уровня соответствующих выплат и компенсаций, психологических тестов, деловых игр, обучения.

Материальные ресурсы. Качественную продукцию невозможно сделать, если сырье плохое. Поэтому промышленные формы устанавливают предварительный (входной) контроль используемых материальных ресурсов на соответствие необходимым требованиям. Кроме того, выбирается наиболее надежный  поставщик качественного сырья. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относятся также обеспечение запасов, позволяющих избежать дефицита.

Финансовые ресурсы. Важнейшим средством предварительных ресурсов является бюджет (текущий финансовый план). Он устанавливает предельные значения затрат и в то же время придает уверенность, что средства, необходимые для работы в пределах финансового плана, - есть.

Текущий контроль

выполняется в ходе проведения работ. Его выполняет непосредственный начальник по отношению к своим подчиненным. Он позволяет исключить грубые отклонения в работе от намеченных планов и инструкций.

Для успешного проведения текущего контроля необходима обратная связь. Под ней подразумеваются данные о получаемых результатах. Простейшим примером является сообщение начальника о том, что работа подчиненных содержит ошибки. Это позволяет руководству скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

В общем смысле все системы с оборотной связью наделены следующими признаками:

- имею цели;

- используют внешние ресурсы;

- преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования;

- следят за значительными отклонениями от намеченных целей;

- корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.

. Заключительный контроль отличается от текущего  тем, что в нем обратная связь используется после того, как работа выполнена. При этом уже поздно реагировать на текущие проблемы, которые могли быть решены текущим контролем.

Однако заключительный контроль имеет две важные функции:

- он дает руководству информацию для организации аналогичной работы, если она планируется в будущем;

- он способствует мотивации, т.к. мотивационное вознаграждение всегда связано с достижением определенного уровня результативности.