- •1. Понятийный аппарат современной выставочной деятельности
- •1. Функции выставок в современном обществе. Цели и задачи организаторов
- •Планирование и управление выставочной деятельностью
- •1. Методы планирования выставочных работ и программ
- •2. Современные системы управления ресурсами выставочной организации
- •3. Методы планирования организации обслуживания участников и посетителей выставок
- •5. Выставочный менеджер и характер требований к нему
- •Технология подготовки выставки: разработка плана подготовки к новой выставке.
- •1. Выбор новой выставочной тематики, учреждение новой ярмарки
- •2. Увязка новой выставки с другими программами и принятие решения о ее проведении
- •3. Приказ о подготовке и проведении выставки. Создание оргкомитета, рабочих групп и дирекции выставки
- •4. Финансовый план и бюджет выставки.
- •5. Разработка концепции выставки
- •6. Рабочий план подготовки и проведения выставки. Основные этапы работ
- •7. Разработка форм заявок, условий участия и договоров с участниками выставок
- •8. Выбор помещения, реклама и комплектование выставки
- •1. Мероприятия, намечаемые и реализуемые после выставки
- •Организация работы выставки и ее закрытие
- •2. Режим работы выставки. Организация потоков посетителей
- •3. Взаимодействие дирекции выставки с экспонентами и персоналом стендов
- •5. Работа научно-технического, коммерческого и справочно-информационного центров
- •6. Деловые встречи дирекции, организация переговоров, изучение мнений о выставке
- •7. Организация смотров-конкурсов, награждение участников выставки и экспонатов
- •Организация работ на выставке
- •1. Планирование действий персонала на выставке
- •Технологии подготовки предприятия к участию в выставке
- •1. Выставки как инструмент маркетинга, рекламы и продвижения на рынке
- •2. Основные направления работ по организации участия в выставке
- •3. Выбор выставки и подготовка принятия решения об участии
- •4. Первоочередные шаги после принятия решения об участии в выставке
- •1. Виды выставочных стендов
- •2. Место стенда на выставке
- •3. Выбор предпочтительного места расположения стенда
- •4. Как направить поток посетителей к стенду
- •1. Требования к стендисту и формы его подготовки к работе на выставке
- •2. Подготовка и отправка экспонатов, выезд стендиста на выставку
- •3. Взаимодействие стендиста с дирекцией выставки
- •4. Участие стендиста в приемке выставочных грузов и оформлении экспозиции
- •5. Обслуживание посетителей выставки
- •6. Показ экспонатов и способы их демонстрации. Наглядные пособия к диалогу на стенде
- •1. Реклама на выставках и ярмарках
- •2. Сущность, цели и функции рекламы
- •3. Формы, виды и средства рекламы, принципы их использования
5. Разработка концепции выставки
К началу разработки «Плана мероприятий по подготовке и проведению выставки» желательно иметь концепцию выставки - общий руководящий материал, содержащий результаты исследований рынка, общую идею выставки, ее' цели и задачи, особенности тематики, принципы группирования экспозиций, условия, в которых будет осуществляться реализация проекта. Концепция разрабатывается инициаторами выставки по итогам предварительной проработки вопросов о возможности ее проведения, рассмотренным выше. Оформляется концепция в произвольной форме и утверждается оргкомитетом выставки. Структура и содержание концепции определяются конкретными условиями. Некоторые типовые рекомендации по составу ее разделов в следующей последовательности:
обоснование состоятельности проекта для рынка;
описание рынка - статистика, инновационный цикл и др.
программа государственной поддержки;
потенциальные стратегические партнеры;
выводы анализа конкурентной среды;
зона охвата, значение, время и место проведения выставки;
уникальные стороны проекта;
тематико-экспозиционный план выставки, принципы организации экспозиций, и целевых групп экспонентов;
структура экспонентов выставк;и
мероприятия деловой программы
культурные программы и сопутствующие мероприятия;
конкурсные и презентационные программы;
• инфраструктурное обеспечение.
Состав разделов концепции у разных разработчиков может быть полнее, детальнее или наоборот, укрупненными и короче.
6. Рабочий план подготовки и проведения выставки. Основные этапы работ
Основной рабочий план в большинстве организаций называют планом мероприятий по подготовке и проведению выставки. Прежде всего, план - это задание исполнителям. Утвержденный план становится документом для контроля хода исполнения и координации действий исполнителей и соисполнителей. Еще один важный фактор - плановый период подготовки и про ведения выставки. Плановый период в зависимости от типа выставочного мероприятия и статуса выставки может составлять от двух месяцев. Рассмотрим типовой план мероприятий, состоящий из 30 этапов, представленный ниже.
Этапы типового плана по подготовке и проведению выставки
Подготовка распорядительного документа о подготовке 'выставки и доведение его до исполнителей.
Создание организационного комитета, рабочей группы и дирекции выставки; проведение первого (организационного) заседания.
Разработка графиков и инструкции по реализации плана мероприятий по подготовке и проведению выставки и доведение их до исполнителей.
Разработка сметы затрат на подготовку и про ведение выставки, финансового плана по доходной части и утверждение бюджета выставки.
Разработка концепции выставки,· тематического (или экспозиционного) плана и утверждение их оргкомитетом.
Разработка информационно-рекламных материалов (информационного письма, персональных приглашений и т.п.), договорной коммерческой документации.
Решение вопроса об экспозиционных площадях выставки.
8) Рассылка информационного письма и заявочно-договорной документации потенциальным участникам.
Подготовка рекламной кампании выставки в СМИ.
Регистрация поступающих заявок участников, контроль и учет денежных перечислений, комплектование выставки по разделам, согласование планировок с экспонентами и Т-П.
Разработка художественного проекта выставки.
Разработка техно-рабочего проекта выставки со спецификациями, схемами энергоснабжения и освещения.
Разработка мероприятий по технической, пожарной, криминальной и другим видам безопасности.
Подготовка и издание официального каталога выставки.
Издание и вывоз из типографии тиражей рекламных проспектов, буклетов, приглашений, входных билетов и тому подобных материалов.
Решение вопросов материально-технического обеспечения работ по выставке и проводимых мероприятий.
Организация изготовления в производстве или приобретения у поставщиков необходимого оборудования и элементов художественного оформления, технических средств рекламы.
Сборка и монтаж несущего оборудования, каркасов, боксов, витрин, строительство индивидуальных стендов.
Подготовка группы сопровождения почетных гостей, консультантов, экскурсоводов, гидов-переводчиков и другого персонала.
Разработка и утверждение оргкомитетом программы мероприятий и графика протокольных встреч, списков почетных гостей и организаций, приглашаемых посетить выставку, рассылка приглашений.
Оповещение населения об открытии выставки в средствах массовой информации и организация продажи входных билетов.
Организация заезда участников, встреча, учет и размещение в гостиницах, выдача пропусков.
Координация завоза экспонатов, помощь в растаможивания грузов и размещении экспонатов.
Сдача выставки приемной комиссии и подписание актов сдачи-приемки работ.
Организация и проведение пресс-конференции для журналистов СМИ, радио и телевидения.
Открытие выставки, организация режима ее работы, инструктаж персонала стендов.
Проведение мероприятий утвержденной программы работы выставки и организация информационного обслуживания участников и посетителей выставки.
Организация работы конкурсных и экспертных групп, наградных комиссий, изучение экспозиций участников выставки, отбор экспонатов и фирм, представляемых к награждению, подготовка наградной документации.
Официальное закрытие выставки, заключительное заседание оргкомитета, награждение участников выставки.
Демонтаж выставки, приведение в порядок выставочных помещений и сдача их владельцу.
Организация работ в послевыставочный период обычно планируется отдельно. Сюда входят:
,1. Предварительное подведение итогов выставки и подготовка oтчета.
2. Окончательные расчеты с подрядчиками, субподрядчиками.
3. Списание затрат, оформление итоговых документов, анализ расходов и доходов, оценка успеха и эффективности мероприятия.
4. Оценка результатов выставки в целом и подготовка приказа по итогам ее проведения.
Перечисленные направления и этапы работ являются основным, но не исчерпывающими всего многообразия задач, которые возникают в ходе подготовки и проведения выставки.
По выставкам, тиражируемым фотоспособом, должен быть предусмотрен этап фоторабот: по выставкам, тиражируемым полиграфическим способом этапы художественно-технического редактирования и издания.