Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Основы организации выставочной деятельности.doc
Скачиваний:
29
Добавлен:
20.08.2019
Размер:
1.43 Mб
Скачать

Организация работ на выставке

1. Планирование действий персонала на выставке

Календарный план работы на стенде. Сегодня пребывание на территории выставки обычно занимает с монтажом и демонтажем стенда от пяти до десяти дней. Поэтому все действия персонала экспонента должны быть спланированы и предварительно согласованы с каждым сотрудником, с администрацией выставки, также с фирмами подрядчиками, выполняющими заказанные работы, т.е. по прибытии на выставку необходимо сразу же разработать календарный план-график, определяющий, кто, где, когда будет находиться и чем будет заниматься? Отдельно определить, кто и когда будет находиться на стенде в рабочее время выставки, например:

—- руководство предприятия;

— руководитель отдела сбыта;

— стендисты (консультанты);

— механики-демонстраторы экспонатов в действии;

— руководитель стенда;

— разъездные сотрудники отдела сбыта;

— конструкторы и разработчики продукции.

Для координации работ на стенде нужно назначить руководителя стенда, который должен нести полную ответственность за безупречную работу на выставке всего привлеченного персонала. Руководитель стенда (старший стендист или менеджер по персоналу стенда) отвечает:

— за растаможку выставочных грузов;

— заказ автотранспорта;

— размещение стендистов в гостиницах;

— монтаж и раскладку экспонатов;

— внешнее оформление и вид стенда на выставке;

- обслуживание посетителей;

- организацию рабочего времени персонала;

- организацию обеденных перерывов; рациональную смену работников;

- рабочее состояние действующих экспонатов;

- организацию учета контактов;

- оформление отчета по работе на стенде.

Для руководителя стенда (менеджера предприятия по персоналу должен быть разработан свой план график работы на выжимке, а для стендистов, механиков-демонстраторов и гидов; переводчиков свои.

Всем группам посетителей, которых вы хотите пригласить на той стенд, необходимо успеть направить приглашения. В качестве первого шага для достижения цели можно воспользоваться набором рекламных материалов, предлагаемых устроителем выставки. По прибытии на выставку запросите эти материалы и используйте их для ознакомления потенциальных посетителей. Вы можете бесплатно получить проспекты выставки на нескольких языках, рекламные наклейки или плакаты. Приглашения и аннотации экспонентов можно заложить в официальный каталог выставки, направляемый приглашаемой организации. Каталог побуждает посетить выставку. Кроме того, это издание служит хорошим справочником, не теряющим своей силы на протяжении всего периода между двумя выставками. Обязательно проследите за тем, чтобы в каталоге были правильно изложены все важные данные, и если обнаружите опечатки, примите меры к их исправлению, лучше до начала его распространения и в большей части тиража. Реклама в каталоге действует не только во время выставки, но и долго после се закрытия.

Ваши партнеры и клиенты (потенциальные посетители стенда) всегда ожидают, что вы напомните им о себе, дадите им в руки информационные и рекламные материалы и документацию. Они, конечно же, должны быть подготовлены заранее.

Работа со СМИ. В развертываемых при выставках и ярмарках пресс-центрах обычно всегда имеются особые полочки для каждого из аккредитованных журналистов, по которым экспоненты могут в период работы выставки раскладывать свои материалы. Менеджер предприятия по выставкам и рекламе должен проследить за тем, чтобы это были не просто проспекты, по возможности, интересные описания вашей продукции и новинок из производственной программы с иллюстрациями или фотоснимками. В них должно быть все, заслуживающее упоминания в корреспонденциях: интересные нововведения, опыт, события тому подобное.

Подробно изучите программу сопутствующих мероприятий выставки — доклады, семинары, конференции, презентации, чтобы решить, не следует ли пригласить на эти мероприятия заказчиков, клиентов, партнеров и потребителей продукции. Передайте в оргкомитет выставки материалы по новой номенклатуре продукции предприятия, чтобы их можно было использовать работы с прессой и на деловых встречах, проводимых непосредственно устроителем выставки. Это может быть:

— краткий очерк о деятельности предприятия;

— описание особенно интересных видов продукции и технологий;

— иллюстрации или фотографии и т.п.

Организация монтажных, оформительских и демонтажных работ.

Очень важно своевременно начать монтаж и оформление стенда, чтобы в день открытия все было окончательно готово. Чтобы не произошло неожиданных срывов, при планировании работ следует предусмотреть:

— своевременную проверку нагрузки пола;

— подключение к электросети, прокладку водопровода канализации;

— своевременную установку и подключение телефона;

— рабочие инструкции по монтажным работам;

— указания слесарям, водопроводчикам, малярам и обойщика

— указания шрифтовикам по выполнению надписей;

— освещение (запасные светильники и лампочки);

— принятие мер, предусмотренных техникой безопасности;

— оборудование и оформление стенда: устранение повреждение при перевозке, обустройство кабин для переговоров, кухни, бюро для секретаря, склада для информационных материалов;

— возможность поддержания контактов с центральным офисом;

— заказ охраны;

— заказ номеров в гостинице;

— заказ столиков в ресторане и т.п.

Приемка стенда и инструктаж персонала. После завершения монтажных и оформительских работ фирмой—подрядчиком стенд должен быть передан персоналу экспонента накануне открытия выставки, поскольку уже на следующее утро приходится встречать первых посетителей. Кроме того, первый обход выставки официальными лицами не исключает возможности приветствовать на стенде тех или иных лиц, представляющих практический интерес.

Сразу после приемки стенда проводится подробный инструктаж всего персонала, который будет здесь работать. В инструктаж входит:

— представление персоналу руководителя стенда и его полномочий;

— знакомство штатных сотрудников с внештатным персоналом;

— уточнение целей и задач, которые ставит перед собой экспонент на данной выставке;

— ознакомление с экспонатами и их местоположением;

— ознакомление с режимом дня;

— распределение обязанностей и времени дежурств на стенде,

согласование графика;

— обсуждение формы одежды;

— информирование о номерах телефонов полиции и охраны; правила пользования служебным телефоном и факсом;

- возможности пользования почтовыми услугами; правила занятия кабин (или столов) для переговоров;

- как работать с книгой регистрации почетных гостей и книгой отзывов;

— где получить флажки для столиков и бэйджи с фамилиями;

— где находится администратор павильона, и по каким вопросам к нему обращаться;

— связь с дирекцией выставки, и по каким случаям;

— связь с конгресс-центром и протокольным отделом;

— связь с пресс-центром;

— информация о ближайших кафе, ресторанах и других пунктах

питания;

— информация о режиме оплаты и пребывания в гостинице.

2. Организация рабочего дня на стенде. Перед началом рабочего дня

— сбор всех сотрудников не позже чем за 15 минут до открытия павильона для публики;

— ознакомление сотрудников с планом работы на день;

— выдача необходимых материалов в течение рабочего дня;

— координация распределения кабин и столов для переговоров

— периодическая проверка состояния экспонатов;

— проверка наличия у стендистов информационных материалов

— выкладка рекламных материалов для посетителей;

— расстановка стендистов по местам и помощь им в работе с посетителями;

— регулирование периодического отдыха стендистов;

— временная подмена отдельных стендистов;

— организация контактов важных клиентов, официальных гостей и почетных лиц с коммерческой службой или руководство фирмы;

— изучение экспонатов фирм, представленных на выставке.

В конце рабочего дня

— обсуждение итогов дня с коллективом стенда;

— просмотр записей бесед с посетителями, выдача поручений;

— отключение экспонатов от энергопитания;

— опечатка стенда или сдача его охране,

Изучение стендов партнеров и конкурентов. Предоставьте сотрудникам своего стенда достаточно времени для изучения продукции, экспонируемой конкурирующими фирмами. Дайте им необходимые инструкции: что в первую очередь узнать, какие получить материалы, как объяснить проявляемый интерес. Отведите место для хранения собранных материалов, а после выставки доставить специалистам предприятия для изучения.

Закрытие выставки, демонтаж стенда и подготовка персонала к отъезду. При демонтаже стенда, закрытии выставки нужно заранее наметить:

— отъезд персонала стенда;

— получение со склада транспортной тары;

— меры против расхищения;

— куда отправить экспонаты и оборудование стенда;

— куда направить мебель со стенда;

— куда направить оставшийся рекламный материал.

Последний день работы выставки, как правило, проходит под знаком свертывания работ, демонтажа стенда и подготовки к отъезду. Руководитель стенда отвечает за все и поэтому контролирует: возврат арендованного имущества, сдачу оборудования и площадки устроителю, окончательный расчет с соответствующими подрядчиками, подписывает акты и протоколы, заказывает транспорт, тару и упаковку, сдает имущество транспортно-экспедиторской фирме на отправку с выставки. Кроме того, он обязан собрать у себя важные документы. Если у него нет специалиста по транспорту и таможне, он сам оформляет маркировку контейнеров и тары, грузовые и транспортные квитанции, упаковочные листы, отчетные и финансовые документы. Он последним покидает выставку в полной уверенности, что все намеченное выполнено

Специального закона о выставочно-ярмарочной деятельности в России до сих пор нет. Он все еще находится в разработке. Это вовсе не значит, что выставочная деятельность осущест­вляется вне законов.

Выставки и ярмарки устраиваются юридическими и физически­ми лицами и, как вид предпринимательской деятельности, являют­ся объектом хозяйственного права, и поэтому на все, что связано с проведением выставочных мероприятий, распространяются поло­жения о предпринимательской деятельности, изложенные в право­вых актах общехозяйственного законодательства. К ним нужно отнести:

Гражданский кодекс РФ, определяющий раз­решенные виды деятельности, формы собственности, типы хозяй­ственных договоров, ответственность за их нарушение и Т.П.(см. законы «Об акционерных обществах, «Об обществах с ограничен­ной ответственностью», «О предпринимательской деятельности без образования юридического лица» и т.п.).

Федеральный закон «О бухгалтерском учете». В соответствии с ним выставочные организации ведут учет доходов и расходов, квар­тальную и годовую отчетность, перечисления налогов, платежи в бюджет и соответствующие фонды.

Налоговый кодекс Российской Федерации. Согласно Налоговому кодексу выставочные организации регистрируются в соответствую­щих инспекциях, платят федеральные и местные налоги с имущест­ва, прибьти и операций с ценными бумагами, производят отчисле­ния в пенсионный и другие фонды, регулярно представляют ин­формацию О своей хозяйственной деятельности.

Таможенный кодекс Российской Федерации. В Таможенном ко­дексе предусмотрены особые разделы по обработке, декларирова­нию и оформлению ввоза в страну и вывоза за границу различных выставочных грузов для международных выставок. Предусмотрены специальные. статьи по вывозу на выставки за границу культурных ценностей. А в дополнение к ним существуют специальные ведом­ственные инструкции. Россия подписала международную деклара­цию О содействии в проведении международных выставок и ярма­рок. И сейчас для облегчения оформления транспортировки выста­вочных экспонатов, рекламной и сувенирной продукции через гра­ницы Торгово-промышленная палата РФ назначена гарантом по­рмка использования в выставочной деятельности специальных до­говоров транзита выставочных грузов «Карнеты АТА».

Трудовой кодекс Российской Федерации. В Трудовом Кодексе пре­дусмотрены статьи законов, регламентирующие использование штатных и нанимаемых временно работников, регулирующие сис­тему оплаты творческих и сверхурочных работ, льготы и компенсации за ненормированный рабочий день, разрешение конфликтных трудовых ситуаций и т.п.

Административный кодекс Российской Федерации. Это свод норм, регламентирующих порядок поведения граждан в общественных местах (в том числе, на выставках), в служебных помещениях, на дорогах, в заказниках и заповедных зонах, и предусматривающий меры наказания за нарушения правил, устанавливаемых в админи­стративном порядке.

На деятельность по организации выставок распространяются также:

  • Федеральный закон «О рекламе»;

  • Закон Российской Федерации «Об информации, информати­зации и защите информации»;

  • Закон "О государственной поддержке малого предпринима­тельства в РФ";

  • Федеральный закон «Об экспортном контроле»;

  • Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и на­именованиях мест происхождения товаров»;

  • Закон "О торгово-промышленных палатах в Российской Федерации";

  • Закон "О валютном регулировании и валютном контроле"; и другие.

По важнейшим выставкам и ярмаркам издаются указы Прези­дента и принимаются решения Правительства Российской Федера­ции. Так, указами Президента России, распоряжениями Правитель­ства Российской Федерации и приказами Минобороны регламенти­руется порядок подготовки и проведения выставок продукции обо­ронной промышленности и военного назначения, а также условия участия российских и иностранных организаций в выставках этой продукции.

Многообразие региональных условий и особенности проведения выставок на периферии приводят к тому, что в целях развития и повышения эффективности выставочной деятельности на местах разрабатываются и вводятся в действие собственные нормативные документы.

В формировании нормативно-правовых основ регулирования и координации выставочно-ярмарочной деятельности в регионах принимают активное участие местные и региональные торгово­промышленные палаты. К середине 2004 г.· такая нормативно-правовая документация была разработана28 территориальными палатами в 26 субъектах (из 89) РФ.

Ряд федеральных органов исполнительной власти сформиро­вали свою (ведомственную) нормативно-правовую документацию по организации выставок и участию в них соответствующих предприятий. '

К международным документам, регулирующим правовые отно­шения российских организаций, участвующих в выставочных меро­приятиях за границей, относятся:

  • «Парижская конвенция 1928 г. о международных выставках»;

  • Межгосударственное соглашение «О развитии выставочно-­ярмарочной деятельности в Содружестве Независимых Госу­дарств» ;

  • «Таможенная конвенция о карнете АТА для временного ввоза товаров» (Брюссель, 06.12.1990);

  • «Конвенция о временном ввозе товаров» (Стамбул, 26.06.1990):

  • «Двухсторонние соглашения Российской Федерации о торг во-экономическом и культурном сотрудничестве с иностран­ными государствами, содержащие положения о проведении выставочно-ярмарочной деятельности».

Действуют также соглашения о сотрудничестве между ТПП РФ и иностранными палатами, а также партнерами за рубежом, когда в текстах соглашений содержатся статьи о сотрудничестве в области выставочно-ярмарочной деятельности.

Кроме того, при проведении всемирных и международных выставок и ярмарок устроители должны руководствоваться тре­бованиями и рекомендациями Международного бюро выставок.: (BIE, Париж), Ассоциации организаций выставочной Индустрии (UFI, Париж), Международного Союза выставок и ярмарок.: (МСВЯ, Нижний Новгород), Межгосударственного совета по вы­ставкам и ярмаркам стран СНГ (Москва).

В конце 2004 г. в России действовало более 230 законодатель­ных и нормативных документов, прямо или косвенно регулирую­щих выставочно-ярмарочную деятельность. В целом эта норма­тивно- правовая база создает определенные условия для функцио­нирования и развития выставочно-ярмарочной деятельности Российской Федерации. Но профессиональная общественность считает, что для эффективной выставочно-ярмарочной деятельно­сти действующих законодательных актов в том виде, в каком они есть, все еще недостаточно. К неурегулированным законодательст­вом проблемам специалисты относят прежде всего: необходимо стандартизации терминологии и введения четких определений в процессы ВЯД, устранения двойного налогообложения устроите­лей выставок и экспонентов, отмены обязательного наличия кон­трольно- кассовых аппаратов на выставках, ускорения введения карнеTOB АТА для выставочных грузов, пересекающих границу Рcoсии; ограничения недобросовестной конкуренции между вы­ставочными фирмами и установления рамок государственного регулирования выставочно-ярмарочной деятельности. Поэтому об­щественность продолжает настаивать на принятии государственной Думой РФ специального нормативно-правового акта, соз­дающего равные условия всем субъектам выставочной деятельности на рынке выставочных услуг и рационально распределяющего ответственность между участниками выставочного процесса. Причем вместо огромного числа статей, разбросанных по 230 нормативным актам, нужен единый закон, который ликвидирует существующие в нашем законодательстве «белые пятна», приведет в соответствие противоречащие друг другу статьи разных кодексов и законов, устранит разночтения в их использовании, конкретизирует понимание отдельных положений, имеющих двусмысленный, а порой и многозначный характер.

Особенности правовых норм участия в российских выставках

Устроитель и участник выставки — это две стороны, имеющие, кроме общих интересов в успешном проведении выставки, еще и собственные цели, к которым они стремятся, используя собственные ресурсы и предоставленные им права. С правовой и организационной точки зрения устроители выставок находятся в лучшем положении. Предлагая свои условия участия в выставках и формы опорной документации, они задают тон в отношениях с экспонентами. Кроме того, они объединены в Международный союз выставок и ярмарок, пользуются поддержкой Международной ассоциации выставочной индустрии (UFI). Экспоненты, у которых выставочная деятельность не является основной, пока разобщены. Местные торгово-промышленные палаты и отраслевые союзы часто могут отказать им помощи в решении выставочных проблем по целому ряду причин, и, в первую очередь, из-за несовершенства Нормативной базы и пробелов в российском законодательстве по выставкам и рекламе.

Особенности договорных отношений участника с устроителем выставки. Взаимоотношения экспонента с устроителем выставки начинаются с оформления заявки на участие в выставке, подтверждения согласия с условиями участия и закрепляются соответствующими договорами. Вступая в правоотношения с устроителем выставки, экспонент уверен, что ст. 1 Гражданского кодекса РФ гарантирует равенство всех участников правоотношений. Но в выставочном деле, в реальности, это не совсем так. Особенно в отношении заявочно-договорной документации.

Во-первых, у каждого организатора выставки свои собственные разработки документов (заявки, условия участия, формы договоров) и свои «правила игры» (согласование размещения и охраны экспозиций, правила пожарной безопасности и т.п.). Чаще всего устроители высылают участникам не заявку и договор, а совмещенную заявку-договор, в которой у участника, как правило, четко прописано только одно право — вовремя оплатить счета. И когда в собственных интересах участник выставки предлагает откорректировать присланный договор, устроитель чаще всего отказывается это делать под предлогом, что он работает только по данной форме. Диспозитивные нормы предписывают варианты поведения, но при этом предоставляют субъектам переговоров возможность в пределах законных средств урегулировать отношения своему усмотрению. Таким образом, сторонам предоставляется возможность самим договориться о взаимных правах и обязанностях, лишь на случай, если они не сделают этого, предписывается определенный обязательный вариант поведения. Экспонент мог бы воспользоваться п. 2 ст. 427 ГК РФ, в котором предписано: «в случаях, когда в договоре не содержится отсылка к примерным условиям такие примерные условия применяются к отношениям сторон качестве обычаев делового оборота». Но, к сожалению, в законодательстве не прописаны эти «примерные условия» для выставочно-ярмарочной деятельности, и поэтому устроитель практически всегда навязывает экспоненту свои. А последнему нужно иметь очень опытного юриста-переговорщика, чтобы доказать свою правоту и убедить устроителя заключить договор с полным удовлетворением своих интересов.

Особенности условий участия в выставках. У каждого организатора выставок обязательно имеются «Общие условия участия в выставках». По отдельным выставкам, например, с новой тематикой или в новом месте, условия участия разрабатываются специально.

Существенный момент договорных отношений — ответственность и санкции за отказ исполнения одной из сторон принятых на себя обязательств. Например, традиционно в договоре или условиях участия устроитель прописывает ответственность участника за отказ от участия в выставке после того, как был заключен договор, произведена оплата участия и согласованы условия участия, а материал участника уже внесен в официальный каталог выставки. А вот отказ устроителя от проведения выставки или его ответственность за переносы ее сроков в договорах и условиях участия обычно не предусматриваются.

В России, в отличие от зарубежной практики, сроки проведения объявленных выставок нередко переносятся «по техническим причинам», и даже по несколько раз. Не единичны случаи, когда выставка просто отменяется и нередко даже без объяснения причин. Поэтому экспоненту желательно согласовать в договорных документах не только свою ответственность перед устроителем выставки, но и ответственность устроителя перед экспонентом. Если не будет учтено в заявочно-договорной документации, экспонент рискует напрасно потратить свое время на подготовку к выставке, деньги на разработку стенда, заказ дополнительного оборудования и материалов, подготовку экспонатов, рекламы и персонала и т.д. Но если в договорных документах взаимная ответственность сторон за неисполнение принятых обязательств предусмотрена, в случае, когда выставка не состоялась по вине ее организатора, экспонент вправе требовать от него полного возмещения понесенных убытков «за отказ от исполнения договорных обязательств» в соответствии со ст. 782 ГК РФ.

В условиях участия некоторых выставок можно встретить положение: «Организатор оставляет за собой право по организационным или техническим причинам изменить месторасположение стенда или размеры предоставляемой экспоненту площади». Если перенос места для экспонента не имеет существенного значения или затраты на изменение конфигурации стенда несущественны, участник выставки может согласиться с таким условием. Но когда изменение местоположения стенда на выставке концептуально неприемлемо, а изменить конструкцию и конфигурацию стенда невозможно по техническим или финансовым причинам, экспонент обязательно должен снять этот пункт в договоре или настоять на исключении соответствующего пункта из предложенных ему условий участия в выставке. А чтобы избежать возможных разногласий, нужно оговорить с организатором выставки запись в договоре: «Согласованная планировка павильона с указанием месторасположения заказанного экспонентом стенда, заверенного печатью организатора, является неотъемлемой частью договора». При нарушении организатором выставки этого пункта договоренности экспонент имеет право направить иск в суд на возмещение причиненного ему ущерба в соответствии с п. 1 и п. 3 ст. 451 ГК РФ.

Каждый выставочный комплекс разрабатывает и утверждает правила техники безопасности и пожарной безопасности при проведении выставочных мероприятий. Что записано в этих правилах, во многом зависит от их разработчиков. Главное, чтобы они не противоречили «Правилам пожарной безопасности в Российской Федерации» (ППБ РФ), НПБ 105—95 «Определение категорий помещений и зданий по взрывоопасной и пожарной опасности», СНиП 21—01—97 «Пожарная безопасность зданий и сооружений», СНиП 2.08.02.89 «Общественные здания и сооружения». Но в этих руководящих материалах о выставках говорится очень мало, и поэтому организаторам выставок предоставляется широкое поле для творчества. Некоторые выставочные правила совершенно безосновательно требуют огнезащитную обработку не только конструкции стенда, драпировок и коврового покрытия, предусмотренную пунктом 7.6. ППБ, но и экспонатов. В других правилах можно встретить требование наряду с предъявленными актами об огнезащитной обработке используемых на стенде материалов для большей надежности произвести пропитку прямо в павильоне. Требование, противопожарной обработке материалов и экспонатов на месте coвершенно безосновательны, если вы имеете акты об огнезащитной; обработке с неистекшим сроком действия не менее одного года. А если вы имеете протокол испытаний на старение пропитки, то такие акты имеют срок действия до трех и даже до пяти лет. И в течение этого срока повторную обработку перед каждой выставкой производить не нужно. Это только организационная сторона дела, а ведь при огнезащитной пропитке материалов прямо в зале выставки возникает еще масса технических и психологических проблем. В соответствии с требованиями лицензионного отдела Управления Государственной противопожарной службы МЧС Российской Федерации обработка огнезащитными составами должна производиться со строгим соблюдением всех необходимых условий: в специальных помещениях, оборудованных вытяжной вентиляцией, в определенных температурных и влажностных условиях, в защитных очках и респираторах.

12. Организация участия предприятия в выставке