Планирование и управление выставочной деятельностью

1. Методы планирования выставочных работ и программ

Планирование подготовки и управления процессом работ на ба­зе четкого плана является основой рационального использования всегда ограниченных средств, сил и времени. В выставочной прак­тике используются три метода планирования:

• планирование по контрольным срокам;

• метод линейных диаграмм;

• сетевое планирование.

Каждый из них может быть использован на любом уровне, в любой организации и на любом этапе организационной дея­тельности.

Метод планирования по контрольным срокам. Разработанный таким методом план представляет собой перечень операций (или мероприятий) с указанием сроков выполнения и ответственных за них лиц (или подразделений). Это наиболее доступный, а потому и самый распространенный, метод планирования. В качестве при­мера рассмотрим план подготовки выставки, устраиваемой на предприятии к юбилейной дате. Выставка готовится и оформляет­ся собственными силами, за счет собственных средств с использо­ванием собственных материалов и людских ресурсов. Поэтому все ответственные за контрольные сроки - местные специалисты и руководители.

Этот метод не дает детальной картины организа­ционных и производственных процессов. Детали, как правило, формируются в головах исполнителей. Если по такому плану вы­полняется несколько видов работ одновременно (или параллельно), контроль синхронности их выполнения достаточно затруднителен. В таком плане трудно учесть все тонкости на бумаге, и малейшая неточность в представлениях, несовпадение предпочтений руково­дителя и исполнителей могут приводить к рассогласованию общего взаимодействия.

Метод линейных диаграмм. Это метод планирования, в котором этапы работ оформляются графическими отрезками с разметкой по срокам, отведенным для исполнения работ. Метод удобен именно тогда, когда одновременно ведутся работы по нескольким направле­ниям, когда несколько этапов разных работ приходятся на один и тот же период. Он устраняет существенные недостатки первого мето­да. Исключает необходимость разработки множества планов с кон­трольными сроками, для разных служб. Концентрирует внимание на совмещении во времени этапов разных работ и других критических моментах. Синхронизирует действия руководителей и исполнителей, облегчает контроль и координацию действий. При своевременных отметках исполнения заданий наглядно показывает продвижение и отставание на разных участках плана; дает оценки, как идет дело в целом на разных участках и у отдельных исполнителей; предупреждает, где и когда нужно принимать особые меры по привлечению дополнительных трудовых и материальных ресурсов. Он доступен для освоения рядовым плановым работникам, не сложен в расчетах и оформлении, обычно умещается на листе бу­маги формата А4, может быть увеличен в любом масштабе. Графиче­ское оформление к тому же привлекает внимание.

Метод сетевого планирования. Многие возникающие пробле­мы при помощи диаграмм разрешить не удается. Возможности детальной проработки такого плана ограничены. Часть работ, операций и связей между ними остаются в личных планах или в памяти исполнителей. Рассматриваемый метод сетевого планирования работ ­наиболее сложный, но и самый эффективный, и к тому же полу­чающий в выставочной практике все большее применение. В сетевом плане каждый этап отображается графическим фрагмен­том, как и в линейных диаграммах. При этом кружочком6бозна­чается событие (факт), а линией - процесс и требующееся для него время. Все кружки в свою очередь связывают линиями ­фрагментами процесса работ. Центральный фрагмент плана на­поминает упрощенную линейную диаграмму, к которой в местах, обозначенных кружком, привязываются задания и работы, выполняемые параллельно. Например:

Из кружочков (событий, фактов) могут исходить сразу несколь­ко линий начинающихся здесь процессов.

Они тоже могут разветвляться на свои события и процессы, но должны сходиться и соединяться с кружочками, обозначающими даты одновременного окончания этапов или выполнения заданий. Кроме того, их окончание должно синхронизироваться с датами на основной линии, обычно называемой «критическим путем», то есть все они должны заканчиваться до какого-нибудь финального кон­трольного события, например, «приемка выставки комиссией» или «открытие выставки».

Стержнем сетевого графика является «критический путь» - кривая, определяющая продолжительность всего комплекса работ и лими­тирующая время выполнения отдельных этапов и операций. В выста­вочной практике это обычно путь и сроки от начала работ до приемки или открытия выставки. Но критическими могут оказаться и другие пути. В любом случае контроль и координация действий ориенти­руются на критический путь.

При систематическом контроле хода работ выполнение отдель­ных заданий периодически отмечается на графике сети; Системати­ческая отметка на сетях выполненного дает возможность, обратив­шись к графику, в любой момент получить ответ на любой вопрос; позволяет руководителю работ достоверно оценивать складываю­щиеся ситуации, прогнозировать сбои, своевременно принимать меры к их предотвращению, выявлять резервы времени и ускорять работы.

Еще одно достоинство сетевого графика - на нем можно на­нести работы и этапы, которые могут быть, а могут и не быть, то есть, вероятность которых невелика или сомнительна. Это по­зволяет предусмотреть для них лимит времени и другие ресурсы, заранее определить их место в общем процессе на случай, если они все-таки состоятся. В сетевой план они вводятся пунктир­ными линиями. И называются «фиктивными графами». Специ­альные методики расчетов лимитов времени позволяют с высо­кой степенью достоверности и качества спланировать и контро­лировать работы любой сложности. Существует два типа методик расчетов сетей плана: «ОТ начала работ» и «ОТ конца работ». От начала работ расчеты ведутся, когда нужно определить общий конечный срок и наметить плановое время для всех участков ра­бот. От конечного срока расчеты ведутся в случаях, когда дата проведения мероприятия или окончания работ уже определены, и надо установить лимиты времени на проведение работ на от­дельных участках.

Разнообразие выставочных мероприятий породило множество технологий их подготовки и подходов к их организации. Тем не менее, существуют этапы и последовательности, присущие всем выставкам, независимо от их вида, тематической направленности или статуса. Плановых этапов может быть достаточно много и зави­сит это от детальности проработки плана.

Традиционно весь процесс планирования делится на три последовательных раздела плана:

1. период подготовка выставки;

2) Период работы выставки;

З) закрытие, демонтаж и анализ результатов.

Каждый из разделов детализируется (разбивается на этапы, по­..1этапы и работы) в зависимости от особенностей выставки, опыта и предпочтений менеджмента. По каждому этапу или пункту плана должно быть обеспечено финансирование, спланированы матери­альные и трудовые ресурсы, предусмотрена отчетность, соответст­вующие платежи и вознаграждения.

Выставочным работникам приходится иметь дело также с те­матическими и экспозиционными планами выставочных мероприятий. Данные формы и методы планирования специфически выставочные. По сути, они ближе к проектированию, чем к тра­диционному планированию организации работ, так как в них доминируют не сроки и лимиты времени, а позиции, опреде­ляющие содержание и задачи выставочного мероприятия. Как проектно-плановые документы они формируют содержание вы­ставки и принципы ее художественного оформления, определяют количественную и качественную сторону решаемых задач.